The Reality of Google Voice in 2025:
Overview of Features, Costs, and Benefits

According to American Express, 75% of people believe phone calls are the best way to reach a company. Google Voice is what you get when a tech giant tries to meet that need. The question is, does it succeed?

Over the past few years, the call center software market has grown significantly, becoming not only highly sophisticated but also crowded. So, it’s natural for someone just beginning to navigate the space to gravitate toward a name they know.

Today, we look at Google Voice, including its features, costs, and benefits. And most importantly, answer the question – is it worth your money?

Key takeaways:

• Who is Google Voice for?
  Designed primarily for small businesses, Google Voice makes kicking off your calling operations simple with affordable pricing, easy onboarding, and basic VoIP features, including calls, video meetings, text messaging, and voicemail.
• What should you look out for?
  Google Voice lacks several key aspects necessary for growing businesses, including automation, 3rd party integrations, and international numbers. If you aim to expand locally or globally, you best look elsewhere.
• Why consider other solutions?
  Calling solutions like CloudTalk may be more expensive but offer many more options that will allow you to automate workflows, efficiently evaluate performance, optimize customer experience, and grow your revenue.

First launched in 2009, Google Voice is one of the oldest VoIP (Voice over Internet Protocol) calling platforms on the market today. In other words, it allows you to make calls and send messages over the Internet from any compatible smart device.

Like other solutions in the call center software space, it doesn’t require a carrier plan or special hardware to be used. On its page, Google boasts solutions for Startups, SMBs, Enterprises, and other, more specific industries. 

However, considering its easy onboarding, affordable pricing, and limited number of features, it is most well suited to fulfilling the needs of smaller companies with relatively low requirements for inbound (support and service) and outbound (sales) operations. 

So, what do businesses use Google Voice for? Here are the top 6 use cases:

#1 Bearbeitung eines hohen Anrufvolumens

#2SMS-Versand und CRM

#3 Verschiedene Vorwahlen erhalten

#4 Trennen von privaten und geschäftlichen Interaktionen

#5 Instant Messaging und Videoanrufe

#6Anrufe an eine andere Nummer umleiten

Gehen wir nun näher auf diese Punkte ein.

Bewältigung eines hohen Anrufaufkommens

Kein Unternehmen kann es sich leisten, wichtige Anrufe zu verpassen. Das führt zu einem Verlust von Kunden, und Kundenverlust bedeutet Geldverlust. In diesem Fall sind VoIP-Dienste, einschließlich Google Voice, eine hervorragende Hilfe.

Wenn Sie gerade nicht erreichbar sind – bei einem anderen Anruf oder außerhalb des Büros – kann eine Voicemail einfach an eine E-Mail-Adresse weitergeleitet werden. Google Voice sendet dann alle Informationen über verpasste Anrufe sowie E-Mail-Transkriptionen von Sprachnachrichten an Ihr zuständiges Team. Dies kann Ihnen Stunden Ihrer wertvollen Zeit ersparen.

Nachrichtenübermittlung

Unternehmen nutzen Messaging häufiger, als man denkt. Mit Google Voice können Sie SMS an Ihr Konto senden und empfangen. Sie können dies über die Google-Voice-Seite, aber auch direkt über die Apps auf Ihrem Smartphone oder Laptop tun. Diese dienen als Front-End-Messaging.

Alle Nachrichten werden dann auf der Website gespeichert und in einem gut organisierten Format in Google Mail hochgeladen, so dass sie leicht zu finden sind.

Verschiedene Vorwahlen

Bei der Anmeldung bei Google Voice können Sie Ihre neue Nummer auswählen, einschließlich einer Vielzahl von Vorwahlen. Esmuss nicht unbedingt eine sein, die mit Ihrer Region übereinstimmt. Sie können jeden Bereich wählen, den Sie für Ihr Unternehmen benötigen. Zum Beispiel 212 für New York City oder 415 für San Francisco.

