27 تحية بريد صوتي مصممة بخبرة في مجال الاتصالات التجارية

تشير التقارير إلى أن حوالي 80% من المتصلين الذين يتم إرسالهم إلى البريد الصوتي لا يتركون رسائل. لكن تحية البريد الصوتي اللافتة للنظر ستشجعهم على القيام بذلك وكل ما عليك فعله بعد ذلك هو الرد.

البريد الصوتي هو أداة مفيدة تتيح للعملاء التفاعل معك، على الرغم من عدم تمكنهم من الوصول إليك في الوقت المحدد. قم بتحفيز عملائك على ترك رسالة لك من خلال صياغة تحيات هاتفية احترافية بارزة لا يتخلى عنها أحد.

ألا تعرف كيف يجب أن تبدو التحية الاحترافية؟ فيما يلي، ستجد 27 رسالة تهنئة مصممة بخبرة يمكنك استخدامها في مناسبات متنوعة. تابع القراءة!

الوجبات السريعة الرئيسية:

• قم بتخصيص تحيتك لتعكس شخصية علامتك التجارية وتخاطب جمهورك المحدد، مما يجعل كل متصل يشعر بالتقدير.
• الوضوح مهم: احرص على أن تكون رسالتك واضحة وموجزة، واحرص على أن يعرف المتصلون بالضبط ما هي المعلومات التي يجب أن يتركوها وما الذي يتوقعونه بعد ذلك.
• تضمين المعلومات الأساسية: اذكر دائمًا اسم شركتك وسبب عدم توفرها وطلب تفاصيل المتصل.
• توجيه المتصلين بشكل مناسب: تقديم طرق بديلة للمتصلين للعثور على المعلومات أو الحصول على المساعدة، مثل زيارة موقعك الإلكتروني.
• اتخاذ إجراء فوري: تشجيع المتصلين على ترك رسالة والتأكيد لهم على الرد في الوقت المناسب، وإظهار الاحترام لوقتهم واستفساراتهم.

ما هي تحية البريد الصوتي الجيدة للأعمال؟

التحية المثالية تكون حديثة وواضحة ودقيقة وغنية بالمعلومات. يجب أن يتضمن اسم شركتك والتعبير عن أسفك لتفويت المكالمة. كما يجب عليك مطالبة المتصل بالمغادرة:

• معلومات الاتصال بهم
• سبب اتصالهم
• أي تفاصيل أخرى قد تحتاجها للمتابعة الفعالة.

بالإضافة إلى ذلك، غالبًا ما تتضمن تحية البريد الصوتي الجيد للأعمال التجارية إطارًا زمنيًا تقديريًا لمعاودة الاتصال، مما يضع توقعات واقعية للمتصل.

من المفيد دمج طرق أو موارد بديلة للاتصال، مثل توجيه المتصلين إلى موقعك الإلكتروني للحصول على إجابات فورية للأسئلة الشائعة. يُظهر هذا النهج التزام شركتك بخدمة العملاء والكفاءة.

لماذا تعتبر تحيات البريد الصوتي مهمة؟

وفقًا لنكتافي، فإن 88% من الأشخاص الذين يبحثون عن نشاط تجاري محلي سيتصلون أو يزورون المكتب خلال 24 ساعة. ولكن إذا لم يكن لدى شركتك الكثير لتقدمه إلى جانب إشارة الانشغال، فهناك فرصة جيدة أن يغلق المتصل الخط ويبحث عن شركة أخرى.

من الواضح أنه لا يمكنك الرد على جميع مكالماتك على الفور. لهذا السبب، تحتاج إلى إعداد تحيات هاتفية احترافية للعمل.

7 عناصر رئيسية للترحيب الاحترافي عبر الهاتف

الترحيب الاحترافي عبر الهاتف هو فرصتك الأولى لتقديم صورة إيجابية وفعالة عنك أو عن شركتك. إنه يحدد نغمة التفاعل ويمكن أن يؤثر بشكل كبير على تصور المتصل.

تحيات البريد الصوتي لها بنية أساسية لما يجب أن تحتوي عليه. قد يكون اتباعها هو أساسك لتصميم رسالة مثالية.

فيما يلي المكونات الأساسية التي يجب تضمينها لتحية مهنية فعالة:

1. اخلق ترحيباً حاراً

يجب أن تكون التحية الأولية ودودة ودافئة، بحيث تُظهر للمتصل أنه موضع تقدير.

مثال على ذلك:“مرحبًا” أو“جيد [morning/afternoon/evening]”

2. عرّف عن نفسك

قدّم نفسك وشركتك أو قسمك على الفور. وهذا يؤكد للمتصل أنه وصل إلى المكان الصحيح ويضيف لمسة شخصية.

مثال على ذلك: “لقد وصلت إلى CloudTalk، قسم المبيعات. اسمي هو …”

3. عرض المساعدة

بعد المقدمة، عبّر عن استعدادك للمساعدة. سؤال بسيط يدعو المتصل إلى تحديد هدفه ويوضح استعدادك للمساعدة.

