Installation einer Telefonanlage für Unternehmen: Was Sie wissen müssen

Das Telefon ist mit einer weltweiten Nutzungsrate von 77% nach wie vor der am häufigsten genutzte Kanal für den Kundenservice. Die Installation von Geschäftstelefonen ist also nach wie vor ein wichtiger Aspekt, und glücklicherweise ist sie nicht mehr so komplex und zeitaufwändig wie früher.

Wenn Sie ein Start-up-Unternehmen sind, das ein neues Telefonsystem für sein Unternehmen sucht, oder ein etabliertes Unternehmen, das ein Upgrade wünscht, fragen Sie sich vielleicht, wie die Installation eines Telefonsystems für Ihr Unternehmen funktioniert.

Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Unternehmen müssen sich zwischen traditionellen Telefonsystemen vor Ort und VoIP-basierten Lösungen entscheiden.
• Einer der Hauptunterschiede zwischen den beiden Systemen ist, dass VoIP-basierte Lösungen in der Regel schneller, einfacher und kostengünstiger zu installieren und einzurichten sind.
• Mit einer in der Cloud gehosteten Plattform wie CloudTalk können Sie in nur wenigen Stunden loslegen, indem Sie die Software abonnieren, herunterladen und anpassen.
• Auch die Einarbeitung und Schulung der Mitarbeiter in die Nutzung softwarebasierter Telefonielösungen ist oft viel schneller und einfacher als die Einführung in ein lokales System.

Was ist ein Business-Telefonsystem?

Ein Geschäftstelefonsystem ist ein Kommunikationstool, mit dem Sie eingehende und ausgehende Telefongespräche mit Kunden, Kollegen und anderen Beteiligten führen können.

Je nach Art des Systems, das Sie verwenden, können Sie auch andere Funktionen wie Textnachrichten, Anrufweiterleitung, Drei-Wege-Anrufe und mehr nutzen. Die Art des Business-Telefonsystems hat auch erhebliche Auswirkungen auf den Installationsprozess.

Verschiedene Arten von Business-Telefonsystemen

Telefonanlagen für Unternehmen lassen sich in zwei Haupttypen unterteilen: Traditionelle festnetzbasierte Systeme und VoIP-basierte Systeme. Die Dauer, die Komplexität und die Kosten der Installation variieren erheblich, je nachdem, für welches System Sie sich entscheiden.

Bevor wir uns damit befassen, lassen Sie uns kurz einen Blick auf VoIP im Vergleich zum Festnetz werfen:

Traditionelle festnetzbasierte Telefonsysteme

Ein herkömmliches Festnetztelefon – auch bekannt als Vor-Ort-System – ist eine analoge Telefonanlage, die an das öffentliche Telefonnetz (Public Switched Telephone Network, PSTN) angeschlossen ist. Es funktioniert durch die Umwandlung von Audiosignalen in elektronische Signale, die über Kupferdrähte übertragen werden.

Trotz seiner Langlebigkeit hat das traditionelle Festnetztelefon entscheidende Schwächen. Es mangelt ihm nicht nur an modernen Merkmalen und Funktionen, sondern es ist auch bekanntermaßen schwierig zu installieren.

VoIP-basierte Telefonanlagen

Ein VoIP-basiertes Telefonsystem ist eine digitale Kommunikationslösung. Es nutzt die Voice over Internet Protocol (VoIP)-Technologie, um Ihnen das Tätigen und Empfangen von Anrufen über eine Internetverbindung zu ermöglichen. Es kann auch Videos, Textnachrichten und andere Multimedia-Inhalte übertragen.

Es funktioniert durch die Umwandlung von Sprachdaten in digitale Signale, die über das Internet übertragen werden. Es benötigt also keine Kupferleitungen.

Die meisten VoIP-basierten Telefonsysteme sind gehostete Cloud-Lösungen. Das bedeutet, dass die Infrastruktur, die Hardware und die Software des Telefonsystems in der Cloud bei einem Dritten (Ihrem VoIP-Anbieter) untergebracht sind.

