27 fachmännisch gestaltete Voicemail-Grüße für die Geschäftskommunikation

Berichte zeigen, dass etwa 80 % der Anrufer, die auf die Mailbox gehen, keine Nachricht hinterlassen. Aber eine eindrucksvolle Voicemail-Ansage wird sie dazu ermutigen, genau das zu tun, und alles, was Sie dann tun müssen, ist zu antworten.

Voicemail ist ein praktisches Instrument, mit dem Kunden mit Ihnen in Kontakt treten können, auch wenn sie Sie gerade nicht erreichen können. Motivieren Sie Ihre Kunden, Ihnen eine Nachricht zu hinterlassen, indem Sie bemerkenswerte, professionelle Telefonansagen verfassen, die niemand aufgibt.

Sie wissen nicht, wie eine professionelle Begrüßung aussehen sollte? Im Folgenden finden Sie 27 professionell gestaltete Grußbotschaften, die Sie für eine Vielzahl von Anlässen verwenden können. Lesen Sie weiter!

Das Wichtigste in Kürze:

• Passen Sie Ihre Begrüßung so an, dass sie die Persönlichkeit Ihrer Marke widerspiegelt und Ihr spezielles Publikum anspricht, so dass sich jeder Anrufer wertgeschätzt fühlt.
• Klarheit ist wichtig: Halten Sie Ihre Nachricht klar und prägnant, damit die Anrufer genau wissen, welche Informationen sie hinterlassen müssen und was sie als nächstes erwarten können.
• Geben Sie wichtige Informationen an: Nennen Sie immer den Namen Ihres Unternehmens, den Grund für die Nichterreichbarkeit und bitten Sie den Anrufer um seine Daten.
• Leiten Sie Anrufer angemessen weiter: Bieten Sie Anrufern alternative Wege an, um Informationen zu finden oder Hilfe zu erhalten, z. B. über Ihre Webseite.
• Promptes Handeln: Ermutigen Sie die Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen, und versichern Sie ihnen eine zeitnahe Antwort, indem Sie ihre Zeit und ihre Anfrage respektieren.

Was ist eine gute Voicemail-Ansage für Unternehmen?

Die ideale Begrüßung ist aktuell, klar, präzise und informativ. Sie sollte den Namen Ihres Unternehmens enthalten und ein Bedauern darüber ausdrücken, dass Sie den Anruf verpasst haben. Außerdem sollten Sie den Anrufer auffordern, zu gehen:

• ihre Kontaktinformationen
• der Grund für ihren Anruf
• alle anderen Details, die Sie für eine effektive Nachverfolgung benötigen.

Darüber hinaus enthält eine gute Voicemail-Ansage für Unternehmen oft einen geschätzten Zeitrahmen für einen Rückruf und setzt damit realistische Erwartungen für den Anrufer.

Es ist von Vorteil, wenn Sie alternative Kontaktmethoden oder Ressourcen einbeziehen, z.B. indem Sie Anrufer auf Ihre Webseite verweisen, wo sie sofortige Antworten auf allgemeine Fragen erhalten. Dieser Ansatz zeigt, dass Ihr Unternehmen sich für Kundenservice und Effizienz einsetzt.

Warum sind Voicemail-Ansagen wichtig?

Laut Nectafy rufen 88% der Personen, die nach einem lokalen Unternehmen suchen, innerhalb von 24 Stunden entweder an oder besuchen das Büro. Aber wenn Ihr Unternehmen außer einem Besetztzeichen nicht viel zu bieten hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass der Anrufer auflegt und sich ein anderes Unternehmen sucht.

Natürlich können Sie nicht alle Ihre Anrufe sofort beantworten. Aus diesem Grund müssen Sie professionelle geschäftliche Telefonansagen vorbereiten.

7 Schlüsselelemente einer professionellen Telefonbegrüßung

Eine professionelle Telefonansage ist Ihre erste Gelegenheit, ein positives und effizientes Bild von Ihnen oder Ihrem Unternehmen zu vermitteln. Sie gibt den Ton für die Interaktion an und kann die Wahrnehmung des Anrufers erheblich beeinflussen.

Voicemail-Ansagen haben eine Grundstruktur, die sie enthalten sollten. Daran können Sie sich orientieren, um eine perfekte Nachricht zu erstellen.

Hier finden Sie die wichtigsten Komponenten für eine gelungene professionelle Begrüßung:

1. Schaffen Sie einen herzlichen Empfang

Die erste Begrüßung sollte freundlich und herzlich sein und dem Anrufer zeigen, dass er geschätzt wird.

Beispiel:„Hallo“ oder„Gut [morning/afternoon/evening]“

2. Stellen Sie sich vor

Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen oder Ihre Abteilung sofort vor. Das bestätigt dem Anrufer, dass er an der richtigen Adresse ist, und verleiht ihm eine persönliche Note.