مثال:“كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟“

4. تقديم إرشادات واضحة

أرشد المتصلين إلى ما يجب فعله بعد ذلك. الوضوح هو المفتاح، سواء كان الأمر يتعلق بالتنقل في قائمة الهاتف أو استكشاف خيارات الاتصال البديلة.

مثال على ذلك: “إذا كنت تتصل بشأن طلب قائم، يُرجى الضغط على 1. إذا كنت تريد المساعدة في تقديم طلب جديد، يُرجى الضغط على 2.“

5. ذكر وقت الاستجابة وإعطاء دعوة للعمل

من المفيد للمتصل أن يعرف متى يمكن توقع الاتصال به. لذلك اذكر وقت الاستجابة المتوقع. قم أيضًا بتوفير دعوة لاتخاذ إجراء، مثل ترك رسالة أو طلب هوية المتصل وسبب اتصاله بك.

مثال: “سأعاود الاتصال بك خلال 24 ساعة.” / “من فضلك، اترك رسالة بعد الإشارة. اذكر اسمك والغرض من اتصالك.”

6. التبسيط والتركيز

اجعل تحيتك واضحة ومباشرة. حاول مشاركة ما هو ضروري في غضون 20-25 ثانية وتجنب العبارات المعقدة للغاية أو المصطلحات الصناعية التي قد تربك المتصل.

7. استخدم لهجة احترافية

استخدم نبرة احترافية في تحيتك طوال الوقت. ويشمل ذلك التحلي بالأدب واستخدام اللغة المناسبة والحفاظ على السلوك الإيجابي.

يمكنك أيضاً تضمين ما يلي، حسب الحالة:

• اعتذار عن عدم تواجدك وتفسير موجز لعدم تواجدك;
• اشكر المتصل على تخصيص الوقت لترك الرسالة;

نصيحة محترف: إذا كان لديك متصلون في مناطق زمنية مختلفة، تأكد من تضمين ساعات عملك ومنطقتك الزمنية، حتى تتمكن من التواصل بدقة وتحديد التوقعات.

27 نصًا احترافيًا للتهنئة عبر البريد الصوتي للأعمال

استكشف مجموعتنا المنتقاة من 27 تحية احترافية عبر البريد الصوتي للأعمال، صُممت كل منها لتعكس الكفاءة والدفء والاحترافية. تضمن هذه الأمثلة شعورهم بالتقدير حتى عندما لا تستطيع الرد على الهاتف.

تحيات البريد الصوتي للأعمال

1. رسالة البريد الصوتي القياسية للأعمال

هذه تحية يتم تشغيلها عندما تكون في العمل ولكنك غير متاح حالياً لأي سبب كان. على سبيل المثال، أنت تحضر اجتماعاً.

يمكنك الاحتفاظ بها لفترة أطول، ولكن بالمعدل الموصى به وهو 30 ثانية كحد أقصى.

مثال: “مرحباً، لقد اتصلت ب <اسم الشركة>. نحن آسفون، ولكن لا يمكننا الرد على مكالمتك الآن. يرجى ترك اسمك ومعلومات الاتصال بك وسبب تواصلك معنا. سيتواصل معك أحد أعضاء فريقنا في أقرب وقت ممكن. يمكنك أيضاً زيارة موقعنا الإلكتروني [company website URL] لمزيد من الخيارات. شكراً لتواصلك معنا.”

2. رسالة بريد صوتي مخصصة عند الانتظار

هذا ما يسمعه العميل عند الانتظار في طابور الانتظار نظرًا لأن جميع وكلائك يتعاملون حاليًا مع حالة أخرى. يمكن للعملاء الانتظار في قائمة الانتظار أو ترك بريد صوتي على الفور.

مثال: “عزيزي المتصل، نعتذر، ولكن جميع وكلائنا مشغولون حالياً. يُرجى البقاء على الخط، وسيقوم أحد الموظفين بالرد على مكالمتك في أقرب وقت ممكن. يمكنك أيضًا اختيار ترك رسالة. شكراً لصبرك.”

3. رسالة البريد الصوتي خارج المكتب

إذا كان فريقك بعيداً، نوصي بتخصيص رسائل محددة لهذه الأغراض. وهو مفيد بشكل خاص إذا كنت ترغب في إعلام العملاء بأن مكتبك متاح في ساعات عمل محددة. وبهذه الطريقة، فإنك تضع توقعاً للوقت الذي يمكن للعملاء الوصول إليك فيه أو متى يمكنهم الوصول إليك.

مثال: “مرحبًا، لقد وصلت إلى <اسم الشركة>. لا يمكننا حالياً الرد على مكالمتك. ساعات العمل المعتادة لدينا من 9 صباحاً إلى 5 مساءً، من الإثنين إلى الجمعة.

