الدليل النهائي لاختيار أفضل برامج الاتصال التلقائي في 2024

تخيل موظف مركز اتصال لا يمكنه إجراء محادثات مفيدة إلا لمدة 20 دقيقة كل ساعة. عند الاتصال بالأرقام واحدًا تلو الآخر، يكونون مشغولين لمدة 40دقيقة في الساعة، مما يجعلهم عاطلين عن العمل بنسبة 33%.

ولكن مع أدوات الاتصال التلقائي، يمكنك استعادة كل ذلك الوقت الضائع من الاتصال اليدوي. تعمل هذه الأدوات على تمكين الوكلاء من زيادة إمكاناتهم إلى أقصى حد، والتواصل مع العملاء دون عناء وتعزيز الكفاءة.

ولكن ما هي برامج الاتصال التلقائي بالضبط، وكيف تعمل؟

نتعمق في هذا الأمر في هذه المقالة.

الوجبات الرئيسية:

• أدوات الاتصال التلقائي هي أدوات برمجية تعمل على أتمتة الاتصال بأرقام الهاتف، وتربط العملاء بكفاءة مع الرد الصوتي التفاعلي أو الوكيل.
• عند اختيار برنامج الطلب التلقائي، ضع في اعتبارك تكامله مع نظامك الحالي، وفعاليته من حيث التكلفة، وقابليته للتطوير، وسهولة استخدامه، وامتثاله للوائح التنظيمية.
• يقوم برنامج الاتصال الهاتفي التلقائي بتقييم مدى توفر الوكيل، والتنبؤ بالعدد الأمثل للمكالمات التي يجب إجراؤها، ومنع مشاكل التعامل مع المكالمات، وجمع البيانات الإحصائية لتحسين عملية الاتصال.

ما هو برنامج الاتصال التلقائي؟

برنامج الاتصال التلقائي أو برنامج الاتصال التلقائي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)، كما يوحي اسمه، هو برنامج يقوم بالاتصال التلقائي بأرقام الهواتف تلقائياً. بمجرد أن يتم الرد على المكالمة، يقوم النظام بتوصيل المتلقي بموظف مباشر.

فكر في الأمر كوسيلة لتسريع عملية إجراء الكثير من المكالمات الهاتفية. فبدلاً من طلب كل رقم يدوياً، يقوم برنامج الاتصال التلقائي بذلك نيابةً عنك، مما يوفر الوقت والجهد.

إذا كان نشاطك التجاري يستخدم الكثير من المكالمات الصادرة، فإن إدخال برنامج الاتصال التلقائي للتسويق عبر الهاتف يمكن أن يزيد من كفاءة الوكلاء.

فهو لا يلغي الحاجة إلى الاتصال اليدوي فحسب، بل يلغي أيضًا الحاجة إلى الاستماع إلى نغمات الاتصال أو انتظار الردود.

أنواع برنامج الاتصال التلقائي

النوعان الأساسيان من برامج الاتصال التلقائي هما برنامج الاتصال الذكي وبرنامج الاتصال التلقائي. يمكنك أن تجد في هذا الجدول أهم الاختلافات بينهما.

اعثر على برنامج طلب المبيعات المثالي لعملك!

اقرأ المقال كاملاً

كيف يعمل برنامج الاتصال التلقائي؟

هذه هي الطريقة التي يعمل بها برنامج الاتصال التلقائي:

• تقييم مدى توافر الوكلاء: يقوم برنامج الاتصال التلقائي بتقييم عدد الوكلاء الذين يعملون في مشروع ما، مع مراعاة سرعة محادثاتهم والوقت اللازم للعثور على أرقام الهواتف.

• التنبؤ باحتياجات الاتصال: باستخدام المعلومات المذكورة أعلاه، يتنبأ النظام بالعدد المناسب من المكالمات الهاتفية التي يجب إجراؤها في أي وقت ويربطها بالوكلاء المتاحين.

• منع مشاكل معالجة المكالمات: تساعد هذه العملية على منع السيناريوهات التي يقوم فيها العميل بالرد على مكالمة دون وجود وكيل متاح لمساعدته.

• إدارة المهام وجمع البيانات: تم تصميم أدوات الاتصال لإدارة مهام متعددة والتعاون مع العديد من الوكلاء، مما يتيح لهم جمع بيانات إحصائية كافية لإجراء تنبؤات دقيقة.