Beispiel: „Sie haben CloudTalk, die Vertriebsabteilung, erreicht. Mein Name ist …“

3. Hilfe anbieten

Drücken Sie nach der Einleitung Ihre Bereitschaft aus, zu helfen. Eine einfache Frage fordert den Anrufer auf, sein Anliegen zu nennen, und zeigt Ihre Bereitschaft zu helfen.

Beispiel:„Wie kann ich Ihnen heute helfen?„

4. Klare Anleitungen anbieten

Leiten Sie den Anrufer durch das weitere Vorgehen. Klarheit ist das A und O, ganz gleich, ob Sie durch ein Telefonmenü navigieren oder alternative Kontaktmöglichkeiten ausloten wollen.

Beispiel: „Wenn Sie wegen einer bestehenden Bestellung anrufen, drücken Sie bitte die 1. Wenn Sie Hilfe bei der Aufgabe einer neuen Bestellung benötigen, drücken Sie bitte die 2. „

5. Erwähnen Sie die Reaktionszeit und geben Sie einen Aufruf zum Handeln

Für den Anrufer ist es hilfreich zu wissen, wann er mit einer Rückmeldung rechnen kann. Geben Sie daher eine voraussichtliche Antwortzeit an. Geben Sie auch eine Aufforderung zum Handeln an, z. B. eine Nachricht zu hinterlassen oder nach der Identität des Anrufers und dem Grund für seine Kontaktaufnahme zu fragen.

Beispiel: „Ich werde mich innerhalb von 24 Stunden bei Ihnen melden.“ / „Bitte hinterlassen Sie eine Nachricht nach dem Signalton. Nennen Sie Ihren Namen und den Grund Ihres Anrufs.„

6. Vereinfachen und fokussieren

Halten Sie Ihre Begrüßung klar und auf den Punkt gebracht. Versuchen Sie, innerhalb von 20-25 Sekunden das Nötigste mitzuteilen und vermeiden Sie übermäßig komplexe Sätze oder Branchenjargon, der den Anrufer verwirren könnte.

7. Verwenden Sie einen professionellen Tonfall

Verwenden Sie bei der Begrüßung einen professionellen Ton. Dazu gehört, dass Sie höflich sind, eine angemessene Sprache verwenden und ein positives Auftreten an den Tag legen.

Je nach Situation können Sie auch Folgendes angeben:

• Eine Entschuldigung für Ihre Abwesenheit und eine kurze Erklärung;
• Danken Sie dem Anrufer, dass er sich die Zeit genommen hat, eine Nachricht zu hinterlassen;

PRO TIPP: Wenn Sie Anrufer in verschiedenen Zeitzonen haben, sollten Sie unbedingt Ihre Geschäftszeiten und Ihre Zeitzone angeben, damit Sie präzise kommunizieren und Erwartungen festlegen können.

27 Skripte für professionelle Voicemail-Grüße für Unternehmen

Entdecken Sie unsere kuratierte Sammlung von 27 professionellen Voicemail-Ansagen für Unternehmen, von denen jede einzelne Effizienz, Herzlichkeit und Professionalität vermittelt. Diese Beispiele sorgen dafür, dass sich Ihre Kunden wertgeschätzt fühlen, auch wenn Sie nicht ans Telefon gehen können.

Voicemail-Ansagen für Unternehmen

1. Standard-Voicemail-Nachricht für Unternehmen

Dies ist eine Ansage, die abgespielt wird, wenn Sie bei der Arbeit sind, aber aus irgendeinem Grund gerade nicht verfügbar sind. Zum Beispiel, wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen.

Sie können es länger halten, aber immer noch die empfohlene Rate von maximal 30 Sekunden einhalten.

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben<erreicht , Name des Unternehmens>. We are sorry, but we can’t take your call right now. Please leave your name, contact information, and the reason for reaching out. One of our team members will be in touch with you as soon as possible. You may also visit our website [company website URL] für weitere Optionen. Vielen Dank, dass Sie uns kontaktiert haben.“

2. Persönliche Voicemail-Nachricht in der Warteschleife

Das hört der Kunde, wenn er sich in die Warteschlange einreiht, da alle Ihre Mitarbeiter gerade einen anderen Fall bearbeiten. Die Kunden können in der Warteschlange warten oder gleich eine Voicemail hinterlassen.

