Die 3 besten Werkzeuge zum Aufzeichnen von Telefongesprächen im Jahr 2024 (aktualisiert)

Laut einer Umfrage von Contact Babel zeichnen über 90 % der Unternehmen ihre Telefongespräche auf. In der gleichen Studie wird jedoch behauptet, dass nur 34 % von ihnen die Aufzeichnungen tatsächlich zur Steigerung ihrer Leistung nutzen. Vielleicht wird es als zu zeitaufwändig angesehen. Um den Prozess effizienter zu gestalten, benötigen Sie ein hochwertiges Anrufaufzeichnungssystem. In diesem Blog werden wir Ihnen eine Auswahl unserer Favoriten vorstellen.

Warum brauchen Sie Anrufaufzeichnung?

Wahrscheinlich haben Sie schon ein Dutzend Artikel gelesen, in denen die häufigsten Vorteile der Anrufaufzeichnung vorgestellt wurden. Zum Beispiel die Überwachung von Anrufen zur Schulung von Agenten oder zur Qualitätssicherung. Diese sind ohne Zweifel wichtig.

Die Aufzeichnung von Anrufen hat jedoch noch viele weitere Vorteile. Einige davon sind Ihnen vielleicht noch nicht aufgefallen. Gehen wir sie also jetzt durch.

#1 Unterstützt aktives Zuhören

Gott steckt im Detail, sagt ein berühmtes Sprichwort. Doch wenn wir versuchen, ein Gespräch auswendig zu lernen, entgehen uns diese Details. Wir hören zwar zu, aber viele der wichtigsten Dinge, die gesagt wurden, nehmen wir gar nicht wahr.

Der Versuch, sich Notizen zu machen, hindert Sie zum Beispiel daran, Ihre eigenen Ideen zu entwickeln und das Wesentliche des Gesprächs wirklich zu erfassen.

Dank der Gesprächsaufzeichnung können Sie jederzeit auf Ihre Informationen zugreifen. Das nimmt Ihnen und Ihren Agenten eine Menge Druck von den Schultern. Bei einem Telefongespräch mit einem Kunden können sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Je mehr die Mitarbeiter zuhören, desto mehr haben die Kunden das Gefühl, dass ihnen zugehört wird. Dassteigert Ihre Kundenzufriedenheit erheblich.

Anrufaufzeichnungen können auch in Situationen helfen, die Sie nicht kontrollieren können. Ein Kunde hat zum Beispiel einen sehr starken Akzent, so dass die Mitarbeiter nicht alles verstehen können, was er sagt. Möglicherweise gibt es auch Hintergrundgeräusche oder schlechte Verbindungen.

Profi-Tipp:

Versuchen Sie, Anrufe bei Bewerbungsgesprächen aufzuzeichnen. Erstens können Sie sich auf das konzentrieren, was sie sagen und wie sie es sagen, ohne befürchten zu müssen, wichtige Details zu verpassen. Da Sie wahrscheinlich Dutzende von Bewerbern haben, ermöglicht Ihnen die Aufzeichnung, sich daran zu erinnern, wer was gesagt hat, und erhöht so die Wahrscheinlichkeit, dass Sie den richtigen Mitarbeiter auswählen.

#Nr. 2 klärt Missverständnisse leicht auf

Die Gewinnung neuer Kundenkannfünfmal teurersein als die Bindung Ihrer bestehenden Kunden. Das sollte also Ihr Ziel sein. Das ist nicht immer möglich, aber manchmal verlieren Sie vielleicht einen Kunden aufgrund von Ereignissen, die Sie leicht vermeiden könnten. Zum Beispiel durch Missverständnisse.

Egal wie gut Ihr Service ist, Kunden können einfach darauf bestehen, dass Sie einen Fehler gemacht haben. Wenn Sie wissen, was Ihre Mitarbeiter wirklich gesagt haben, können Sie einen großartigen Kunden retten.

Eine Gesprächsaufzeichnung dient als unumstößlicher Beweis für die Wahrheit.

Ein Beispiel: Ein Kunde behauptet, Ihr Vertreter habe ihm eine bestimmte Funktion versprochen, die Ihr Produkt nicht hat. Ihr Vertreter hingegen behauptet, dass dies nicht der Fall war. Mit der Gesprächsaufzeichnung können Sie das leicht herausfinden. Daher reduziert sich die Zeit, die Sie für Streitigkeiten aufwenden müssen, und trägt dazu bei, die beruflichen Beziehungen zu retten. Außerdem spart es eine Menge wertvoller Zeit.