Dank der Vorwahlen können Ihre Kunden Sie direkt auf Ihrem Mobiltelefon anrufen oder Sie auf demselben Telefon über Google Voicekontaktieren.

Schützen Sie Ihre Privatsphäre

Ein großer Vorteil vieler VoIP-Systeme ist, dass Sie Ihre persönliche Telefonnummervor Ihren Geschäftskontakten verbergen können. Dank der Google Voice-Nummer können Sie alle Anrufe automatisch an Ihr persönliches Mobiltelefon weiterleiten lassen, ohne Ihre Privatsphäre zu verlieren.

Sie können ganz einfach verhindern, dass unerwünschte Personen Zugang zu Ihrer persönlichen Nummer erhalten, und Sie können auch festlegen, wann Sie geschäftliche Anrufe erhalten. Bei der Google Voice-Nummer können Sie auch den Zeitrahmen festlegen, in dem Anrufe weitergeleitet werden. Anrufe, die außerhalb dieses Zeitrahmens eingehen, z. B. nach der Arbeitszeit, werden an die Voicemail weitergeleitet.

Sofortnachrichten und Videoanrufe

Durch die Integration von Google Voice und Google Hangouts hat Google Voice Instant-Messaging- und Video-Chat-Funktionen erhalten. Diese Dienste werden in mehreren Ländern kostenlos angeboten, allerdings mit einigen Einschränkungen. So können beispielsweise Anrufe an eine bestimmte Nummer mit einer geringen Gebühr verbunden sein, etwa 0,01 US-Dollar pro Minute.

Hangout-Nutzer können kostenlose Videokonferenzen mit anderen Hangouts-Nutzern abhalten. Damit der Anruf jedoch kostenlos ist,ist er auf maximal 10 Teilnehmer beschränkt. Wenn Sie ein Google Apps for Work-Konto haben, erhöht sich diese Grenze auf 15 Personen.

Therefore, if you want a tool for a bigger audience, you may consider a more complex VoIP solution for video conferencing. One that is suitable for mid and larger businesses. For example, check out our CloudTalk Conference Call Software. 

Umleitung von Anrufen an andere Nummern

Auch wenn Ihr Team derzeit noch klein ist, besteht natürlich die Möglichkeit, dass Sie viel größer werden. Dies kann schneller geschehen, als Sie erwarten. Die Möglichkeit, Ihre eingehenden Anrufe zu verteilen, kann für Sie im Laufe der Zeit sehr wichtig werden.

Wie bei vielen VoIP-Lösungen können Sie mit Google Voice Anrufe an mehrere Telefonnummern weiterleiten. Sie können also dieselbe Telefonnummer auf mehreren Plattformen gemeinsam nutzen und Ihr Team die Verantwortung für die Beantwortung von Anrufen auf seine eigenen Geräte verteilen lassen.

Es gibt jedoch einen Nachteil. Die Einstellung dieser Funktion kann zeitaufwändig sein. Sie wird über das Google Workspace Admin-Dashboard verwaltet. Außerdem muss ein IT-Administrator verknüpfte Nummern einrichten und sie mit einem 6-stelligen Code verifizieren.

Wie funktioniert Google Voice?

Um eine fundierte Entscheidung treffen zu können, ist es wichtig zu verstehen, wie Ihr gewünschtes VoIP-System funktioniert. Deshalb werden wir jetzt einen detaillierten Blick auf die Funktionsweise von Google Voice werfen.

Grundlagen

Um Google Voice nutzen zu können, benötigen Sie ein Gerät mit einer stabilen Internetverbindung, z. B. ein Smartphone, ein Tablet, einen Laptop oder einen Desktop. Es funktioniert über Wi-Fi und einen Datentarif, so dass Sie auch während der Fahrt eine Verbindung herstellen können. Es ist keine Hardware erforderlich, Sie können jedoch Kopfhörer verwenden.

Neben den genannten Funktionen kann Google Voice for business Ihnen eine neue Nummer geben, bietet aber auch eine Nummernportierung an.