BEISPIEL: “ Sehr geehrter Anrufer, es tut uns leid, aber alle unsere Agenten sind derzeit beschäftigt. Bitte bleiben Sie in der Leitung, und ein Mitarbeiter wird Ihren Anruf so schnell wie möglich entgegennehmen. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen. Vielen Dank für Ihre Geduld.“

3. Abwesenheitsnachricht auf dem Anrufbeantworter

Wenn Ihr Team abwesend ist, empfehlen wir Ihnen, spezielle Nachrichten für diese Zwecke zu erstellen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie Ihren Kunden mitteilen möchten, dass Ihr Büro zu bestimmten Geschäftszeiten erreichbar ist. Auf diese Weise schaffen Sie eine Erwartungshaltung, wann Ihre Kunden Sie erreichen können oder wann sie Sie erreichen können.

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben<erreicht , Name des Unternehmens>. We are currently not able to answer your call. Our standard opening hours are from 9 am to 5 pm, from Monday until Friday.

Besuchen Sie unsere Webseite, um weitere Informationen zu erhalten. Wenn Sie uns eine Nachricht hinterlassen möchten, geben Sie bitte Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs an. Wir werden Sie zurückrufen. Wir danken Ihnen.“

4. Voicemail-Ansagen für Anrufe, die nach den Geschäftszeiten eingehen

Für die Momente, in denen Kunden oder Klienten außerhalb Ihrer regulären Geschäftszeiten anrufen, ist es wichtig , eine Begrüßung zu haben, die sie darüber informiert, wann sie eine Antwort erwarten können.

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf [company name]. Our office is currently closed. Our business hours are from [start time] zu [end time], Montag bis Freitag.

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Wir rufen Sie zurück, sobald unser Büro wieder geöffnet ist. Für weitere Informationen besuchen Sie unsere Webseite unter [website URL]. Thank you!“

5. Voicemail-Ansagen für Ihre geschäftliche Handynummer

Wenn Sie ein Geschäftshandy benutzen, möchten Sie eine professionelle und dennoch persönliche Begrüßung. Dieses Beispiel schafft die richtige Balance:

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben die [your name] mit [company name]. I’m currently unavailable to take your call. Please leave your name, number, and a detailed message, and I’ll return your call as soon as I can. Thank you for reaching out, and I look forward to speaking with you soon.“

6. Prompte E-Mail-Antwort Voicemail

Wenn E-Mail Ihre bevorzugte Kontaktmethode ist, sollten Sie dies auch in Ihrer Voicemail zum Ausdruck bringen, um die Hörer zu ermutigen, sie zu nutzen.

Dieses Skript preist die E-Mail als schnelleren und effizienteren Kommunikationskanal an und leitet die Anrufer dazu an.

BEISPIEL: „Hallo, hier ist [name] von [company]. Wenn Sie eine sofortige Antwort wünschen, senden Sie mir bitte eine E-Mail an [insert email address]. Ich garantiere Ihnen eine Antwort bis zum Ende des nächsten Arbeitstages. Wenn Ihr Anliegen nicht dringend ist, hinterlassen Sie bitte Ihre Kontaktdaten, und ich werde mich bei Ihnen melden. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.“

7. Voicemail-Nachricht zur Weiterleitung bestimmter Anfragen

Um zu vermeiden, dass Sie Zeit mit Anrufen verbringen, die besser von jemand anderem oder auf anderem Wege bearbeitet werden könnten, bietet diese Voicemail-Nachricht klare Anweisungen für häufige Fragen.

BEISPIEL: „Hallo, hier ist [your name]. Für Anfragen über [X reason]sollten Sie sich an folgende Adresse wenden [alternate contact] oder [besuchen Sie unsere Webseite, senden Sie eine E-Mail]. For everything else, please leave your name and a short message, and I promise to return your call within [one to three] Arbeitstag[e]„.

8. Informatives Voicemail-Skript für allgemeine Anfragen

Dieses Voicemail-Skript sollte Anrufer effizient zu den am häufigsten gewünschten Informationen leiten und sowohl dem Anrufer als auch Ihrem Team Zeit sparen. Es bietet einen unkomplizierten Weg, um Informationen zu erhalten und bietet gleichzeitig die Möglichkeit, bei Bedarf persönlich Kontakt aufzunehmen.

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben eine Verbindung mit [company]. For details on [X], unsere [Facebook-Seite, Webseite des Unternehmens, usw.] ist eine großartige Ressource. Möchten Sie mehr erfahren über [Y]? Prüfen Sie [bestimmte Seite auf unserer Website, unser YouTube-Kanal, usw.].

Wenn Sie weitere Fragen haben oder einfach nur mit jemandem aus unserem Team sprechen möchten, hinterlassen Sie bitte Ihren Namen und Ihre Kontaktnummer, und wir werden uns umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen.“

9. Anfrage nach einer günstigen Rückrufzeit

Teilen Sie Ihren Anrufern mit, dass Sie gerne ein Gespräch führen möchten, indem Sie sie bitten, eine bevorzugte Zeit für einen Rückruf zu hinterlassen. So zeigen Sie, dass Sie keine Gelegenheit für ein Gespräch verpassen möchten.