• التكامل والتحسين: تندمج أنظمة الاتصال هذه بسلاسة مع أنظمة إدارة علاقات العملاء، وتحدد المناطق الزمنية وتوافر الوكلاء، وتحسّن محاولات الاتصال وأوقات الانتظار وفقاً لذلك.

كيفية اختيار أفضل برامج الاتصال التلقائي لشركتك

مع وجود مجموعة واسعة من الخيارات المتاحة، كيف تضمن اختيار أفضل برامج الاتصال التلقائي لعملك؟ إليك بعض العوامل الرئيسية التي يجب مراعاتها:

التحقق من قدرات التكامل

تأكد من أن برنامج الاتصال الخاص بك يتكامل بسلاسة مع أنظمتك الحالية، مثل HubSpot أو Zendesk أو Pipedrive أو Salesforce أو Zapier، اعتمادًا على الأدوات وإدارة علاقات العملاء التي تستخدمها عادةً. يضمن التكامل السلس مع هذه الأنظمة الأساسية تدفق بياناتك بسلاسة بين الأنظمة، مما يسمح بإدارة سير العمل ومزامنة البيانات بكفاءة.

مراعاة الفعالية من حيث التكلفة

تحقيق التوازن الصحيح بين السعر والقيمة والنظر في التكلفة الإجمالية. يجب أن تفكر في كيفية استفادة وكالتك من برنامج الاتصال التلقائي من إنتاجية وكالتك وربحيتها على المدى الطويل، وتأكد من أنه يناسب ميزانيتك.

تقييم قابلية التوسع

مع نمو نشاطك التجاري، تأكد من أن برنامج الاتصال التلقائي الخاص بك يمكن أن يتوسع معه. إحصائيًا، قد يتسبب استخدام برنامج غير قابل للتوسع في خسارة ما يصل إلى 28% من إيراداتك. ابحث عن الخيارات التي يمكن أن تنمو معك، وتدعم احتياجاتك المتزايدة بسهولة. يضمن الحل القابل للتطوير قدرة برنامج الاتصال التلقائي على استيعاب أحجام المكالمات المتزايدة ومتطلبات العمل المتطورة دون المساس بالأداء أو تكبد تكاليف إضافية.

إعطاء الأولوية لسهولة الاستخدام

حافظ على تناغم فريقك مع واجهة سهلة الاستخدام. اختر برنامجاً سهل التنقل، مما يقلل من وقت التدريب ويزيد من الإنتاجية. تعمل الواجهة البديهية على تبسيط عملية الاتصال، مما يسمح لفريقك بالتركيز على مهامهم دون أن يعيقهم البرنامج المعقد.

ضمان الامتثال

حافظ على الانسجام مع اللوائح. تأكَّد من أن برنامج الاتصال التلقائي الخاص بك يفي بجميع متطلبات الامتثال، مما يحمي كلاً من عملك وعملائك. تحقَّق من التزام برنامج الاتصال التلقائي بالمتطلبات التنظيمية، بما في ذلك قوانين حماية البيانات ولوائح التسويق عبر الهاتف، لتجنب المشكلات القانونية المحتملة والحفاظ على الممارسات التجارية الأخلاقية.

التركيز على الميزات

عند اختيار أفضل برامج الاتصال التلقائي لشركتك، فإن الميزات ضرورية لتعزيز الكفاءة وتحسين اتصالات العملاء. على سبيل المثال، تشمل الميزات الرئيسية في برنامج الطلب التلقائي لمراكز الاتصال، على سبيل المثال، تفريغ البريد الصوتي، وإمكانيات تسجيل المكالمات، ومراقبة المكالمات.

أفضل 11 حلًا للاتصال التلقائي في 2024

هل أنت جاهز لإعداد جهاز الاتصال التلقائي؟

بعبارات بسيطة، تُعد برامج الاتصال التلقائي بمثابة مساعدين أذكياء لفرق المبيعات. فهي تقوم بالمهمة الشاقة المتمثلة في الاتصال بالأرقام تلقائيًا، مما يتيح للوكلاء التحدث إلى العملاء بشكل أكبر.

هناك أنواع مختلفة، لكل منها طريقته الخاصة في مساعدة العملاء.

ولكن من المهم استخدامها بمسؤولية، واتباع القواعد للتأكد من عدم إزعاج العملاء. اختر ما سيكون أفضل مساعد لعملك.

حدد موعداً لمكالمة مجانية لمعرفة المزيد والعثور على الحل الأمثل لفريقك.