Profi-Tipp:

Vor allem wenn Sie ein kleines Unternehmen haben, ist es wahrscheinlich, dass Sie treue Kunden haben, mit denen Sie wiederholt kommunizieren. Da jeder von ihnen ein einzigartiges Individuum ist, wird das Anhören der Aufnahmen zeigen, was bei ihnen funktioniert und was nicht. Sie und Ihr Team können dann eine Kommunikationsstrategie entwickeln, die Ihre Kunden glücklich macht.

#3 Verstärkt Marketing-Kampagnen

Eine strukturierte Datenbank Ihrer letzten Kundeninteraktionen ist eine Goldmine. Sie können sich alle Beschwerden, Meinungen, Vorlieben und Abneigungen der Kunden anhören. Ihr Team kann diese Informationen überprüfen, um so viel wie möglich herauszufinden. So können Sie beispielsweise herausfinden, wer eine ideale Zielgruppefür die Kampagne ist, an der Sie gerade arbeiten.

Außerdem können Sie häufig verwendete Schlüsselwörter für eine bessere Optimierung herausfinden. Die Auswertung von Gesprächsaufzeichnungen kann Ihnen also helfen, Vermutungen zu eliminieren und die richtige Kundschaft für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Profi-Tipp:

Die Aufzeichnung von Telefongesprächen hilft Ihnen auch zu erkennen, wie sich die Unternehmenskommunikation im Laufe der Zeit entwickelt. Wenn Sie eine Datenbank mit Gesprächsaufzeichnungen führen, können Sie frühere und aktuelle Kundenprobleme vergleichen. Das hilft Ihnen, viele notwendige Änderungen vorzunehmen und Ihre internen Schulungsprozesse für Agenten zu verbessern.

#4 Schützt vor Gerichtsverfahren

Die Aufzeichnung von Telefongesprächen unterliegt strengen gesetzlichen Bestimmungen. In verschiedenen Ländern gibt es unterschiedliche Gesetze zum Datenschutz. Daher ist es äußerst wichtig, dass Ihr Unternehmen auf der Seite der Vorsicht wandelt.In einigen Regionen kann das Aufzeichnen von Telefongesprächen völlig illegal sein, oder die Aufzeichnung von Telefongesprächen unterliegtbestimmten Einschränkungen.

In anderen Regionen kann es sogar gesetzlich vorgeschrieben sein, Ihre Geschäftsgespräche aufzuzeichnen und diese Aufnahmen für eine bestimmte Zeit zu speichern. Kommt es zu einem Rechtsstreit über das, was in einem Telefongespräch gesagt wurde, können die Justizbehörden Sie auffordern, eine Aufzeichnung als Beweismittel herauszugeben.

In der Regel erweist sich dies jedoch als eine gute Sache.

Wenn Sie zu Unrecht beschuldigt werden, dient die Aufnahme als als Beweis für Ihre Unschuld. Sie können die Angelegenheit sogar mit der dritten Partei klären und kommen nicht vor Gericht. Das istwesentlich billiger als ein langwieriger Rechtsstreit, der selbst die wohlhabendsten Unternehmen in den finanziellen Ruin treiben kann.

Profi-Tipp

Kratzen Sie nicht nur an der Oberfläche. Gehen Sie immer genau auf die Vorschriften für die Aufzeichnung von Telefongesprächen in Ihrer Region ein.

Erfahren Sie in diesem Blog mehr über die gesetzlichen Bestimmungen.

Wie Sie das richtige Werkzeug auswählen

Bevor wir uns mit den 3 besten Werkzeugen für die Aufzeichnung von Telefongesprächen befassen, ist es wichtig zu erklären, warum es wichtig ist, auf höchste Qualität zu achten. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick über die Risiken, denen Sie ausgesetzt sein könnten,sowie eine Checkliste der zu berücksichtigenden Punkte.