Die Herausforderungen bei der Installation von Telefonanlagen vor Ort

Unternehmen wenden sich zunehmend von lokalen Systemen ab und setzen auf VoIP. Einer der Gründe für diese Massenabwanderung ist die schwierige und teure Installation von Systemen vor Ort.

Sie müssen nicht nur teure Hardware, Softwarelizenzen und Serverräume kaufen, sondern auch spezialisierte Experten mit der Installation und Konfiguration beauftragen. Warum? Denn herkömmliche Festnetzanschlüsse sind komplex, was eine weitere Herausforderung darstellt.

Die Komplexität der Installation bedeutet, dass es lange dauert, sie einzurichten. Dies erhöht das Risiko von Serviceunterbrechungen, behindert die Produktivität Ihres Unternehmens und senkt die Kundenzufriedenheit.

Bei einem VoIP-System stellt Ihr Provider Ihre Hardware zur Verfügung und übernimmt den größten Teil des Installationsprozesses für Sie. Die Installation verläuft also viel reibungsloser.

Wie Sie ein Business-Telefonsystem auf moderne Weise einrichten

Die Installation von Telefonsystemen für Unternehmen und kleine Betriebe ist mit VoIP viel einfacher. Dennoch gibt es einige wichtige Schritte und bewährte Verfahren, die Sie befolgen sollten, wenn Sie wollen, dass es so schmerzlos wie möglich ist.

Damit Sie es richtig machen können, haben wir diese Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellt:

#1 Definieren Sie klar Ihre Geschäftsanforderungen

Es gibt nichts Frustrierenderes, als sich für einen Telefonanbieter zu entscheiden, nur um später festzustellen, dass ihm wesentliche Funktionen fehlen.

Beginnen Sie also den Prozess, indem Sie sich mit Beteiligten und Teams zusammensetzen. Legen Sie gemeinsam fest, was genau Ihr Unternehmen von einem Telefonsystem erwartet.

Ziehen Sie die folgenden Möglichkeiten in Betracht:

• Funktionen: Gibt es Funktionen, die Sie unbedingt haben müssen, um Ihre Ziele zu erreichen? Erstellen Sie eine Checkliste für die Funktionen eines Business-Telefonsystems, auf die Sie sich bei Ihrer Recherche beziehen können.

• Budget: Wie hoch ist Ihr Budget für das Telefonsystem Ihres Unternehmens? Berücksichtigen Sie sowohl die anfängliche Einrichtung als auch die langfristigen Kosten.

• Internetverbindung: Ermitteln Sie Ihre Internetgeschwindigkeit, damit Sie wissen, ob sie den Empfehlungen des von Ihnen gewählten Anbieters entspricht. Während die meisten VoIP-Anrufe eine Upload-/Download-Geschwindigkeit von ca. 100 kbit/s pro Leitung benötigen, sollten Sie idealerweise mindestens eine Upload-/Download-Geschwindigkeit von 1 Mbit/s pro Leitung haben.

• Benutzer und Telefonnummern: Wie viele Benutzer und Rufnummern benötigen Sie? Werden Sie internationale Nummern benötigen? Berücksichtigen Sie Ihren kurz- und langfristigen Bedarf, um die Skalierbarkeit zu berücksichtigen.

Integrationen: Wenn Sie möchten, dass Ihr Telefonsystem mit Ihren anderen Geschäftstools, wie z.B. Ihrem CRM oder Helpdesk, integriert wird, sollten Sie Ihre Integrationsanforderungen klar definieren, um sicherzustellen, dass Ihr Anbieter sie unterstützt.

#2 Potenzielle Systeme gründlich recherchieren und testen

Informieren Sie sich über die verschiedenen VoIP-Systeme, die von verschiedenen Anbietern zur Verfügung gestellt werden, wenn Sie Ihre Geschäftsanforderungen klar definiert haben.

Dieser Prozess sollte Zeit in Anspruch nehmen, da Sie verschiedene Faktoren vergleichen und testen müssen: Einige der wichtigsten Dinge, die Sie beachten sollten, sind:

• Funktionen: Bietet die Lösung die Merkmale und Funktionen, die Sie unbedingt benötigen? Schauen Sie sich die Checkliste der wesentlichen Funktionen an, um festzustellen, welche Anbieter und Pakete Ihren Anforderungen gerecht werden.