BEISPIELE: „Hallo, hier ist [company name]. Sorry we missed your call! We’d love to get back to you. Kindly leave your name, phone number, why you’re calling, and when the best time to return your call would be – we want to make sure we catch you next time. Looking forward to speaking with you soon.“

„Danke für Ihren Anruf [your company]. Wir freuen uns darauf, mit Ihnen zu sprechen. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und den Grund Ihres Anrufs, damit wir Sie zurückrufen können, sobald wir verfügbar sind. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag.“

Urlaub, Feiertage und Voicemail-Grüße hinterlassen

10. Urlaubs-Voicemail-Nachricht

Unternehmen arbeiten in der Regel nicht während der Feiertage, wie Weihnachten oder Ostern. Sie müssen einen Kunden informieren, wann Sie wieder zurück sind.

Diese Begrüßung kann auch etwas informeller ausfallen, da die Feiertage eine fröhliche Zeit des Jahres sind.

BEISPIEL: „Hallo, <Firmenname/Name des Teams> ist aus bis [date]. We’ll make sure to call you back straight away when we return. If your request is urgent, leave us an email at [company email address]. Thank you. Have a lovely holiday.”

11. Elternurlaub Voicemail

Ah, die Freude, ein neues Familienmitglied willkommen zu heißen! Wenn Sie Elternzeit genommen haben, sollten Sie ein Skript für Ihre Voicemail verwenden, das die Anrufer an einen anderen Ansprechpartner weiterleitet und gleichzeitig ein wenig von Ihrer Persönlichkeit zeigt.

Sie müssen sich nicht an einen förmlichen Ton halten, sondern können die Nachricht an Ihren Stil anpassen.

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben die [your name and title]. I’m currently out on parental leave until [date]. In the meantime, please direct all phone calls to [alternate contact name] unter [phone number] und E-Mails an [email address]. Thanks, and I’ll see you in [month you’ll be back in the office].“

12. Abenteuerliche Urlaubs-Voicemail-Nachricht

Um Ihrer Urlaubsnachricht einen Hauch von Humor zu verleihen, können Sie das angegebene Beispiel anpassen. Auf diese Weise können Sie Ihren Anrufern auf unterhaltsame Weise von Ihren Eskapaden erzählen. Vergessen Sie nicht zu erwähnen, wann Sie sich wieder melden werden.

BEISPIEL: „Hallo, hier ist [your name]. I’m off on an adventure, maybe [Trekking durch Südamerika, Navigation durch den dichten Dschungel von Borneo, Schnorcheln mit Walen auf den Galapagos-Inseln] – oder vielleicht auch [Kampf gegen den Jetlag, Suche nach ‚Sind schwarze Skorpione tödlich‘ oder auf der Suche nach einem extra starken After-Sun-Film].

Ich werde unerreichbar sein, bis [date]. Please leave your name and the reason for your call, and I’ll contact you as soon as I’m back.“

13. Rücktritt Voicemail

Wenn Sie sich neuen Möglichkeiten zuwenden möchten, ist es hilfreich, ein Skript für Ihre Sprachnachricht für Ihr ehemaliges Unternehmen bereitzuhalten, das die Anrufer auf positive und informative Weise über Ihren Weggang informiert. Eine persönliche Notiz über die „Jagd nach neuen Abenteuern“ verleiht Ihnen eine freundliche Note und vermittelt die Vorfreude auf Ihr nächstes Kapitel.

BEISPIEL: “ Hallo, [Person’s name] jagt neuen Abenteuern hinterher und ist nicht mehr bei [Company name]. Please forward all future requests to [new or interim person’s name] unter [phone number]. Thank you for calling!“

Voicemail-Ansagen für bestimmte Unternehmen

14. Voicemail-Ansagen für die Vertriebsmitarbeiter

Für Vertriebsprofis ist es wichtig, den richtigen Eindruck zu hinterlassen.

Diese Begrüßung ermutigt potenzielle Kunden, ihre Daten zu hinterlassen, damit wir sie umgehend kontaktieren können:

BEISPIEL: „Hallo und vielen Dank für Ihren Anruf bei der Verkaufsabteilung von [company name]. All of our sales professionals are currently assisting other customers, or you’ve called outside of our regular business hours, which are [start time] zu [end time].

Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und eine kurze Nachricht darüber, was Sie suchen. Wir rufen Sie dann gerne zurück und helfen Ihnen weiter. Vielen Dank für Ihr Interesse [company name] für Ihre Bedürfnisse.“

15. Voicemail-Ansagen für Arztpraxen

In einer Arztpraxis muss eine Voicemail-Ansage ein Gleichgewicht zwischen Dringlichkeit und Anweisungen für Nicht-Notfallsituationen herstellen.

