5 Professional Business Voicemail Greetings

Reports from the telecommunication industry show that around 60 % of phone calls end up in voicemail. According to other researchers, it may even be 75 %. Yet, voicemail is an overly underestimated feature in the business world, which radically lowers its credibility.  

NewYork Times claims that 30 % of voicemail recordings are being heard just after 3 days or later. That can be a reason why as much as 80 % of callers don’t believe their messages are noted.

Vielleicht sollten Sie diesen Ansatz noch einmal überdenken. Voicemail ist ein praktisches Instrument, das es den Kunden ermöglicht, mit Ihnen zu kommunizieren, auch wenn sie Sie gerade nicht erreichen können. Um Ihre Kunden zu ermutigen, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen, sollten Sie jedoch zunächst ihre Aufmerksamkeit gewinnen, indem Sie beeindruckende, professionelle Telefonansagenverfassen, die niemand aufgeben wird.

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Warum sind Voicemail-Ansagen für Unternehmen wichtig?

Nach Angaben von Nectafy werden 88 % der Personen, die nach einem bestimmten lokalen Unternehmen suchen, innerhalb von 24 Stunden entweder anrufen oder das Büro besuchen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch außer einem Besetztzeichen nicht viel zu bieten hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Anrufer auflegt und sich nach einem anderen Unternehmen umsieht. Eines, das ihm die Möglichkeit gibt, seine Bedürfnisse zu äußern. Sie haben gerade einen potenziellen Kunden verloren.

Natürlich können Sie nicht alle Ihre Anrufe sofort beantworten. Aus diesem Grund müssen Sie eine professionelle Telefonansage für Ihr Unternehmen vorbereiten.

4 wichtige Punkte, wie eine hochwertige Voicemail-Ansage Ihrer Marke hilft

#1 Sie zeigt, dass Sie sich kümmern: Eine ansprechende Voicemail-Begrüßung zeigt, dass die Anfrage Ihrer Anrufer für Sie von Bedeutung ist. Sie sind gerade mit der Bearbeitung eines anderen Anrufs beschäftigt. Die Gewissheit, dass Ihre Kunden so schnell wie möglich von Ihnen hören werden, motiviert sie dazu, bei Ihrem Unternehmen zu bleiben.

#2 Es spart den Kunden Zeit: Im digitalen Zeitalter halten die Menschen die Kommunikation über Nachrichten für geeigneter, da sie diese schnell erledigen müssen. Mit einer maßgeschneiderten Voicemail-Begrüßung teilen Sie Ihren Kunden mit, dass sie die Möglichkeit haben, Sie über ihre Anfrage zu informieren, ohne in der Schlange zu stehen oder mehrmals anzurufen.

#3 Es sichert die Genauigkeit: Voicemail garantiert, dass jeder Fall von einer kompetenten Person bearbeitet wird, ohne dass dieselbe Angelegenheit mehrmals wiederholt werden muss. Voicemail-Nachrichten verringern auch die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen und bereiten die Agenten auf ein Follow-up vor. Ein angemessener, aber zeitnaher Rückruf wirkt Wunder bei der Stärkung von Geschäftsbeziehungen.

Sie können Funktionen wie unseren automatischen Rückruf in Erwägung ziehen, der die Quote der abgebrochenen Anrufe erheblich reduziert.

#4 Es unterstützt Sie bei der Verwaltung verpasster Anrufe: Anhand von Voicemail-Nachrichten können Sie erkennen, welche Fälle wirklich dringend sind und sofort bearbeitet werden müssen und welche ein wenig warten können. Bedenken Sie, dass ein Kunde oder Lead, der eine Voicemail-Nachricht hinterlassen hat, bereits ein tieferes Interesse an Ihren Dienstleistungen gezeigt hat. Es kann für Sie profitabler sein, sich zuerst auf sie zu konzentrieren.