• Preispläne: Die Anbieter bieten in der Regel gestaffelte Preispläne an. Schauen Sie sich also jeden Plan an, um festzustellen, welcher die von Ihnen benötigten Funktionen und Merkmale bietet. Vergleichen Sie ähnliche Tarife verschiedener Anbieter, um festzustellen, welcher das bessere Preis-Leistungs-Verhältnis bietet.

• Kundenbetreuung: Wenn Sie eine Frage oder ein Problem haben, wie einfach ist es, den Kundensupport zu kontaktieren? Über welche Kanäle können Sie ihn erreichen und wann?

• Benutzerfreundlichkeit: Ist die Plattform intuitiv und benutzerfreundlich genug, um Ihre Agenten schnell einzubinden?

Sie können Faktoren wie die Qualität der Funktionen und die Benutzerfreundlichkeit überprüfen, indem Sie die kostenlosen Testversionen und/oder Demos nutzen, die in der Regel von den Anbietern angeboten werden. Sie können zum Beispiel die 14-tägige kostenlose Testversion von CloudTalk ausprobieren, um alle wichtigen Funktionen zu testen.

Auch Software-Vergleichsseiten und Bewertungen von Drittanbietern, die bereits Benutzer sind, können Ihnen Aufschluss geben, so dass Sie auch dort nachschauen sollten.

#3 Melden Sie sich bei dem von Ihnen gewählten Anbieter an

Sobald Sie einen Anbieter gefunden haben, der am besten zu Ihren geschäftlichen Anforderungen passt, können Sie sich für das gewünschte Abonnementpaket anmelden.

Denken Sie daran, dass bei einem VoIP-System keine physische Installation erforderlich ist. Sie müssen nicht einmal Tischtelefone kaufen. Sie können sofort mit den PCs, Laptops und Mobiltelefonen beginnen, die Sie bereits besitzen.

#4 Konfigurieren Sie Ihr neues Business-Telefonsystem

Lassen Sie uns nun durchgehen, wie Sie ein Business-Telefonsystem installieren und es schnell und einfach nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren können.

Software und Apps herunterladen

Anbieter von VoIP-basierten Telefonsystemen haben eine Softphone-App, die Sie herunterladen und auf Ihren Geräten installieren können. Softphone-Apps verwandeln Computer, Tablets und Mobiltelefone in vollwertige Geschäftstelefone, die Sie aus der Ferne nutzen können, so dass Ihr Team von überall aus mit dem Gerät seiner Wahl arbeiten kann.

Möglicherweise müssen Sie auch den richtigen Browser und alle Browser-Erweiterungen herunterladen. Ihr Provider sollte Sie in diesem Bereich beraten.

Portieren und Erfassen von Telefonnummern

Der Wechsel Ihrer geschäftlichen Telefonnummer ist sowohl für Sie als auch für Ihre Kunden lästig. Die meisten Anbieter bieten einen Nummernportierungsdienst an, der Ihre bestehenden Telefonnummern auf Ihr neues Telefonsystem überträgt.

CloudTalk kann Ihre lokalen, nationalen, mobilen und gebührenfreien Nummern in nur 2-3 Wochen portieren. Alles, was Sie tun müssen, ist eine Anfrage zu stellen, und unser Team macht sich sofort an die Arbeit.

Und wenn Sie zusätzliche VoIP-Telefonnummern oder internationale Nummern benötigen, können Sie auch diese bekommen. CloudTalk bietet mehr als 160 internationale Nummern, so dass Sie in jedem Land, das Sie bedienen, eine lokale Präsenz aufbauen können.

Benutzer hinzufügen und organisieren

Der von Ihnen gewählte Anbieter sollte über ein zentrales Dashboard verfügen, über das Administratoren neue Benutzer zu Ihrem Konto hinzufügen können. Sobald Sie Ihre Benutzer hinzugefügt haben, können Sie sie nach Abteilung, Team, Aufgaben und mehr in Gruppen einteilen.