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf [medical office/doctor’s name]. We are currently unavailable to take your call. If this is a medical emergency, please dial 911 or go to your nearest emergency room.

Für Terminvereinbarungen und alle anderen Anfragen hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer und eine kurze Nachricht, und wir werden Sie so schnell wie möglich kontaktieren. Unsere regulären Bürozeiten sind [hours and days]. Thank you for calling [medical office/doctor’s name].“

16. Voicemail-Grüße für Immobilienmakler

Für Immobilienmakler kann eine gute Voicemail-Ansage der Beginn einer neuen Kundenbeziehung sein. Dieses Beispiel lädt potenzielle Käufer und Verkäufer dazu ein, ihre Daten zu hinterlassen:

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben die [your name], Ihr engagierter Immobilienmakler bei [real estate company]. I’m currently assisting another client or out of the office.

Ihr Anruf ist für mich sehr wichtig. Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktdaten und Einzelheiten zu der Immobilie, für die Sie sich interessieren, und ich werde mich so schnell wie möglich bei Ihnen melden. Danke, dass Sie sich für [real estate company], wo wir Ihren Wohntraum Wirklichkeit werden lassen.“

17. Voicemail-Ansage für Anwaltskanzleien

In einer Anwaltskanzlei sollten die Voicemail-Ansagen Professionalität und Vertraulichkeit vermitteln. Hier ist ein Beispiel, das beides erfüllt:

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf [law firm name]. Our office is currently closed, or we’re in a consultation. Please leave your name, contact information, and the nature of your legal inquiry after the beep.

Wir behandeln jeden Anruf mit Vertraulichkeit und Priorität. Wir rufen Sie während unserer nächsten Geschäftszeiten zurück, die da sind [hours and days]. Thank you for choosing [law firm name]Ihre rechtlichen Bedürfnisse haben bei uns oberste Priorität.“

18. Voicemail-Ansage für kleine Unternehmen und Startups

Für kleine Unternehmen und Startups ist jeder Anruf eine potenzielle Gelegenheit, Beziehungen aufzubauen, Ihr Netzwerk zu erweitern oder einen Verkauf zu tätigen. Eine prägnante, freundliche Voicemail-Begrüßung kann einen großen Unterschied machen, denn sie zeigt Professionalität und Herzlichkeit, selbst wenn Sie den Hörer nicht abnehmen können.

Es ist Ihre Chance, einen positiven Eindruck zu hinterlassen, zu weiterem Engagement zu ermutigen und wichtige Informationen kurz und bündig zu vermitteln.

BEISPIEL: „Hallo! Sie haben erreicht [Your Business Name]. We’re all hands on deck right now, bringing you the best [product/service] möglich und kann nicht zum Telefon greifen.

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und eine kurze Nachricht. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen! Besuchen Sie auch unsere Webseite unter [Website URL] für schnelle Informationen. Danke für Ihren Anruf [Your Business Name], wo große Ideen und großartiger Service aufeinander treffen. Wir sprechen uns bald!“

19. Voicemail-Begrüßung für das Gastgewerbe und die Dienstleistungsbranche

Mit einer gut formulierten Begrüßung können Sie Ihren Anrufern versichern, dass ihre Zufriedenheit und ihr Komfort für Sie an erster Stelle stehen, auch wenn Sie nicht ans Telefon gehen können.

Es ist eine Gelegenheit, Herzlichkeit, Professionalität und das Wesen Ihres Services zu vermitteln und gleichzeitig wichtige Informationen zu liefern.

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name], wo Ihre Erfahrung unsere oberste Priorität ist. Leider können wir Ihren Anruf im Moment nicht entgegennehmen. Wir sind wahrscheinlich mit anderen Gästen oder Kunden beschäftigt.

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wenn Sie anrufen, um eine Reservierung vorzunehmen oder zu ändern, sich über unsere Dienstleistungen zu erkundigen oder spezielle Wünsche zu äußern, möchten wir diese gerne hören und versprechen, uns so schnell wie möglich bei Ihnen zu melden.

Wenn Sie sofortige Hilfe benötigen oder mehr über unsere Dienstleistungen und Angebote erfahren möchten, besuchen Sie bitte unsere Webseite unter [Website URL]. Thank you for choosing [Your Company Name]und wir freuen uns darauf, Ihre Erfahrung außergewöhnlich zu machen. Ich wünsche Ihnen einen schönen Tag!“

20. Voicemail-Ansage für Bildungseinrichtungen

Für Bildungseinrichtungen ist eine Voicemail-Ansage eine wichtige Anlaufstelle für Studenten, Eltern und Mitarbeiter, die sie mit wichtigen Informationen versorgen und beruhigen, wenn eine direkte Kommunikation nicht möglich ist.