Was eine professionelle Telefonansage enthalten sollte

Begrüßungsansagen für Sprachnachrichten haben eine Grundstruktur, die sie enthalten sollten. Daran können Sie sich orientieren, um eine perfekte Ansage zu erstellen:

• An initial greeting
• Your name and the name of your business
• An apology for your unavailability and a brief explanation 
• An estimated time when you may get back to the caller
• A request for caller’s identity and a his/her reason for contacting you
• An alternative contact method in case the matter is extremely urgent, f.e. email
• Call to action, such as “Leave a message after signal”
• Thank the caller for taking a time to leave the message

PRO TIPP: Wenn Sie Anrufer in verschiedenen Zeitzonen haben, geben Sie unbedingt Ihre Geschäftszeiten und Ihre Zeitzone an, damit Sie präzise kommunizieren und die Erwartungen klar formulieren können.

Bewährte Praktiken für Telefonansagen

Es gibt mehrere Merkmale einer qualitativ hochwertigen Telefonansage für Unternehmen, die Sie beachten sollten.

• Be original: Some phrases such as “Your call is important to us” have been used so many times that they no longer make a good impression on callers. Keep the greeting original. You may even go bold and use humor. Below, we are showcasing specific examples of this approach. 
• Make it easy to the ear: Make sure there is no background noise during recording. That can make the voicemail greeting difficult to understand. Also, keep your greetings easy to listen to and personal. Speak clearly and slowly. Don’t be too robotic.
• Stay brief and efficient: Don’t forget that one purpose of voicemail is also to save customers‘ time. Avoid recording 2 minutes long greetings with all the fluff that is not relevant. Keep it short and to the point. The recommended length is between 24 to 30 seconds maximum, otherwise a caller may hang up in the middle of your message. 
• Be cheerful: Smile while recording your phone greeting. This might sound silly, but when you are smiling, listeners can hear you as upbeat, open and friendly. 

PRO TIPP:Bei Bedarf können Sie die Qualität Ihrer Ansagen durch den Einsatz von professionellen Sprechern sicherstellen.

5 Beispiele für typische geschäftliche Telefonansagen

Heutzutage reicht es oft nicht mehr aus, eine generische Voicemail-Ansage für alle Situationen zu verwenden. Wenn Sie möchten, dass Ihr Unternehmen als vertrauenswürdig wahrgenommen wird, müssen Siepersonalisierte Ansagen erstellen, die zu Ihrem Unternehmen und Ihrer aktuellen Situation passen.

Die Vorbereitung mehrerer spezifischer Ansagen mag zeitaufwändig sein, aber es zahlt sich aus. Es steigert nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Kunden, sondern auch Ihren Gewinn.

Nachfolgend finden Sie Beispiele für Voicemail-Ansagen für die gängigsten Situationen.

PRO TIPP:Denken Sie daran, dass die Standard-Skripte dazu da sind, Ihnen einen Überblick über das Problem zu verschaffen. Es ist nicht empfehlenswert, diese als offizielle Begrüßung für Ihr Unternehmen zu verwenden, da sie nicht mit Ihrer Markenstimme übereinstimmen.

#1 Standard-Voicemail-Ansage für Unternehmen

Dies ist eine Ansage, die abgespielt wird, wenn Sie bei der Arbeit sind, aber aus irgendeinem Grund gerade nicht erreichbar sind. Zum Beispiel nehmen Sie an einem Meeting teil. Sie können die Ansage länger halten, aber immer noch den empfohlenen Wert von maximal 30 Sekunden einhalten.

• EXAMPLE: „Hello, you’ve reached Customer Support at <company name>. We can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] for more options. Thank you for contacting us.“ 

#2 Persönliche Voicemail-Nachricht in der Warteschleife

Diese Nachricht hört der Kunde, wenn er sich in die Warteschlange einreiht, da alle Ihre Mitarbeiter gerade einen anderen Fall bearbeiten. Die Kunden können in der Warteschlange warten oder gleich eine Voicemail hinterlassen.

• EXAMPLE: „Dear caller, all of our agents are currently busy. Please stay on the line, and an agent will answer your call as soon as possible. You can also choose an option to leave a message. Thank you for your patience.“ 

#3 Abwesenheitsnachricht

Wenn Ihr Team abwesend ist, empfehlen wir, spezielle Nachrichten für diese Zwecke zu erstellen. Dies ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie Ihren Kunden mitteilen möchten, dass Ihr Büro zu bestimmten Geschäftszeiten erreichbar ist. Auf diese Weise schaffen Sie eine Erwartungshaltung, wann Ihre Kunden Sie erreichen können oder wann sie Sie erreichen können.