So können Sie beispielsweise verschiedene Gruppen für Marketing, Personalwesen, Vertrieb, Kundensupport und Finanzen erstellen.

Wichtige Merkmale und Funktionen einrichten

Jetzt geht es ans Eingemachte: Richten Sie Ihre Funktionen ein und passen Sie sie an Ihre individuellen Bedürfnisse an.

Hier sind die wichtigsten Aufgaben, auf die Sie sich konzentrieren sollten:

• Entwerfen Sie Anrufabläufe: Entwerfen Sie einen Anrufablauf, der veranschaulicht, wie der Weg Ihrer Kunden von der Verbindung bis zur Problemlösung aussieht. CloudTalk hat das perfekte Tool dafür – einen interaktiven Call Flow Designer –mit dem Sie individuelle Abläufe erstellen können, um das Kundenerlebnis zu optimieren.

• Richten Sie die Anrufweiterleitung ein: Es gibt viele verschiedene Möglichkeiten, Anrufe weiterzuleiten: Skill-basiertes Routing, Round-Robin-Routing, Least-Idle-Routing und mehr. Richten Sie für jede Ihrer Gruppen Regeln für die Anrufweiterleitung ein, die auf die jeweiligen Bedürfnisse abgestimmt sind.
• Nehmen Sie Sprachnachrichten auf: Nehmen Sie eine Nachricht auf, die Ihre Kunden im Posteingang Ihrer Voicemail begrüßt und sie auffordert, ihre Daten zu hinterlassen. Wenn Sie ein Outbound-Callcenter sind, lohnt es sich auch, eine Funktion wie Voicemail Drop einzurichten, mit der Sie Voicemail-Nachrichten aufzeichnen können, die automatisch an potenzielle Kunden gesendet werden.
• Richten Sie die Geschäftszeiten ein: Sie müssen Ihre Geschäftszeiten im Telefonsystem konfigurieren, damit es weiß, was außerhalb der Geschäftszeiten zu tun ist (z.B. den Anruf an die Voicemail weiterleiten). Passen Sie die Regeln für die Weiterleitung außerhalb der Geschäftszeiten für Ihre spezifischen Büros und Nummern an und legen Sie Ausnahmen für die Geschäftszeiten an Feiertagen fest.
• Durchwahlen zuweisen: Weisen Sie bestimmten Mitarbeitern, Teams oder Büros eindeutige Durchwahlen zu, damit Kollegen und Kunden schnell mit der richtigen Person verbunden werden können.

Solange Sie sich für einen Anbieter mit einer intuitiven Plattform und flexiblen Angeboten entschieden haben, sollte die Einrichtung all dieser Features und Funktionalitäten recht einfach sein. Genau aus diesem Grund empfehlen wir CloudTalk – und die Nutzer von CloudTalk tun dies auch:

„Der wesentliche Vorteil von CloudTalk ist die unvergleichliche Flexibilität bei der Bearbeitung unserer Anfragen. Ganz gleich, ob wir neue Nummern, eine verifizierte Anrufer-ID oder die Einrichtung einer Nummernportierung benötigten, CloudTalk machte alles unglaublich einfach und effizient. Die optimierten Prozesse und schnellen Reaktionszeiten haben uns viel Zeit und Ressourcen gespart, so dass wir uns auf unser Kerngeschäft konzentrieren konnten.“

Ibrahim Imam – Mitbegründer, Group Co-CEO, CEO MENA & APAC bei PlanRadar

#5 Onboarding und Schulung Ihrer Teams

Sobald alles im System eingerichtet ist, können Sie mit dem Onboarding Ihrer Mitarbeiter beginnen. Das Ziel ist, dies so schnell wie möglich zu tun, um den Wert und die Produktivität frühzeitig zu maximieren.
CloudTalk zeichnet sich einmal mehr durch seine Benutzerfreundlichkeit aus. Es ist nicht nur intuitiv gestaltet, sondern wir haben auch ein ganzes Onboarding-Portal mit ausführlichen Ratschlägen und Videotutorials.