يمكنك زيارة موقعنا الإلكتروني للحصول على المعلومات ذات الصلة. إذا كنت ترغب في ترك رسالة لنا، يُرجى ذكر اسمك ورقمك وسبب اتصالك. سنعاود الاتصال بك. شكراً لك.”

4. تحيات البريد الصوتي للمكالمات الواردة بعد ساعات العمل

بالنسبة لتلك اللحظات التي يتصل فيها العملاء أو الزبائن خارج ساعات العمل المعتادة، من المهم أن يكون لديك تحية تُعلمهم بالوقت الذي يمكنهم فيه توقع الرد.

مثال: “شكراً على اتصالك [company name]. مكتبنا مغلق حالياً. ساعات عملنا من [start time] إلى [end time]من الإثنين إلى الجمعة.

يُرجى ترك اسمك ورقم هاتفك ورسالة مختصرة، وسنعاود الاتصال بك عند إعادة فتح مكتبنا. لمزيد من المعلومات، يرجى زيارة موقعنا الإلكتروني على [website URL]. شكراً لك!”

5. تحيات البريد الصوتي لرقم هاتفك الخلوي الخاص بشركتك

عندما تستخدم هاتفاً خلوياً خاصاً بالعمل، فأنت تريد تحية احترافية وشخصية في نفس الوقت. يحقق هذا المثال التوازن الصحيح:

مثال: “مرحباً، لقد وصلت إلى [your name] مع [company name]. أنا غير متاح حالياً للرد على مكالمتك. يرجى ترك اسمك ورقمك ورسالة مفصلة وسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن. أشكرك على تواصلك معي، وأتطلع إلى التحدث معك قريباً.”

6. الرد الفوري على البريد الإلكتروني البريد الصوتي

إذا كان البريد الإلكتروني هو وسيلة الاتصال المفضلة لديك، فاجعل بريدك الصوتي يعكس ذلك لتشجيع المستمعين على استخدامه.

يروج هذا البرنامج النصي للبريد الإلكتروني كقناة اتصال أسرع وأكثر كفاءة، ويوجه المتصلين نحوها.

مثال على ذلك: “مرحبًا، هذا هو [name] من [company]. وللحصول على رد فوري، يرجى مراسلتي عبر البريد الإلكتروني على [insert email address] ، وأضمن لك الرد بحلول نهاية يوم العمل التالي. إذا لم تكن مشكلتك عاجلة، يُرجى ترك معلومات الاتصال بك، وسأعاود الاتصال بك. أتمنى لكم يوماً جميلاً.”

7. رسالة البريد الصوتي لتوجيه استفسارات محددة

لتجنب قضاء الوقت في المكالمات التي يمكن التعامل معها بشكل أفضل من قبل شخص آخر أو من خلال وسائل أخرى، تقدم رسالة البريد الصوتي هذه توجيهات واضحة للاستفسارات الشائعة.

مثال: “مرحبًا، أنا [your name]. للاستفسارات حول [X reason]فعليك التواصل مع [alternate contact] أو [زيارة موقعنا الإلكتروني، أو إرسال بريد إلكتروني]. أما بالنسبة لأي شيء آخر، يُرجى ترك اسمك ورسالة قصيرة، وأعدك بالرد على مكالمتك في غضون [one to three] يوم [أيام العمل].”

8. نص بريد صوتي إعلامي للاستفسارات العامة

يجب أن يوجّه نص البريد الصوتي هذا المتصلين بكفاءة إلى المعلومات الأكثر طلباً، مما يوفر الوقت لكل من المتصل وفريقك. يوفر مساراً مباشراً للحصول على المعلومات مع توفير خيار الاتصال الشخصي إذا لزم الأمر.

مثال: “مرحبًا، لقد تواصلت مع [company]. للحصول على تفاصيل حول [X]، [صفحتنا على فيسبوك، موقع الشركة الإلكتروني، إلخ.] مورد رائع. مهتم بمعرفة المزيد عن [Y]? تحقق من [صفحة محددة على موقعنا، وقناتنا على يوتيوب، وما إلى ذلك].

إذا كان لديك المزيد من الأسئلة أو كنت ترغب ببساطة في التحدث مع أحد أعضاء فريقنا، يُرجى ترك اسمك ورقم الاتصال بك، وسنعاود الاتصال بك على الفور.”

9. طلب وقت مناسب لمعاودة الاتصال

أبلغ المتصلين بك برغبتك في التواصل معهم من خلال طلب ترك وقت مفضل لمعاودة الاتصال بك، مما يدل على التزامك بعدم تفويت فرصة إجراء محادثة.

أمثلة: “مرحبًا، هذا هو [company name]. نأسف لأننا فوتنا اتصالك! نود أن نعاود الاتصال بك. يُرجى ترك اسمك ورقم هاتفك وسبب اتصالك ومتى يكون أفضل وقت لمعاودة الاتصال بك – نريد أن نتأكد من أننا سنلتقي بك في المرة القادمة. أتطلع إلى التحدث معك قريباً.”

