11 طريقة لتحسين استراتيجية مكالماتك الصادرة

يسمح لك الاتصال الخارجي بالتواصل المباشر مع العملاء المحتملين وتقديم المنتجات أو الخدمات وبناء العلاقات التي يمكن أن تؤدي إلى تحويلات ناجحة.

في العصر الرقمي الذي ينشغل فيه المستهلكون بالتسويق الرقمي، تبرز المكالمات الصادرة المصممة جيدًا والمخصصة والمصممة خصيصًا لتلفت انتباه المستهلكين. وبالتالي، فإن تحسين استراتيجية المكالمات الصادرة أمر ضروري لنجاح الشركات والحفاظ على قدرتها التنافسية.

الوجبات الرئيسية:

• تعالج استراتيجية الاتصال الخارجي المصممة بشكل جيد قضايا مثل تحسين معدلات التحويل وتعزيز رضا العملاء بشكل عام من خلال التفاعلات الشخصية وحل المشكلات بكفاءة.
• تتيح استراتيجية المكالمات الصادرة المشاركة الاستباقية مع العملاء، وتعزيز توليد العملاء المحتملين، وإثراء التفاعل مع العملاء، وزيادة المبيعات، وتوفير رؤى قيمة، وتعزيز التعرف على العلامة التجارية.
• لقياس فعالية استراتيجية الاتصال الخارجي، ركّز على معدل التحويل، ومعدل نجاح المكالمات، ومتوسط مدة المكالمة، ومقاييس توليد العملاء المحتملين، وملاحظات العملاء.
• يقدم CloudTalk برنامج مركز اتصال قائم على السحابة مع أكثر من 100 ميزات لتحسين مكالماتك الصادرة.

ما هي استراتيجية الاتصال الخارجي؟

استراتيجية الاتصال الخارجي هي أسلوب منهجي يمكنك استخدامه للاتصال بشكل استباقي بالعملاء المحتملين أو الحاليين عبر الهاتف. يهدف هذا النهج إلى تسويق المنتجات والخدمات أو جمع المعلومات لبدء المحادثات التي يمكن أن تؤدي إلى المبيعات أو تحسين العلاقات مع العملاء.

فوائد استراتيجية الاتصال الخارجي

من خلال الاستخدام الفعال للمكالمات الصادرة، يمكنك جمع تعليقات قيّمة وتحديد فرص جديدة وبناء علاقات أقوى مع العملاء.

وبفضل استراتيجية الاتصال الخارجي القوية، ستتمكن من: :

• تعزيز توليد العملاء المحتملين: يعمل الاتصال الخارجي على تحديد العملاء المحتملين وإشراكهم بشكل فعّال، مما يؤدي إلى توسيع نطاق المبيعات من خلال عملاء محتملين مؤهلين وجاهزين لمزيد من الرعاية.
• تحسين تفاعل العملاء: تتيح لك المكالمات المباشرة تفاعلات مخصصة، مما يسمح لك بتلبية احتياجات العملاء وتفضيلاتهم المحددة، وبالتالي الارتقاء بتجربة العملاء.
• زيادة فرص المبيعات: يسهّل هذا النهج الاستباقي الترويج المباشر للمنتجات والخدمات، مما يتيح فرصًا لزيادة المبيعات والبيع العابر وإتمام الصفقات بكفاءة أكبر.
• جمع الرؤى القيّمة: يوفر التفاعل مع العملاء عبر الهاتف ملاحظات ورؤى فورية حول سلوك العملاء وتفضيلاتهم ورضاهم، مما يوجه التعديلات الاستراتيجية.

تعزيز الوعي بالعلامة التجارية: تُبقي المكالمات الخارجية المنتظمة علامتك التجارية في صدارة اهتماماتك، مما يعزز وجودك في السوق ويعزز ولاء العملاء المستمر.

11 طريقة لتحسين استراتيجية الاتصال الخارجي

وسواء كنت تهدف إلى زيادة المبيعات، أو تحسين مشاركة العملاء، أو جمع الرؤى والأفكار، فإن هذه الاستراتيجيات ستوفر لك الأدوات اللازمة لتحقيق أهدافك والارتقاء بجهود التواصل مع العملاء.

#1 حلل استراتيجيتك وحدد أهدافًا واضحة

ابدأ بالتماس التعليقات على استراتيجيتك الأولية من زملائك على جميع المستويات، وكن منفتحاً على آرائهم من أجل خطة قوية.

حدد أهدافك بوضوح، مثل توليد العملاء المحتملين أو تحويل المبيعات، وحدد أهدافًا واقعية للحفاظ على تحفيز فريقك.

قم بإعادة تقييم هذه الأهداف بانتظام بناءً على الأداء وتحولات السوق.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) ضرورية لقياس النجاح. مؤشرات الأداء الرئيسية المهمة هي:

• معدل التحويل: يتم حسابه بقسمة إجمالي المكالمات على العملاء المحتملين الناجحين، مما يشير إلى عائد الاستثمار في الاستراتيجية.