Nachteile eines schlechten Systems

• Software-Ausfälle:Bei Werkzeugen mit schlechten Systemkonfigurationen können Gesprächsaufzeichnungen aufgrund technischer Probleme gelöscht werden, nicht zugänglich sein oder überhaupt nicht aufgezeichnet werden.
• Schlechte Benutzerfreundlichkeit: Systeme, die schwer zu bedienen sind, nehmen Ihrem Team wertvolle Zeit weg. Außerdem erhöht sich dadurch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler. Die Mitarbeiter müssen sicher sein, dass sie sich voll auf das System verlassen können.
• Sicherheit: Dies ist vielleicht der wichtigste Aspekt, den Sie in Betracht ziehen sollten. Unternehmen speichern eine Menge vertraulicher Informationen. Wenn diese durchsickern, kann das Ihr ganzes Unternehmen zu Fall bringen.

Was Sie vor dem Kauf beachten sollten

• Verfügt das Werkzeug über eine leicht zu bedienende Schnittstelle?
• Entspricht das Werkzeug den Anforderungen Ihres Unternehmens?
• Ist das Werkzeug sicher?
• Liegt es im Rahmen Ihres Budgets?
• Entspricht der Preis dem Wert, den das Werkzeug bietet?

Die 3 besten Werkzeuge für die Anrufaufzeichnung im Jahr 2023

Aus der Vielzahl von Qualitätssystemen, die es zu berücksichtigen gilt, haben wir 3 unserer persönlichen Favoriten ausgewählt.

#Nr. 1 CloudTalk

Flaggschiff-Eigenschaft: Komplexes Anrufabwicklungssystem

Kostenlose Testversion: 14 Tage

Demo: Ja + engagierter Spezialist für Kundenerfolg

Preisgestaltung: Tarife beginnen bei $25

Telefonische Anwendung: Ja, funktioniert sowohl auf Android als auch auf iOS

Allgemeine Informationen

Natürlich werden wir uns selbst erwähnen. Aber nicht, weil wir Ihnen unsere Lösung aufzwingen wollen. Denn CloudTalk ist einkomplexes System, das neben der Aufzeichnung von Anrufen noch viele weitere Funktionen zur Anrufbearbeitung bietet. Diese unterstützen Sie während des gesamten Kommunikationsprozesses.

Unsere cloudbasierte Telefoniesoftware eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Wir sind auch stolz auf unsere benutzerfreundliche Oberfläche, die fast 70 Funktionen und über 40 Integrationen umfasst.

CloudTalk funktioniert als Browser-Erweiterung, Desktop-Anwendung und Telefonanwendung (CloudTalk Go) für iOS und Android. Sie können unser System auf allen Geräten nutzen – Laptops, Tablets oder Smartphones.

Funktionen

Konzentrieren wir uns zunächst auf das Kernstück dieses Blogs: die Anrufaufzeichnung. CloudTalk automatisiert den gesamten Prozess. Und wenn das Gespräch beendet ist, können Sie es direkt über Ihren Internetbrowser anhören. Überall und zu jeder Zeit. Die Überwachung Ihrer Anrufe mit CloudTalk verbessert die Kundeninteraktion und -zufriedenheit erheblich.

Wir bieten auch eine komplexe Anrufüberwachung an, die Ihnen jederzeit einen umfassenden Überblick über Ihre Anrufe gibt.. Sie können einfach auf alle Informationen zu Ihren Anrufen zugreifen und Ihre Dienste optimieren.

Nach jedem Anruf kann Ihr Team die Stimmung der Kunden bewerten, indem es eines von 5 Emojis mit der Emotionsanalyse von CloudTalk auswählt. Heutzutage ist diese Funktion einer der Top-Trends in der Analyse und Datenerfassung.

Und nicht zuletzt können Sie, wenn die Umstände es erfordern, mit einem 3-Wege-Anrufwerkzeug einfach eine dritte Person in die Leitung einschalten. Durch die Unterstützung eines weiteren Spezialisten wird die Interaktion mit dem Kunden reibungslos und effizient.

Was Sie vielleicht auch zu schätzen wissen, ist das Grad der Optimierung, den CloudTalk bietet. Sie können einfach über API mit externen Systemen integrieren.

Bewertungen:

G2

Capterra

#2 CallRail

Flaggschiff-Eigenschaft:Anrufverfolgung

Kostenloser Test:14 Tage

Demo: Ja

Preisgestaltung: Beginnend bei $45

Telefonanwendung:Ja, funktioniert unter iOS

Webseite

Allgemeine Informationen

Diese Lösung zur Anrufverfolgung richtet sich hauptsächlich an Vermarkter. Sie verfolgt Prozesse oder Ausgaben, antwortet auf Leads und hilft so, mehr Kunden zu gewinnen. Sie bietet einenklaren Überblick über alle digitalen Marketingbemühungen.