“شكراً لاتصالك [your company]. نحن نتطلع إلى التحدث معك. دعنا نعاود الاتصال بك بمجرد أن نكون متاحين من خلال ترك اسمك ومعلومات الاتصال بك وسبب اتصالك. أتمنى لك يوماً سعيداً.”

الإجازات والعطلات وترك التحية عبر البريد الصوتي

10. رسالة البريد الصوتي للعطلات

لا تعمل الشركات عادةً خلال العطلات، مثل عيد الميلاد أو عيد الفصح. تحتاج إلى إبلاغ العميل بموعد عودتك.

كما يمكن أن تكون هذه التهنئة غير رسمية بعض الشيء لأن الأعياد هي أوقات مبهجة من العام.

مثال: “مرحباً، <اسم الشركة/اسم الفريق> خارج الخدمة حتى [date]. سنحرص على معاودة الاتصال بك مباشرةً عند عودتنا. إذا كان طلبك عاجلاً، اترك لنا بريداً إلكترونياً على [company email address]. شكراً لك. استمتع بعطلة سعيدة.”

11. البريد الصوتي للإجازة الوالدية

آه، فرحة الترحيب بفرد جديد في العائلة! إذا كنت قد حصلت على إجازة والدية، ففكر في استخدام نص بريد صوتي يوجه المتصلين إلى نقطة اتصال أخرى مع إظهار القليل من شخصيتك.

ليس عليك الالتزام بنبرة رسمية؛ لا تتردد في تخصيص الرسالة لتعكس أسلوبك.

مثال: “مرحباً، لقد وصلت إلى [your name and title]. أنا حالياً في إجازة والدية حتى [date]. في غضون ذلك، يرجى توجيه جميع المكالمات الهاتفية إلى [alternate contact name] في [phone number] ورسائل البريد الإلكتروني إلى [email address]. شكراً، وسأراك في [month you’ll be back in the office].”

12. رسالة البريد الصوتي للإجازة المغامرة

لإضفاء لمسة من الفكاهة على رسالتك الصوتية الخاصة بالعطلة، لا تتردد في إضفاء طابع شخصي على المثال المذكور. إنها طريقة ممتعة لإعلام المتصلين بك بمغامراتك. تذكر أن تذكر موعد عودتك لإعادة التواصل.

مثال: “مرحباً، هذا هو [your name]. أنا خارج في مغامرة، ربما [القيام برحلات عبر أمريكا الجنوبية، أو التنقل في غابات بورنيو الكثيفة، أو الغطس مع الحيتان في جزر غالاباغوس] – أو ربما، [محاربة إرهاق السفر الشديد، أو البحث عن “هل العقارب السوداء قاتلة”، أو البحث عن واقي قوي بعد التعرض للشمس].

سأكون بعيدًا عن متناول اليد حتى [date]. يُرجى ترك اسمك وسبب اتصالك، وسأتصل بك فور عودتي.”

13. البريد الصوتي للاستقالة

عندما يتعلق الأمر بالانتقال إلى فرص جديدة، من المفيد أن يكون لديك نص بريد صوتي جاهز لشركتك التي أصبحت الآن شركة جديدة تُعلم المتصلين بمغادرتك بطريقة إيجابية وغنية بالمعلومات. إن تضمين ملاحظة شخصية حول “مطاردة مغامرات جديدة” يضيف لمسة ودية وينقل الحماس بشأن فصلك التالي.

مثال: “مرحبًا، [Person’s name] يطارد مغامرات جديدة ولم يعد مع [Company name]. يرجى إرسال جميع الطلبات المستقبلية إلى [new or interim person’s name] في [phone number]. شكراً لاتصالك!”

تحيات البريد الصوتي لشركات معينة

14. تحيات البريد الصوتي لمحترفي المبيعات

إن خلق الانطباع الصحيح أمر ضروري لمحترفي المبيعات.

تشجع هذه التحية العملاء المحتملين على ترك معلوماتهم للمتابعة الفورية:

مثال: “مرحبًا، وشكرًا لك على اتصالك بقسم المبيعات في [company name]. جميع موظفي المبيعات لدينا يساعدون حاليًا عملاء آخرين، أو أنك اتصلت خارج ساعات العمل المعتادة لدينا، وهي [start time] إلى [end time].

يُرجى ترك اسمك ومعلومات الاتصال بك ورسالة مختصرة حول ما تبحث عنه، وسنكون حريصين على معاودة الاتصال بك ومساعدتك. شكراً لك على اهتمامك [company name] لاحتياجاتك.”

15. تحيات البريد الصوتي للمكاتب الطبية

في المكتب الطبي، تحتاج تحية البريد الصوتي إلى الموازنة بين الاستعجال والتعليمات الخاصة بالحالات غير الطارئة.