Von Anleitungen zur Installation Ihres Business-Telefonsystems bis hin zu Videos, die Ihnen zeigen, wie Sie bestimmte Funktionen nutzen, haben wir alles im Angebot. So sollten auch Agenten, die keine IT- und Technik-Erfahrung haben, das System problemlos bedienen können.

Wie viel kostet die Installation einer Telefonanlage für Unternehmen?

Der größte Teil der Installationskosten entfällt auf das Abonnement für Ihr Geschäftstelefonsystem. VoIP-basierte Telefonsysteme laufen über ein Abonnementmodell, das entweder monatlich oder jährlich bezahlt wird.

Beachten Sie, dass die Kosten je nach Anbieter und Paket, das Sie wählen, stark variieren.

In unserem Preisleitfaden für Business-Telefonsysteme sehen Sie, dass die Pakete bei etwa $3,99 pro Benutzer/Monat beginnen und bis zu $140 pro Benutzer/Monat in die Höhe schnellen.

Die meisten Anbieter bieten gestaffelte Pakete an. Die preisgünstigeren Pakete sind eher für kleinere Unternehmen geeignet, während die teureren Pakete für größere Unternehmen gedacht sind.

Im Allgemeinen gilt: Je mehr Funktionen das Paket enthält, desto höher ist der Preis.

Wie viel Sie ausgeben, hängt von Ihrem Budget, der Unternehmensgröße und den Anforderungen an die Funktionen ab. So bieten Anbieter wie Skype und Microsoft Teams zwar die günstigsten Abonnements an, aber ihnen fehlen die Unternehmensfunktionen, die Sie für eine moderne Kommunikation benötigen.

CloudTalk hat vier Tarife im Angebot, die zwischen $25 – $50 (€25 – €50) pro Benutzer/Monat liegen und jährlich abgerechnet werden. Mit einer Vielzahl von Leistungsmerkmalen und Funktionen für unterschiedliche Unternehmensgrößen sind wir eine der kostengünstigsten Telefonanlagenlösungen überhaupt.

Abgesehen davon ist die Anschaffung Ihrer Telefone die einzige weitere Einrichtungskosten. Und hier noch ein Tipp: Führen Sie eine BYOD-Richtlinie (Bring-your-own-device) ein, damit Ihre Mitarbeiter ihre privaten Geräte als Geschäftstelefone nutzen können. Dadurch kann Ihr Unternehmen noch mehr Geld sparen.

Aber wie sieht es mit den Preisen für die Installation herkömmlicher Telefonsysteme für Unternehmen im Vergleich zu VoIP aus?

Um ein herkömmliches System einzurichten, müssen Sie allein in die Hardware Tausende von Dollar investieren. Darüber hinaus müssen Sie spezialisierte Experten beauftragen, die das System für Sie installieren und konfigurieren.

Und dann sind da noch die Softwarelizenzen und die Kosten für Ihre Telefone (Sie können nicht einfach eine BYOD-Politik wie bei VoIP zulassen).

Die Installation eines Business-Telefonsystems ist schnell und einfach

Ganz gleich, ob Sie von einem herkömmlichen Festnetzanschluss umsteigen oder das perfekte Kommunikationssystem für Ihr Startup suchen, die Installation eines Telefonsystems für Unternehmen ist mit dem richtigen Anbieter problemlos möglich.

Wenn Sie sich für CloudTalk entscheiden, können Sie ein komplettes Contact Center in nur fünf Minuten einrichten, direkt über Ihren Webbrowser.

Wir kümmern uns um alles, von der Konfiguration bis zur Nummernportierung, so dass Sie sich auf die interessanten Dinge konzentrieren können (wie das Erstellen von Anrufströmen und Routingregeln). Und dank unserer Softphone-App können Ihre Mitarbeiter die Geräte verwenden, die sie bereits haben – Sie müssen Ihr Budget nicht für Tischtelefone ausgeben.

Aber verlassen Sie sich nicht nur auf unser Wort. Testen Sie CloudTalk selbst mit unserer 14-tägigen, kostenlosen und unverbindlichen Testversion.