Funktionen:

Die stärkste Funktion ist die Anrufverfolgung, die eine Verfolgung auf Schlüsselwortebene beinhaltet. Darüber hinaus bietet CallRail die Aufzeichnung von Anrufen mit unbegrenztem Speicherplatz in allen Tarifen.

Die Benutzeroberfläche ist besonders benutzerfreundlich. Sie können Ihre Anrufe direkt über das Dashboard anhören. Ein weiteres Plus ist, dass Sie Ihre Aufnahmen herunterladen oder einebenutzerdefinierte URL erstellen können. Auf diese Weise können Sie Audiodateien auch direkt über den Browser abspielen.

CallRail bietet außerdem die sofortige Einrichtung von Nummern, Begrüßungsnachrichten, erweiterte Berichteund vieles mehr.

Eine besondere Funktion, die wir erwähnen müssen, ist die „Flüsternachricht„-Funktion, die den Agenten einen Hinweis darauf gibt, woher die Anrufe kommen. Zum Beispiel im Falle von Werbe- oder Marketingkampagnen.

Ein möglicher Nachteil – CallRail verfügt über keine API.

Bewertungen:

G2

Capterra

#3 Callcap

Flaggschiff-Eigenschaft:Anrufüberwachung

Kostenlose Testversion:30 Tage

Demo: Ja

Preisgestaltung: Auf Anfrage

Telefonische Anwendung: Ja, funktioniert auf Android

Webseite

Allgemeine Informationen

Wenn Sie den ROI, die Effektivität und die Leistung Ihrer Agenten verbessern wollen, könnte Callcap eine gute Wahl für Sie sein. Es handelt sich um eine ideale Lösung für Start-ups, die Ihre Anrufe verfolgt und überwacht. Die Aufzeichnungen sind jederzeit und von überall aus verfügbar. Es wird vor allem zu Schulungszwecken, zur Ermittlung verpasster Chancen und zur Überwachung des Personalseingesetzt.

Hauptmerkmale

Mit Callcap erhalten Sie einen Anrufaufzeichnungsdienst, auf den Sie von überall und jederzeit zugreifen können. Natürlich fehlen auch nicht die Anrufberichterstattung sowie eine Schnittstelle mit leicht zugänglichen Daten oder Warnmeldungen in Echtzeit.

Was Callcap jedoch wirklich einzigartig macht, ist die Überwachung durch Dritte. Sie können Ihre Anrufe freigeben und erhalten eine Expertenbewertung von einem Team von Fachleuten.

Die Experten bieten Ihnen folgende Dienstleistungen an:

• Katalog der Artikelverfolgung auf der Grundlage der während des Gesprächs besprochenen Artikel
• Kernpunkte des Gesprächs
• Notizen zu Fehlern bei der Bearbeitung Ihrer Anrufe
• Gelegenheiten für Leads
• Benutzerdefinierte Scorecards

Bewertungen:

G2

Capterra: N/A

Fazit

Ob Sie ein Start-up-Unternehmen oder einen internationalen Konzern besitzen, die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist ein Muss. Es bietet Ihnen mehr als nur eine Möglichkeit der Leistungsüberwachung. Indem Sie Ihre Kundeninteraktionen abhören, können Sie aktives Zuhören unterstützen, schädliche Missverständnisse verhindern, Marketingkampagnen ankurbelnoder Ihr Unternehmen sogar vor einem verheerenden Rechtsstreit schützen.

Dazu benötigen Sie jedoch ein hochwertiges Werkzeug zur Anrufaufzeichnung. Recherchieren Sie, bevor Sie eine finanzielle Verpflichtung eingehen. Bedenken Sie die Risiken und stellen Sie sich die entscheidenden Fragen zu Ihren geschäftlichen Anforderungen.

Wir haben Ihnen soeben drei unserer persönlichen Favoriten unter den Mitschnittgeräten vorgestellt. Vielleicht haben Sie in dieser Liste das richtige Werkzeug gefunden. Vielleicht werden Sie weiter suchen.

Was auch immer Sie tun, wir hoffen, dass Sie das für Sie am besten geeignete finden.