مثال: “شكراً لاتصالك [medical office/doctor’s name]. نحن غير متاحين حالياً لتلقي مكالمتك. إذا كانت هذه حالة طبية طارئة، يُرجى الاتصال بالرقم 911 أو التوجه إلى أقرب غرفة طوارئ.

بالنسبة للمواعيد وجميع الاستفسارات الأخرى، يُرجى ترك اسمك ورقم الاتصال بك ورسالة موجزة، وسنتصل بك في أقرب وقت ممكن. ساعات عملنا الاعتيادية هي [hours and days]. شكراً لاتصالك [medical office/doctor’s name].”

16. تحيات البريد الصوتي لوكلاء العقارات

بالنسبة للوكلاء العقاريين، يمكن أن تكون تحية البريد الصوتي الجيدة بداية لعلاقة جديدة مع العميل. يدعو هذا المثال المشترين والبائعين المحتملين إلى ترك بياناتهم:

مثال: “مرحباً، لقد وصلت إلى [your name]وكيلك العقاري المتخصص في [real estate company]. أقوم حالياً بمساعدة عميل آخر أو خارج المكتب.

مكالمتك مهمة جداً بالنسبة لي. يُرجى ترك اسمك، ومعلومات الاتصال بك، وتفاصيل عن العقار الذي تهتم به، وسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن. شكراً لك على اختيارك [real estate company]حيث نجعل منزل أحلامك حقيقة واقعة.”

17. تحية البريد الصوتي لمكاتب المحاماة

في شركة محاماة، يجب أن تعبر تحيات البريد الصوتي عن الاحترافية والسرية. إليك مثال يقوم بكلا الأمرين:

مثال: “شكراً على اتصالك [law firm name]. مكتبنا مغلق حالياً، أو نحن في استشارة. يُرجى ترك اسمك ومعلومات الاتصال بك وطبيعة استفسارك القانوني بعد الصافرة.

نتعامل مع كل مكالمة بسرية وأولوية. سنعاود الاتصال بك خلال ساعات العمل التالية، وهي [hours and days]. شكراً لك على اختيارك [law firm name]حيث تكون احتياجاتك القانونية على رأس أولوياتنا.”

18. تحية البريد الصوتي للشركات الصغيرة والشركات الناشئة

بالنسبة للشركات الصغيرة والشركات الناشئة، فإن كل مكالمة تمثل فرصة محتملة لبناء العلاقات، أو تنمية شبكة علاقاتك، أو إجراء عملية بيع. يمكن لتحية البريد الصوتي الموجزة والودودة أن تُحدث فرقاً كبيراً، حيث تُظهر الاحترافية والدفء حتى عندما لا تستطيع الرد على الهاتف.

إنها فرصتك لترك انطباع إيجابي، وتشجيع المزيد من المشاركة، ونقل المعلومات الأساسية بإيجاز.

مثال على ذلك: “مرحباً! لقد وصلت إلى [Your Business Name]. نحن جميعاً على أهبة الاستعداد الآن، لنقدم لكم أفضل [product/service] ممكن، ولا يمكنه الرد على الهاتف.

يُرجى ترك اسمك ورقمك ورسالة مختصرة. نحن متشوقون للدردشة معك! يمكنك أيضاً زيارة موقعنا الإلكتروني على [Website URL] للحصول على معلومات سريعة شكراً على اتصالك [Your Business Name], حيث تلتقي الأفكار الكبيرة والخدمة الرائعة. سأتحدث إليك قريباً!”

19. الترحيب عبر البريد الصوتي لصناعات الضيافة والخدمات

يمكن للتحية المصممة بشكل جيد أن تطمئن المتصلين بك أن رضاهم وراحتهم على رأس أولوياتك، حتى عندما لا يمكنك الرد على الهاتف.

إنها فرصة للتعبير عن الدفء والاحترافية وجوهر خدمتك، مع توفير المعلومات الأساسية.

مثال: “شكراً على اتصالك [Your Hotel/Restaurant/Service Company Name]حيث تكون تجربتك هي أولويتنا القصوى. للأسف، لا يمكننا الرد على مكالمتك في الوقت الحالي. من المحتمل أن نساعد ضيوفاً أو عملاء آخرين.

يُرجى ترك اسمك ورقم الاتصال بك وسبب اتصالك. إذا كنت تتصل لإجراء حجز أو تغييره أو للاستفسار عن خدماتنا أو لأي طلبات خاصة، فنحن نريد أن نسمع منك ونعدك بالرد عليك في أقرب وقت ممكن.

للحصول على مساعدة فورية أو لمعرفة المزيد عن خدماتنا وعروضنا، يُرجى زيارة موقعنا الإلكتروني على [Website URL]. شكراً لك على اختيارك [Your Company Name]ونحن نتطلع إلى جعل تجربتك استثنائية. طاب يومك!”