Es ist eine Gelegenheit, das Engagement der Institution für Bildung und Unterstützung zum Ausdruck zu bringen und die Anrufer zu den nächsten Schritten zu führen.

BEISPIEL: „Vielen Dank für Ihren Anruf [School/College/University Name]. We’re currently unavailable, but we’ll get back to you as soon as we can. Please leave your name, contact information, and reason for calling.

Für sofortige Hilfe besuchen Sie unsere Webseite unter [Website URL] für FAQs und weitere Informationen. Wir danken Ihnen für Ihren Anruf und freuen uns darauf, Sie auf Ihrem Bildungsweg zu unterstützen.“

Voicemail-Ansagen für verschiedene Abteilungen

21. Voicemail-Ansagen für Empfänge

Der erste Eindruck zählt, und die Voicemail-Begrüßung am Empfang ist oft die erste Interaktion, die jemand mit Ihrem Unternehmen hat. Gestalten Sie sie einladend und hilfreich:

BEISPIEL: „Hallo, Sie sind an der Rezeption des [company name]. We’re currently either on another call or out of the office.

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Telefonnummer und den Grund Ihres Anrufs. Wir werden dafür sorgen, dass sich der zuständige Mitarbeiter so schnell wie möglich bei Ihnen meldet. Vielen Dank für Ihren Anruf [company name]wo wir Ihr Interesse zu schätzen wissen.“

22. Voicemail-Ansagen für die Kundenservice-Telefonnummer

Beim Kundenservice geht es darum, dass Ihre Kunden das Gefühl haben, dass Ihnen zugehört und geholfen wird, auch wenn es nur über eine Voicemail ist.

Diese Begrüßung gibt den richtigen Ton für den Kundensupport an:

BEISPIEL: „Sie haben das Kundenservice-Team erreicht unter [company name]. We’re sorry we missed your call. Our team is available from [start time] zu [end time], Montag bis Freitag.

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer und den Grund Ihres Anrufs. Einer unserer Kundendienstmitarbeiter wird sich so schnell wie möglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Danke, dass Sie sich für [company name].“

Sales Voicemail-Ansagen

23. Voicemail-Nachricht für die Verkaufsabteilung

Diese Begrüßung unterstreicht nicht nur das Engagement des Verkaufsteams für den Erfolg seiner Kunden, sondern weist auch subtil auf die hohe Nachfrage und die Effektivität seiner Dienstleistungen hin.

Das ist eine kluge Art und Weise, das Wertangebot des Unternehmens zu vermitteln und gleichzeitig die Erwartungen der Anrufer zu erfüllen.

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben sich in der Vertriebsabteilung von [Company name]. Our team members are currently assisting other clients, helping them [Ziel einfügen, z.B. „25% Wachstum durch Rationalisierung der Personalarbeit“], und kann Ihren Anruf gerade nicht entgegennehmen.

Hinterlassen Sie bitte Ihren Namen, den Namen Ihres Unternehmens und Ihre Telefonnummer, und wir werden Sie so schnell wie möglich kontaktieren. Wir freuen uns über Ihren Anruf!“

24. Markieren Sie Aktionen in Ihrer Voicemail

Informieren Sie Ihre Anrufer über aktuelle Werbeaktionen, Aktualisierungen oder die Einführung neuer Produkte. Auf diese Weise können Sie einige Ihrer Anfragen bereits im Vorfeld klären.

BEISPIEL: „Vielen Dank, dass Sie sich an uns wenden [company name]. It sounds like you’re interested in our latest [Neues Produkt, Angebot, Aktion]. We’re thrilled about it as well!

Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Kontaktnummer und die Zeit, zu der wir Sie am besten zurückrufen können. Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen und informieren Sie über die neuesten Entwicklungen bei [company name] mit Ihnen. Wir freuen uns auf ein Gespräch mit Ihnen und wünschen Ihnen einen schönen Tag!“

25. Sales Achievement Voicemail

Es ist für jeden Vertriebsprofi ein kluger Schachzug, Ihre Voicemail zu nutzen, um potenzielle Kunden zu gewinnen. Mit einem solchen Skript können Sie kurz hervorheben, wie Sie Ihren Kunden einen Mehrwert bieten, und die Anrufer an Ihr Alleinstellungsmerkmal erinnern.

Es ist auch ein cleverer Weg, um Menschen, die versehentlich Ihre Nummer gewählt haben, über Ihre Arbeit zu informieren.

BEISPIEL: „Hallo, Sie haben sich unter [your name] eingewählt . [your company]. I’m currently assisting others—possibly empowering [type of company] um [X Ergebnisse zu erzielen , wie z. B. ‚Verdoppelung der Leads in 50 Tagen‘, ‚Rekrutierung von Spitzenkräften im technischen Bereich‘, ‚Steigerung der Kundenkonversion um 25%‘].

