Die 12 besten Out-of-Office Voicemail Beispiele für 2024

Waren Sie schon einmal in der Monotonie der Voicemail-Ansagen gefangen? Da sind Sie nicht allein.

Aber was wäre, wenn Sie mit einer leistungsstarken Voicemail die Zahl der Beantwortungen um unglaubliche 22 % steigern könnten, selbst wenn Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sitzen?

Effektive Sprachnachrichten verbessern die Pflege von Leads und die Konversionsraten, indem sie sich mit verpassten Interessenten auseinandersetzen, einen bleibenden Eindruck hinterlassen und zum Handeln auffordern, was den Umsatz steigern kann.

Wir stellen Ihnen die 12 besten Beispiele für Sprachnachrichten außerhalb des Büros vor und geben Ihnen Tipps von Experten, wie Sie Ihre Sprachnachrichten am besten nutzen können.

Das Wichtigste in Kürze:

• Verbessern Sie die Kommunikation, indem Sie das Engagement verbessern und eine persönliche Note hinzufügen, während Sie gleichzeitig die Zugänglichkeit verbessern und die Kommunikationsprozesse rationalisieren.
• Lernen Sie, wie Sie Sprachnachrichten außerhalb des Büros mit einem kundenorientierten Ansatz verfassen können, der das Engagement für den Kundenservice unterstreicht, stärkere Beziehungen fördert und langfristig Vertrauen schafft.
• Bringen Sie einen Hauch von Humor oder Kreativität in Ihre Sprachnachrichten ein, um die Anrufer zu unterhalten und einen bleibenden positiven Eindruck zu hinterlassen, der die Beziehungen und die Erinnerung an die Marke stärkt.

Warum sind Sprachnachrichten außerhalb des Büros wichtig?

In der heutigen schnelllebigen Welt ist eine Voicemail außerhalb des Büros nicht nur höflich, sondern ein entscheidender Kontaktpunkt, der die Wahrnehmung Ihrer Kunden prägen und Ihr Geschäft am Laufen halten kann, selbst wenn Sie den Anruf nicht direkt beantworten können.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Sprachnachrichten außerhalb des Büros für ein Unternehmen nicht wichtig sind, gibt es mehrere Gründe, dies zu überdenken:

• Abwesenheits-Sprachnachrichten halten Anrufer auf dem Laufenden, wenn Sie nicht erreichbar sind, und sorgen für eine transparente Kommunikation.

• Sie informieren die Anrufer über die Dauer Ihrer Abwesenheit und geben bei Bedarf Notfallkontakte an, um deren Erwartungen an eine Reaktion zu steuern.

• Indem Sie den Anrufern sagen, was sie in Ihrer Abwesenheit tun sollen, stellen Sie sicher, dass wichtige Nachrichten nicht übersehen werden.

• Sprachnachrichten erläutern, was Anrufer erwarten können, und geben Hinweise, die von Professionalität und Zuverlässigkeit zeugen.

• Indem sie die Dringlichkeit und die persönliche Note erhöhen, können Sprachnachrichten außerhalb des Büros die Kundenzufriedenheit steigern und so den Ruf und die Beziehungen Ihres Unternehmens stärken.

Darüber hinaus haben Studien gezeigt, dass die Verwendung einer aussagekräftigen Voicemail zu einer 22%igen Steigerung der Antworten führen kann. Dies unterstreicht die Effektivität der Voicemail bei der Aufrechterhaltung des Engagements und stellt sicher, dass wichtige Mitteilungen nicht verpasst werden.

Die Ergebnisse von PlanRadar mit Cloudtalk-Funktionen wie Voicemail

• 20% Steigerung der Effizienz der Agenten
• 70% Steigerung der Effizienz bei der Anrufbearbeitung
• 3% Verringerung der verpassten Anrufe

Wie Sie die perfekte Sprachnachricht für den Büroalltag verfassen

Nachdem wir nun erörtert haben, warum Sprachnachrichten außerhalb des Büros wichtig sind, finden Sie hier 5 Tipps, wie Sie das Beste aus ihnen herausholen können:

#1 Stellen Sie Ihren Firmennamen vor

Beginnen Sie Ihre Voicemail, indem Sie deutlich den Namen Ihres Unternehmens nennen. Dieser einfache Schritt verleiht Ihnen einen Hauch von Professionalität und stellt sicher, dass die Anrufer wissen, dass sie an der richtigen Adresse sind.

Beispiel: „Hallo, Sie haben CloudTalk erreicht…“

#2 Überblick über die Geschäftszeiten

Wecken Sie Erwartungen, indem Sie Ihre Geschäftszeiten im Voraus erwähnen. So wissen die Anrufer, wann sie eine Antwort erwarten können, und die Wahrscheinlichkeit von Frustrationen wird verringert.

Beispiel: „Unsere Geschäftszeiten sind 10 Uhr bis 17 Uhr mitteleuropäischer Zeit.“

#3 Bieten Sie klare Anleitungen

Leiten Sie Anrufer an, was sie als nächstes tun sollen. Egal, ob es darum geht, eine Voicemail zu hinterlassen, durch ein Telefonmenü zu navigieren oder alternative Kontaktmöglichkeiten zu erkunden – Klarheit ist der Schlüssel.

Beispiel: „Wenn Sie wegen einer bestehenden Bestellung anrufen, drücken Sie bitte die 1. Wenn Sie Hilfe bei einer neuen Bestellung wünschen, drücken Sie bitte die 2.

#4 Bieten Sie zusätzliche Kontaktmöglichkeiten

Bieten Sie alternative Kontaktmethoden wie E-Mail oder Live-Chat an. So haben Anrufer die Möglichkeit, Sie auch außerhalb der regulären Geschäftszeiten zu erreichen.

Beispiel:„Agenten stehen Ihnen über die Live-Chat-Funktion auf unserer Webseite zur Verfügung. Sie können uns auch eine E-Mail schicken an help@cloudtalk.io.“

#5 Halten Sie es süß und einfach

Respektieren Sie die Zeit Ihrer Anrufer, indem Sie Ihre Nachricht kurz und bündig halten. Streben Sie 20-25 Sekunden an, um wichtige Informationen effektiv zu vermitteln.

Beispiel: „Hallo, Sie haben [Your Name] unter [Your Company] erreicht. Ich bin zur Zeit nicht im Büro, werde aber auf [Return Date] zurückkommen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Nummer und eine kurze Nachricht, und ich werde Sie so schnell wie möglich zurückrufen. Vielen Dank für Ihren Anruf und einen schönen Tag!“

Schließen Sie Verkäufe mit Out-of-Office Voicemail Mastery ab

Wenn Sie jemals an der Bedeutung von Sprachnachrichten für Ihr Unternehmen gezweifelt haben, finden Sie hier überzeugende Gründe, die Sie noch einmal überdenken sollten, sowie Tipps, wie Sie das Potenzial der Sprachnachrichten maximieren können.

Denken Sie daran, dass eine gut formulierte Voicemail-Nachricht den Unterschied ausmachen kann, wenn es darum geht, starke Kundenbeziehungen zu pflegen und den Ruf Ihres Unternehmens zu verbessern.

Aber um das volle Potenzial Ihrer Voicemail-Strategie auszuschöpfen, brauchen Sie eine Voicemail-Lösung, die Ihnen das Leben leichter macht.

Mit CloudTalk ist die Verwaltung Ihrer Voicemail-Nachrichten ein Kinderspiel. Von der Überprüfung und Beantwortung von Sprachnachrichten direkt in der App bis zum Empfang von Transkriptionen in Ihrer E-Mail – CloudTalk vereinfacht die Kommunikation, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.

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