20. تحية البريد الصوتي للمؤسسات التعليمية

بالنسبة للمؤسسات التعليمية، يعمل البريد الصوتي الترحيبي كنقطة اتصال مهمة للطلاب وأولياء الأمور والموظفين، حيث يوفر لهم المعلومات الأساسية والطمأنينة عندما يتعذر التواصل المباشر.

إنها فرصة للتعبير عن التزام المؤسسة بالتعليم والدعم مع توجيه المتصلين إلى الخطوات التالية.

مثال: “شكراً على اتصالك [School/College/University Name]. نحن غير متاحين حالياً، ولكننا سنعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن. يُرجى ترك اسمك ومعلومات الاتصال بك وسبب الاتصال.

للحصول على مساعدة فورية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني على [Website URL] للأسئلة الشائعة والمزيد من المعلومات. نحن نقدر اتصالك ونتطلع إلى دعم رحلتك التعليمية.”

تحيات البريد الصوتي للأقسام المختلفة

21. تحيات البريد الصوتي للاستقبالات

الانطباعات الأولى لها أهميتها، وغالباً ما تكون تحية البريد الصوتي للاستقبال هي أول تفاعل لشخص ما مع شركتك. اجعله مرحباً ومفيداً:

مثال: “مرحباً، لقد وصلت إلى مكتب الاستقبال في [company name]. نحن حالياً إما في مكالمة أخرى أو خارج المكتب.

يُرجى ترك اسمك ورقم هاتفك والغرض من اتصالك، وسنتأكد من أن الشخص المناسب سيتصل بك في أقرب وقت ممكن. شكراً لاتصالك [company name]حيث يكون اهتمامك محل تقديرنا.”

22. تحيات البريد الصوتي لرقم هاتف خدمة العملاء

تتمحور خدمة العملاء حول التأكد من أن عملاءك يشعرون بأنك تسمعهم وتساعدهم، حتى لو كان ذلك من خلال البريد الصوتي.

تحدد هذه التحية النغمة الصحيحة لدعم العملاء:

مثال: “لقد تواصلت مع فريق خدمة العملاء في [company name]. نأسف لأننا فوتنا اتصالك. فريقنا متاح من [start time] إلى [end time]من الإثنين إلى الجمعة.

يرجى ترك اسمك ورقم الاتصال وسبب اتصالك، وسيقوم أحد ممثلي خدمة العملاء لدينا بالرد عليك في أقرب وقت ممكن. شكراً لك على اختيارك [company name].”

تحيات البريد الصوتي للمبيعات

23. رسالة البريد الصوتي لقسم المبيعات

هذه التحية لا تؤكد فقط على تفاني فريق المبيعات في إنجاح العملاء، ولكنها أيضًا تلمح بمهارة إلى ارتفاع الطلب على خدماتهم وفعاليتها.

إنها طريقة ذكية لتوصيل عرض القيمة الذي تقدمه الشركة مع إدارة توقعات المتصلين.

مثال: “مرحبًا، لقد قمت بالاتصال بقسم المبيعات في [Company name]. يقوم أعضاء فريقنا حالياً بمساعدة عملاء آخرين، ومساعدتهم على [أدرج هدفًا، مثل “تحقيق نمو بنسبة 25% من خلال تبسيط عمليات الموارد البشرية”]، ولا يمكنني الرد على مكالمتك الآن .

يرجى ترك اسمك واسم شركتك ورقم هاتفك، وسنتواصل معك في أقرب وقت ممكن. نحن نقدر اتصالك!”

24. تسليط الضوء على العروض الترويجية في بريدك الصوتي

قم بإبلاغ المتصلين بالعروض الترويجية الحالية أو التحديثات أو أي منتجات جديدة يتم إطلاقها. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى الرد على بعض استفساراتهم بشكل ملائم مقدمًا.

مثال: “شكراً لتواصلك مع [company name]. يبدو أنك مهتم بأحدث إصداراتنا من [منتج جديد، صفقة، عرض، عرض]. نحن سعداء بذلك أيضاً!

يُرجى ترك اسمك ورقم الاتصال بك والوقت الأنسب لنا لمعاودة الاتصال بك. نحن حريصون على الإجابة على أي أسئلة قد تكون لديكم ومشاركة آخر التحديثات من [company name] معك. نتطلع إلى التحدث معك ونتمنى لك يومًا رائعًا!”

25. البريد الصوتي لإنجاز المبيعات

يعد استخدام بريدك الصوتي لرعاية العملاء المحتملين المحتملين خطوة ذكية لأي محترف مبيعات. يتيح لك هذا البرنامج النصي تسليط الضوء بإيجاز على القيمة التي تضيفها لعملائك، وتذكير المتصلين بعرض البيع الفريد الذي تقدمه.

إنها أيضًا طريقة ذكية لإعلام الأشخاص الذين ربما اتصلوا برقمك عن طريق الخطأ بما تفعله.