• EXAMPLE: „Hi, you’ve reached <company name>. We are currently unavailable. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday. You can visit our website for related information. If you’d like to leave us a message, provide your name, number, and reason for your call after the beep. Thank you.“ 

#4 Urlaubs-Voicemail-Nachricht

An Feiertagen, wie z. B. Weihnachten, arbeiten die Unternehmen in der Regel nicht. Sie müssen dem Kunden mitteilen, wann Sie wieder erreichbar sind. Diese Begrüßung kann auch etwas informeller sein, da die Feiertage eine fröhliche Zeit des Jahres sind.

• EXAMPLE: „Hello, <company name/team’s name> is out until [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

#5 Lustige Voicemail-Nachricht

Wenn wir von informell sprechen, können Sie versuchen,Humor in Ihre Nachricht einzubauen. Dieser Ansatz ist sehr effektiv, um die Aufmerksamkeit der Kunden aufrechtzuerhalten, da sie in der Regel amüsiert sind und hören wollen, worauf Sie hinauswollen.

Überlegen Sie jedoch, ob diese Art der Telefonbegrüßungfür Ihr Markenimage geeignet ist. Sie kann in der Kreativbranche funktionieren, aber nicht in einer rein professionellen Branche wie der Finanzbranche.

• EXAMPLES: “Hi, you’ve reached <your name> at <company name>. We are busy saving the world by <add what your company does best>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”
• „Hello! You’ve gotten the voicemail of <your name> at <your company name>. Leave your name, contact information, and the answer to the eternal question ‘Which came first, the chicken or the egg?‘ Anyone who gets it right will receive a call back. Thank you.”

No-Go-Beispiele für Telefonansagen

Wenn Sie sich nun von einigen gut strukturierten Begrüßungen inspirieren lassen, lassen Sie uns einen Blick auf ein paar No-Goes werfen und überlegen, was verbessert werden kann.

Beispiel 1

“Hallo, hier ist <Ihr Name>. Hinterlassen Sie uns eine Nachricht.“

Warum ist sie falsch?

Diese Nachricht enthält außer Ihrem Namen keine relevanten Informationen. Die Kunden haben keine Ahnung, was Sie von ihnen brauchen, um weiterzumachen, und wann oder ob Sie sie überhaupt zurückrufen können.

Es kann auch ziemlich unhöflich klingen. Auf diese Weise denken die Kunden, dass Sie sich nicht genug kümmern, um mehr Details zu liefern.

Beispiel 2

„Hallo, Sie haben das Büro von <Ihr Name> erreicht. Ich bin derzeit aus persönlichen Gründen <nicht im Büro > und werde für mindestens eine Woche nicht erreichbar sein. Sie erreichen mich <zu Hause oder unter meiner persönlichen Handy-Adresse> oder indem Sie meine Assistentin anrufen, <Name>, auf <Nummer>. Nochmals, es tut mir sehr leid, dass ich Ihren Anruf verpasst habe. Hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton, und ich rufe Sie so bald wie möglich oder nach meiner Rückkehr aus <persönlichen Gründen.>zurück.”

Warum ist sie falsch?

Im Gegensatz zur vorherigen Nachricht enthält diese Nachrichtzu viele Informationen. Auch wenn Sie es gerne mitteilen möchten, muss der Kunde nicht unbedingt den genauen Grund für Ihre Abwesenheit erfahren, wenn es sich um eine persönliche Angelegenheit handelt. Versuchen Sie außerdem, kürzere, kohärentere Sätze zu bilden und sich nicht zu wiederholen. Es ist zwar wichtig, sich zu entschuldigen, aber es ist nicht nötig, dies zweimal zu tun.

Ein weiteres Problem bei dieser Nachricht ist, dass sie zwar viele Informationen enthält, aber nicht zu viel sagt. Formulierungen wie „mindestens eine Woche“ sind wertlos. Geben Sie ein genaues Datum an, oder wenn Sie sich nicht sicher sind, lassen Sie es lieber gleich ganz weg. Es reicht aus, wenn Sie erwähnen, dass Sie so schnell wie möglich zurückrufen werden, und bei hoher Dringlichkeit einen Kontakt angeben.