Integrierungen

In comparison with other SaaS softwares, the Google Voice integration palette is not so rich. While CloudTalk integrates with almost 40 industry leading solutions (HubSpot, Salesforce, Zapier, and more), Google Voice pairs mostly with other Google services, like Calendar, Gmail, Drive or the above-mentioned Hangouts. It is also compatible with a Polycom personal computer-based desktop video conferencing hardware system.

Darüber hinaus können Sie auch die Smith-Software verwenden, die eine Option für Live-Chat oder einen virtuellen Empfangsmitarbeiter bietet.

We should mention that Google Voice also offers a mobile application that can be synchronized across devices. Therefore, you and your team can access Google Voice from anywhere you might happen to be. The app is compatible with both iOS and Android operating systems. 

Google Voice: Persönliche vs. geschäftliche Nutzung

Diese beiden unterscheiden sich erheblich. Der persönliche Plan von Google Voice ist völlig kostenlos, aber „man bekommt das, wofür man bezahlt„. Er eignet sich nicht für ein Unternehmen mit mehr als 2 Mitarbeitern, da dieFunktionen stark eingeschränktsind.

Der Erwerb von mehr als einer Nummer ist ein komplizierter Prozess. Alles, was Sie mit Google Voice für den Privatgebrauch erhalten, ist eine kostenlose Telefonnummer,mit der Sie anrufen, SMS schreiben und die Voicemail nutzen können. Das war’s.

Im Gegensatz zu Google Voice for business gibt es keine Produktivitäts-, Automatisierungs– oder Teamzusammenarbeitsfunktionen, wie z. B. Anrufweiterleitung, Voicemail-Transkriptionen an E-Mail oder Vorwahl.

Technische Anforderungen

Google Voice für Unternehmen wird von 3 Computerbetriebssystemen unterstützt:

• Chrome OS
• MacOS
• Microsoft Windows

Sie kann auch auf anderen Plattformen verfügbar sein, allerdings mit eingeschränkter Funktionalität.

Unterstützte Webbrowser sind:

• Google Chrome
• Mozilla Firefox
• Microsoft Edge
• Safari

Verfügbarkeit nach Regionen

Google Voice für Google Workspace ist nicht in jedem Land verfügbar. Wenn Sie Ihr Land nicht gefunden haben, können Sie sich dennoch an Ihren Administrator wenden, um Informationen über weitere Möglichkeiten zu erhalten.

Unterstützte Länder:

• Belgium
• Canada
• Denmark
• France
• Germany
• Ireland
• Italy
• Netherlands
• Portugal
• Spain
• Sweden (available for Stockholm, Malmö, and Göteborg numbers)
• Switzerland
• U.K.
• U.S. (excluding Alaska, Hawaii, the US territories of American Samoa, Guam, Northern Mariana Islands, Puerto Rico and the US Virgin Islands)

Andere nützliche Informationen

Google Voice verfügt natürlich auch über Sicherheitsfunktionen, die allerdings nicht die fortschrittlichsten sind. So werden z. B. die Textnachrichten und Anhänge immer verschlüsselt, bevor sie an das Datenzentrum von Google übertragen werden.

Google Voice bietet einen 24/7-Kundendienst, doch die Art der Unterstützung, die Sie erhalten können,hängt von Ihrem Abonnementplan ab. Sie können auch Informationen in einem Community-Hub oder in Artikeln der Wissensdatenbank sammeln.

Zuletzt noch eine sehr wichtige Information: Google Voice unterstützt keine Notrufe. Sie können damit nicht 911(oder entsprechende Notrufnummern in Ihrer Region) anrufen.

10 Schritte zur Einrichtung von Google Voice

Wenn Sie eine neue Google Voice-Nummer für Google Workspace erhalten, erfordert die Einrichtung viel Zeit und Energie.

Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie vorgehen:

# Gehen Sie auf die Google Voice-Website auf Ihrem Computer und klicken Sie auf „Get Started“.

#2Melden Sie sich bei Ihrem Google Workspace-Konto an. Ohne dieses Konto können Sie Google Voice nicht für die geschäftliche Erweiterung verwenden.

Wenn Sie noch kein Google Workspace-Konto haben, erstellen Sie eines. Denken Sie aber daran, dass die Google Workspace-Tarife kostenpflichtig sind. Sie beginnen bei 6 $ pro Nutzer. Diese Kosten fallen zusätzlich zu Ihrem Google Voice-Tarif an.

#3 Nachdem Sie sich angemeldet haben, müssen Sie auf „Abonnement hinzufügen oder aktualisieren“ klicken.

#4 Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf „Google Voice“. Wählen Sie zwischen den genannten Tarifen Starter, Standard oder Premier..

#5 Klicken Sie nun auf „Loslegen“ – „Zur Kasse gehen“ – „Bestellung aufgeben“.

#6An dieser Stelle wählen Sie einen primären oder sekundären Standort.

#7 Bevor Sie Google Voice für Ihr Unternehmen nutzen können, müssen Sie den einzelnen Mitgliedern Ihres Teams Lizenzen zuweisen.

#8Jetzt sind wir an dem Punkt angelangt, an dem Sie Ihren Mitarbeitern Vorwahlen und Telefonnummern zuweisen müssen. Sie können entweder ihre eigene Nummer behalten oder ihnen eine neue Nummer zuweisen.

#9 Denken Sie daran, dass, wie oben erwähnt, nicht jeder Tarif die Möglichkeit bietet, eine Nummer außerhalb Ihrer Heimatregion zuzuweisen. Dies ist nur bei einem Premium-Tarif möglich.

Wenn Sie Ihre alte Nummer behalten möchten, müssen Sie sie selbst portieren. Starten Sie einen Portierungsauftrag und füllen Sie die Details aus, um einen Antrag zu starten.

#10 Ihr Google Voice-Konto und Ihre Nummer sind jetzt bereit. Sie können je nach Ihrem Plan zusätzliche Funktionen einrichten.

Danach können Sie Ihr neues VoIP-System in Betrieb nehmen.

The #1 Google Voice Alternative

Let’s be frank. Google Voice can struggle to keep up with companies that grow rapidly. It is built for micro businesses that do not plan to expand. Thankfully, there are plenty of other high-quality Google Voice alternatives on the market.

If you have an ambition to grow big, you may want to search for more complex VoIP systems. In contrast to Google Voice, CloudTalk expands with your company. It allows you to scale your activities by adapting to your business needs. 

Thus, there is no need to waste time and resources on changing solutions each time your business grows out of the old one.

Google Voice for Business Vs. CloudTalk: Cost Comparison

How to Switch from Google Voice to CloudTalk

If you’re convinced that you want to make CloudTalk your go-to calling tool, you can just pick a plan, contact our Sales team, cancel your old subscription (if you used a different tool), and let us take care of the rest. Here’s how the process works:

1. Start with Strategy: Schedule a quick, 15-minute strategy call with our team to introduce us to your company and specific use case.
   
2. See It in Action: Attend a product demo, where our experts will showcase the product as a whole, as well as features fit for you specifically.
   
3. Set Up a Profile: Our team will help set up your first profile and prepare you for software onboarding.
   
4. Download the App: Download CloudTalk’s Phone App on your device of choice (Windows, Android, iOS), log in, and start exploring the solution.
   
5. Migrate: During the following few days, CloudTalk will set up profiles for your managers, supervisors, and agents, as well as migrate any existing information you had from your previous tool (contacts, numbers, call center statistics, etc.)
   
6. Satisfaction Guaranteed: Start onboarding your users into CloudTalk with full, 24/7 support from our experts and get calling! 

Alternatively, you can first see CloudTalk for yourself via our free trial. For 14 days, it is completely free. You can use any pricing plan and get to know the system inside and out. Then, after two weeks, you can choose to buy or move on – simple!