مثال: “مرحبًا، لقد قمت بالاتصال ب [your name] على [your company]. أنا أساعد الآخرين حاليًا – ربما أساعد الآخرين – في تمكين [type of company] لتحقيق [نتائج [X، مثل “مضاعفة العملاء المحتملين في 50 يومًا”، و”توظيف مواهب هندسية من الدرجة الأولى”، و”زيادة تحويل العملاء بنسبة 25%”].

يُرجى ترك تفاصيل الاتصال بك، ودعنا نستكشف كيف يمكننا تكرار هذه النجاحات في أعمالك.”

تحيات البريد الصوتي القصيرة والمضحكة

26. ترحيب بسيط بالبريد الصوتي

عملاؤك مشغولون وكذلك أنت. اختر هذه التحيات الموجزة عبر البريد الصوتي للوصول إلى الجوهر بسرعة وحثهم على ترك رسالة.

أمثلة: “مرحباً! شكراً على اتصالك [company name/your name]. يُرجى ترك رسالة مختصرة وسنعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن. أتمنى لك يومًا سعيدًا!”

“لقد وصلت إلى [company name]. لا يمكننا الرد على مكالمتك الآن، دعنا نعاود الاتصال بك! يُرجى ترك اسمك ورقم هاتفك وسبب اتصالك والوقت الأفضل لمعاودة الاتصال بك – فنحن لا نريد أن نفوتك مرة أخرى. سأتحدث إليك قريباً.”

27. رسالة بريد صوتي مضحكة

عندما نتحدث بشكل غير رسمي، يمكنك محاولة استخدام الفكاهة في رسالتك. هذا النهج فعال حقًا في الحفاظ على انتباه العملاء لأنهم عادةً ما يكونون مستمتعين ويريدون سماع ما تهدف إليه.

ومع ذلك، قم بتقييم ما إذا كان هذا النوع من التحية الهاتفية مناسباً لصورة علامتك التجارية. قد تعمل مع الصناعات الإبداعية وليس المهنية البحتة، مثل التمويل.

أمثلة: “مرحبًا، لقد وصلت <اسمك> على <اسم الشركة>. نحن مشغولون بإنقاذ العالم من خلال <أضف ما تجيده شركتك>. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد عن كيفية قيامنا بذلك، يُرجى ترك اسمك ورقم هاتفك، وسنعاود الاتصال بك فور انتهاء مهمتنا. وهو ما يجب أن يكون قريباً جداً. شكراً لك!”

“هذا هو بوند. جيمس بوند حسنًا، إنه ليس بوند، على الرغم من أنني أتمنى لو كنت كذلك. إنه حقًا [your last name][your first name], [your last name]. أنا حاليًا في مهمة، ربما ليس إنقاذ العالم مع المخابرات البريطانية، لكنني أعدك بالرد على مكالمتك غدًا على أقصى تقدير. أتمنى لك يوماً سعيداً.”

8 أفضل الممارسات للمعايدات الهاتفية

الانطباعات الأولى أمر حيوي، خاصةً عبر الهاتف، حيث يحدد صوتك وطريقتك أسلوب المحادثة بأكملها. يمكن للتحية المهنية والودية أن تحدث فرقاً كبيراً في خدمة العملاء والعلاقات التجارية والتواصل اليومي.

هناك العديد من السمات التي يجب أن تضعها في اعتبارك في تحيات هاتف العمل عالية الجودة.

1. كن سريعًا وإيجابيًا

أجب على الهاتف خلال الرنات القليلة الأولى وابدأ بنبرة دافئة وإيجابية. تُظهر التحية السريعة والمبهجة أنك تُقدِّر وقت المتصل وتضفي جواً ترحيبياً. ابتسم أثناء تسجيل تحيتك الهاتفية. قد يبدو هذا الأمر سخيفاً، ولكن عندما تبتسم، يمكن للمستمعين سماعك وأنت تبتسم وأنت متفائل ومنفتح وودود.

2. عرّف عن نفسك وشركتك

في البداية، دع المتصل يعرف أنه وصل إلى المكان الصحيح من خلال ذكر اسمك واسم الشركة. وهذا لا يؤكد للمتصل أنه اتصل بالرقم الصحيح فحسب، بل إنه يضفي طابعاً شخصياً على التفاعل منذ البداية.

3. تحدث بوضوح وببطء

الوضوح والوتيرة هما العاملان الأساسيان. تحدّث بوضوح وبسرعة معتدلة لضمان فهم المتصل لكل كلمة. هذا الأمر مهم بشكل خاص في البيئة المهنية حيث يمكن أن يؤدي سوء التواصل إلى الارتباك أو الإحباط.

4. كن مستعدًا للمساعدة

أظهر استعدادك للمساعدة بالسؤال عن كيفية مساعدة المتصل. تُظهر عبارات مثل“كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟” حرصًا على تقديم الدعم وتوجيه المحادثة بشكل مثمر.