Testen Sie Ihre Voicemail-Ansagen

Sie können sich sicher sein, dass Sie soeben die beste Sprachansage verfasst haben, die Ihre Kunden umhauen wird. Doch oft neigen Autoren dazu, ihre eigenen Fehler zu übersehen. Es ist eine gute Idee, die Aufnahme zunächst ein paar Mal zu proben oder einen Mitarbeiter zu bitten,Ihnen ein „zweites Auge“ zu schenken.

Hören Sie sich die Ansage nach der Aufnahme selbst an, bevor Sie sie Ihren Kunden vorspielen. Wählen Sie die Nummer von einem persönlichen Telefon aus und warten Sie, bis Sie zu einer Voicemail weitergeleitet werden oder eine Nachricht hinterlassen können. Überprüfen Sie dann in Ihrem Arbeitsaufrufsystem, ob alles so funktioniert, wie es sollte. Ist die Nachricht verfügbar?

Gehen Sie im nächsten Schritt Ihre Anrufstatistiken durch. Dort können Sie sehen, wie die Kunden mit Ihren Anrufen umgehen. Zum Beispiel, wie viele Benutzer Ihre Sprachnachrichten abhören und wie sie darauf reagieren. Legen sie häufig auf? Wenn ja, müssen Sie sich überlegen, was der Grund dafür sein könnte. Sie können auch A/B-Tests mit Ihren Ansagen durchführen, um herauszufinden, welche funktionieren und welche nicht.

Einer der Gründe, warum Kunden nicht auf Ihre Voicemail reagieren, können auch Hintergrundgeräusche oder eine schlechte Tonqualität sein. Es muss getestet werden, ob die Warteschleifenmusik korrekt abgespielt wird. Wenn die Hintergrundmusik von schlechter Qualität ist, ist es viel wahrscheinlicher, dass die Anrufer das Gespräch abbrechen.

Testen Sie neben der Audioqualität auch, wie der Inhalt für Ihre Kunden funktioniert. Wenn sie oft nicht alle Informationen hinterlassen, die Sie benötigen, fehlt wahrscheinlich etwas in Ihrer Nachricht. Überlegen Sie, wie Sie sie effizienter gestalten können.

Es besteht auch die Möglichkeit, dass Ihre geschäftliche Telefonansage veraltet ist. Stellen Sie sicher, dass sie Ihre aktuelle Situation widerspiegelt. Wenn Ihre Ansage beispielsweise besagt, dass Ihr Team im Urlaub ist, obwohl es bereits einen Monat nach Weihnachten ist, könnten Ihre Kunden Sie als unprofessionell und nachlässig empfinden. Oder vielleicht haben sich Ihre Arbeitszeiten geändert, und obwohl in Ihrer Voicemail-Ansage steht, dass Sie zu einer bestimmten Zeit erreichbar sind, sind Sie in Wirklichkeit längst weg.

Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Inhalte regelmäßig aktualisieren.

Einrichten von geschäftlichen Telefonansagen mit einer virtuellen Telefonanlage

Wenn Sie Probleme mit Voicemail-Ansagen haben, keine Sorge. Heutzutage können Sie auf eine virtuelle Callcenter-Software – wie CloudTalk – zählen, um Ihnen zu helfen. Sie verfügt über mehrere praktische Tools und Funktionen, die Sie mit einem Festnetztelefon nicht nutzen können, und kann Ihnen und Ihrem Kundensupport-Team die Arbeit erheblich erleichtern.

Mit einem virtuellen Telefonsystem sind Sie in der Lage:

• Set specific groups, depending on your needs, and sort the incoming calls into groups (call redirection). The caller would therefore be redirected to the right agent for their issue.
• Set your business hours inside the app. You may also schedule that all calls and messages that are coming after business hours should be redirected to a given number.  
• Record all calls so that they can be analysed later.

Mit Hilfe von Werkzeugen wie Cloudtalk können Sie auch beliebig viele individuelle professionelle Telefonansagen für Ihr Unternehmen einrichten und festlegen, wann diese abgespielt werden sollen.

Abgesehen von den oben genannten können Sie mit virtuellen Telefonsystemen verschiedene andere Arten von Nachrichten vorbereiten, z. B:

• Welcome greeting – a standard voice message greeting customers will hear when calling a call center.
• Interactive Voice Response – an easy to use menu that provides relevant information for callers or helps them with picking the right agent/department for a given issue. 

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