Bitte hinterlassen Sie Ihre Kontaktdaten und lassen Sie uns herausfinden, wie wir diese Erfolge für Ihr Unternehmen wiederholen können.“

Kurze und witzige Voicemail-Grüße

26. Einfache Voicemail-Ansage

Ihre Kunden sind beschäftigt, und Sie sind es auch. Entscheiden Sie sich für diese kurzen Voicemail-Ansagen, um schnell auf das Wesentliche zu kommen und sie zu veranlassen, eine Nachricht zu hinterlassen.

BEISPIELE: „Hallo! Danke für Ihren Anruf [company name/your name]. Please leave us a brief message, and we will get back to you as soon as possible. Have a great day!”

„Sie haben die [company name]. We can’t take your call right now, let us call you back! Please leave us your name, number, the reason for your call, and the best time to call you back – we don’t want to miss you again. Talk to you soon.”

27. Lustige Voicemail-Nachricht

Wenn wir uns informell unterhalten, können Sie versuchen, Humor in Ihrer Botschaft zu verwenden. Dieser Ansatz ist sehr effektiv, um die Aufmerksamkeit der Kunden zu erhalten, da sie in der Regel amüsiert sind und wissen wollen, worauf Sie hinauswollen.

Überlegen Sie jedoch, ob diese Art der Telefonbegrüßung für Ihr Markenimage geeignet ist. Sie eignet sich vielleicht für kreative Branchen, aber nicht für rein professionelle Branchen wie die Finanzbranche.

BEISPIELE: “ Hallo, Sie haben<erreicht Ihr Name> unter <Firmenname>. We are busy saving the world by <fügen Sie hinzu, was Ihr Unternehmen am besten kann>. If you want to learn more about how we do it, please leave us your name and phone number, and we will get back to you as soon as our mission is complete. Which should be fairly soon. Thank you!”

„Das ist Bond. James Bond. Okay, es ist nicht Bond, obwohl ich wünschte, ich wäre es. Es ist wirklich [your last name], [your first name], [your last name]. I’m currently on a mission, perhaps not saving the world with MI6, but I promise to return your call by tomorrow at the latest. Hope you’re having a great day.“

8 Best Practices für Telefonansagen

Der erste Eindruck ist entscheidend, besonders am Telefon, wo Ihre Stimme und Ihr Auftreten den Ton für das gesamte Gespräch angeben. Eine professionelle und freundliche Begrüßung kann den Unterschied im Kundenservice, in Geschäftsbeziehungen und in der täglichen Kommunikation ausmachen.

Es gibt mehrere Merkmale hochwertiger Telefonansagen für Unternehmen, die Sie beachten sollten.

1. Seien Sie pünktlich und positiv

Nehmen Sie den Anruf innerhalb der ersten paar Klingelzeichen entgegen und beginnen Sie mit einem warmen, positiven Ton. Eine schnelle und fröhliche Begrüßung zeigt, dass Sie die Zeit des Anrufers zu schätzen wissen und schafft eine einladende Atmosphäre. Lächeln Sie bei der Aufnahme Ihrer Telefonansage. Es mag albern klingen, aber wenn Sie lächeln, können Ihre Zuhörer Sie als fröhlich, offen und freundlich wahrnehmen.

2. Stellen Sie sich und Ihr Unternehmen vor

Lassen Sie den Anrufer gleich zu Beginn wissen, dass er an der richtigen Adresse ist, indem Sie Ihren Namen und den des Unternehmens nennen. Dies bestätigt dem Anrufer nicht nur, dass er die richtige Nummer gewählt hat, sondern macht die Interaktion von Anfang an persönlicher.

3. Sprechen Sie deutlich und langsam

Klarheit und Tempo sind entscheidend. Sprechen Sie deutlich und in gemäßigtem Tempo, um sicherzustellen, dass der Anrufer jedes Wort versteht. Dies ist besonders wichtig in einem professionellen Umfeld, in dem Missverständnisse zu Verwirrung oder Frustration führen können.

4. Bereit sein zu helfen

Signalisieren Sie Ihre Bereitschaft zu helfen, indem Sie fragen, wie Sie dem Anrufer helfen können. Sätze wie„Wie kann ich Ihnen heute helfen?“ zeigen, dass Sie bereit sind, Unterstützung zu leisten und das Gespräch produktiv zu führen.

5. Bieten Sie Alternativen an, wenn Sie nicht verfügbar sind

Wenn die Person, die der Anrufer zu erreichen versucht, nicht erreichbar ist, ist es wichtig, alternative Kontaktmethoden anzubieten oder eine Nachricht entgegenzunehmen. Das Anbieten von Alternativen zeigt, dass Sie die Bedürfnisse des Anrufers berücksichtigen und stellt sicher, dass sein Anliegen bearbeitet wird.