5. تقديم البدائل في حال عدم توفرها

إذا كان الشخص الذي يحاول المتصل الوصول إليه غير متاح، فمن الضروري تقديم طرق اتصال بديلة أو تلقي رسالة. يُظهر توفير الخيارات مراعاة احتياجات المتصل ويضمن التعامل مع طلبه.

6. كن أصلياً

لقد تم استخدام بعض العبارات، مثل “مكالمتك مهمة بالنسبة لنا“، مرات عديدة لدرجة أنها لم تعد تترك انطباعًا جيدًا لدى المتصلين. حافظ على التحية أصلية. يمكنك حتى أن تكون جريئاً وتستخدم الفكاهة.

7. اجعل الأمر سهلاً على الأذن

تأكد من عدم وجود ضوضاء في الخلفية أثناء التسجيل. يمكن أن يجعل ذلك من الصعب فهم تحية البريد الصوتي. احرص أيضًا على أن تكون تحياتك شخصية وسهلة الاستماع إليها. تحدث بوضوح وببطء. لا تكن آلياً جداً

8. ابق مختصراً وفعالاً

لا تنسَ أن أحد أغراض البريد الصوتي هو توفير وقت العملاء أيضًا. تجنب تسجيل تحيات طويلة مدتها دقيقتان مع كل الزوائد التي لا علاقة لها بالموضوع. اجعلها قصيرة وفي صلب الموضوع. الطول الموصى به هو ما بين 24 إلى 30 ثانية كحد أقصى، وإلا فقد يغلق المتصل الخط في منتصف رسالتك.

نصيحة محترف: إذا لزم الأمر، يمكنك ضمان جودة تحياتك باستخدام ممثلين صوتيين محترفين.

تعيين تحيات هاتف العمل مع نظام الهاتف الافتراضي

إذا كنت تعاني من مشكلة في الترحيب بالبريد الصوتي، فلا تقلق. في الوقت الحاضر، يمكنك الاعتماد على برامج مراكز الاتصال الافتراضية – مثل CloudTalk – لمساعدتك. مع وجود العديد من الأدوات والميزات المفيدة التي لا يمكنك الحصول عليها أثناء استخدام هاتف أرضي، يمكن أن يجعل مهمتك ومهمة فريق دعم العملاء أسهل بكثير.

مع نظام الهاتف الافتراضي، يمكنك:

• تعيين مجموعات محددة حسب احتياجاتك، وفرز المكالمات الواردة إلى مجموعات(إعادة توجيه المكالمات). وبالتالي، سيتم إعادة توجيه المتصل إلى الوكيل المناسب لمشكلته.
• حدِّد ساعات العمل داخل التطبيق. يمكنك أيضًا جدولة جميع المكالمات والرسائل الواردة بعد ساعات العمل ليتم إعادة توجيهها إلى رقم معين.
• سجّل جميع المكالمات بحيث يمكن تحليلها لاحقاً.

وباستخدام أدوات مثل Cloudtalk، يمكنك أيضاً إعداد أي عدد تريده من التحيات الهاتفية الاحترافية المخصصة للأعمال التجارية وتحديد موعد تشغيل كل منها.

تتيح لك أنظمة الهاتف الافتراضية إعداد أنواع مختلفة أخرى من الرسائل، مثل:

• تحية الترحيب – رسالة صوتية قياسية سيسمعها العملاء عند الاتصال بمركز الاتصال الخاص بك.
• الاستجابة الصوتية التفاعلية (IVR) – قائمة سهلة الاستخدام توفر المعلومات ذات الصلة للمتصلين أو تساعدهم على اختيار الوكيل/القسم المناسب لمشكلة معينة.

هل تحتاج إلى نظام هاتف افتراضي قوي وسهل الاستخدام لشركتك؟

CloudTalk هو برنامج متقدم قد يرتقي بتحيات بريدك الصوتي إلى مستوى جديد كلياً. تعمل ميزاتنا بسلاسة مع الشركات الكبيرة وكذلك مع الشركات الأصغر حجماً والأكثر نمواً. اطلع على جميع ميزات CloudTalk المتقدمة وجربها مجاناً!

الخاتمة

يعد وجود تحية احترافية عبر البريد الصوتي جزءًا لا يتجزأ من إطار التواصل الخاص بشركتك. يمكن للرسالة الصحيحة أن تحسّن صورة شركتك بشكل كبير، وتطمئن المتصلين على أهميتهم، وتبسّط عملية خدمة العملاء.

من خلال اختيار أو تخصيص واحدة من بين 27 تحية احترافية للبريد الصوتي التي شاركناها، فإنك لا تضع معيارًا عاليًا للتفاعل مع العملاء فحسب، بل تضمن أيضًا أن كل مكالمة، حتى المكالمات الفائتة، تساهم بشكل إيجابي في سمعة عملك.

تذكّر أن الهدف من التحية عبر البريد الصوتي هو جعل كل متصل يشعر بأنه مسموع ومحترم، مما يمهد الطريق لمشاركات مستقبلية مثمرة.