6. Originell sein

Einige Sätze, wie z.B. „Ihr Anruf ist uns wichtig„, wurden schon so oft verwendet, dass sie keinen guten Eindruck mehr auf die Anrufer machen. Halten Sie die Begrüßung originell. Sie können sogar mutig sein und Humor verwenden.

7. Schonen Sie Ihr Ohr

Achten Sie darauf, dass während der Aufnahme keine Hintergrundgeräusche zu hören sind. Das kann dazu führen, dass die Voicemail-Ansage schwer zu verstehen ist. Achten Sie außerdem darauf, dass Ihre Ansagen persönlich sind und leicht zu verstehen. Sprechen Sie deutlich und langsam. Seien Sie nicht zu roboterhaft.

8. Bleiben Sie kurz und effizient

Vergessen Sie nicht, dass ein Zweck der Voicemail auch darin besteht, die Zeit der Kunden zu sparen. Vermeiden Sie 2 Minuten lange Begrüßungsansagen mit all dem unnötigen Schnickschnack, der nicht relevant ist. Halten Sie sie kurz und auf den Punkt. Die empfohlene Länge liegt zwischen 24 und 30 Sekunden, sonst könnte ein Anrufer mitten in Ihrer Nachricht auflegen.

PRO TIPP: Bei Bedarf können Sie die Qualität Ihrer Ansagen durch den Einsatz von professionellen Sprechern sicherstellen.

Einrichten von geschäftlichen Telefonansagen mit einer virtuellen Telefonanlage

Wenn Sie Probleme mit Voicemail-Ansagen haben, machen Sie sich keine Sorgen. Heutzutage können Sie sich auf virtuelle Call Center Software – wie CloudTalk – verlassen, um Ihnen zu helfen. Mit verschiedenen praktischen Tools und Funktionen, die Sie mit einem Festnetztelefon nicht nutzen können, kann sie Ihre Arbeit und die Ihres Kundensupportteams erheblich erleichtern.

Mit einer virtuellen Telefonanlage können Sie:

• Legen Sie je nach Bedarf bestimmte Gruppen fest und sortieren Sie die eingehenden Anrufe in Gruppen(Anrufumleitung). Der Anrufer wird so an den richtigen Agenten für sein Problem weitergeleitet.
• Legen Sie Ihre Geschäftszeiten innerhalb der App fest. Sie können auch festlegen, dass alle Anrufe und Nachrichten, die außerhalb der Geschäftszeiten eingehen, an eine bestimmte Nummer umgeleitet werden.
• Zeichnen Sie alle Anrufe auf, damit sie später ausgewertet werden können.

Mit Hilfe von Werkzeugen wie Cloudtalk können Sie auch beliebig viele individuelle professionelle Telefonansagen für Ihr Unternehmen einrichten und festlegen, wann diese abgespielt werden sollen.

Mit den virtuellen Telefonsystemen können Sie verschiedene andere Arten von Nachrichten vorbereiten, z. B.:

• Willkommensgruß – eine Standard-Sprachnachricht, die Kunden hören, wenn sie Ihr Call Center anrufen.
• Interactive Voice Response (IVR) – ein einfach zu bedienendes Menü, das Anrufern relevante Informationen liefert oder ihnen hilft, den richtigen Mitarbeiter/die richtige Abteilung für ein bestimmtes Problem zu finden.

Benötigen Sie eine leistungsstarke, aber einfach zu bedienende virtuelle Telefonanlage für Ihr Unternehmen?

CloudTalk ist eine fortschrittliche Software, die Ihre Voicemail-Ansagen auf ein völlig neues Niveau heben kann. Unsere Funktionen sind sowohl für große Unternehmen als auch für kleinere, wachsende Unternehmen geeignet. Sehen Sie sich alle fortschrittlichen Funktionen von CloudTalk an und testen Sie es kostenlos!

Fazit

Eine professionelle Voicemail-Ansage ist ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation Ihres Unternehmens. Die richtige Ansage kann das Image Ihres Unternehmens erheblich verbessern, Anrufern die Wichtigkeit ihres Anliegens verdeutlichen und Ihren Kundenservice optimieren.

Wenn Sie eine der 27 professionellen Voicemail-Ansagen auswählen oder anpassen, die wir Ihnen hier vorstellen, setzen Sie nicht nur einen hohen Standard für die Interaktion mit Ihren Kunden, sondern stellen auch sicher, dass jeder Anruf, auch die verpassten, positiv zum Ruf Ihres Unternehmens beiträgt.

Denken Sie daran, dass das Ziel Ihrer Voicemail-Ansagen darin besteht, jedem Anrufer das Gefühl zu geben, dass er gehört und respektiert wird, und so den Weg für eine fruchtbare zukünftige Zusammenarbeit zu ebnen.