المعيار المرجعي العالمي: 2.35%

• متوسط وقت المعالجة (AHT): يهدف إلى إجراء مكالمات أقصر لزيادة عدد العملاء المحتملين الذين تم الاتصال بهم.

المعيار العالمي: 6 دقائق

• درجة رضا العملاء (CSAT): تقيس درجة رضا العملاء، وعادةً ما يتم جمعها من خلال استبيانات ما بعد المكالمات أو آليات التغذية الراجعة.

المعيار العالمي: 75% – 80%

#2 الاستفادة من التكنولوجيا لتبسيط العمليات

لا يؤدي استخدام أدوات مثل برامج الاتصال التنبؤي وتكامل إدارة علاقات العملاء إلى تبسيط عملياتك فحسب، بل يعزز أيضاً من تخصيص كل محادثة. تعمل هذه التقنيات على تعزيز الكفاءة، مما يُمكِّن فريقك من المشاركة في تفاعلات أكثر تأثيراً مع العملاء المحتملين.

بالإضافة إلى الاستفادة من التكنولوجيا، يلعب التوقيت الاستراتيجي لمكالماتك دورًا حاسمًا.

حدد مواعيدها عندما يكون العملاء المحتملون متاحين ومتقبلين على الأرجح. تشير الدراسات إلى أن الفترة من منتصف إلى وقت متأخر بعد الظهر، وخاصة أيام الأربعاء والخميس، هي الأمثل. باستخدام الأداة المناسبة، يمكنك ضبط جدول مكالماتك بدقة وتحسينه لزيادة فرص التواصل مع جمهورك بفعالية.

يضمن لك هذا النهج الاستراتيجي زيادة تفاعلك إلى أقصى حد وتحسين معدل النجاح الإجمالي لحملاتك.

#3 نصوص للنجاح: الموازنة بين الهيكلية والمرونة

تعمل البرامج النصية كأساس حاسم لتوجيه المحادثات، ولكن من المهم تمكين وكلائك من المرونة اللازمة للانحراف عنها حسب الحاجة.

شجع فريقك على الاستماع بنشاط إلى ردود العملاء المحتملين وتعديل نهجهم وفقًا لذلك. تسمح هذه القدرة على التكيف للوكلاء بتكييف اتصالاتهم في الوقت الفعلي، ومعالجة مخاوف أو أسئلة أو اهتمامات محددة تظهر أثناء المكالمة.

من خلال القيام بذلك، تصبح المحادثات أكثر جاذبية وتخصيصاً، مما يعزز تجربة العملاء بشكل كبير.

#4 التأكيد على القيمة المقترحة

يجب أن يكون لدى فريقك فهم عميق للقيمة المقترحة لمنتجك أو خدمتك. يجب أن يكونوا ماهرين في الشرح الواضح لكيفية تلبيتهم لاحتياجات العملاء المحددة أو حلهم للمشاكل، وتقديم أسباب قوية وواضحة تجعلهم الخيار الأفضل في السوق.

إن تدريب فريقك على تسليط الضوء على المزايا الرئيسية وكيفية ترجمتها إلى مزايا حقيقية للعملاء يضمن لك أن تلقى رسالتك صدىً لا يُنسى.

# 5 إعطاء الأولوية للجودة على الكمية

بدلاً من مجرد السعي إلى زيادة حجم المكالمات التي يتم إجراؤها، ركز على جودة كل تفاعل لتعزيز تقدم العملاء المحتملين عبر مسار المبيعات.

تتسم المكالمات عالية الجودة بالمشاركة الهادفة، حيث يتم تصميم المحادثة وفقًا لاحتياجات العميل، ومعالجة نقاط الألم، وتقديم حلول قيّمة. تعمل هذه التفاعلات على بناء الثقة، وإظهار الخبرة، وتعزيز التواصل الذي يتجاوز علاقة المعاملات.

لتحقيق مكالمات عالية الجودة، ركّز على الإعداد الشامل والاستماع الفعّال. قبل إجراء مكالمة، قم بالبحث عن العميل المحتمل لإضفاء طابع شخصي على المحادثة، ومواءمة رسالتك مع سياقه واحتياجاته الخاصة. أثناء المكالمة، مارس الإصغاء الفعال لفهم مخاوفهم والاستجابة لها بملاءمة وتعاطف.

إن تنفيذ استراتيجية تُقدِّر الجودة على الكمية لا يزيد من احتمالية التحويلات فحسب، بل يجعلك أيضًا مستشارًا موثوقًا به وليس مجرد متصل آخر يحاول بيع شيء ما.

#6 التخصيص من خلال التجزئة

يعد تخصيص استراتيجية التواصل الخاصة بك من خلال تقسيم الجمهور تكتيكًا قويًا. من خلال تصنيف العملاء المحتملين بناءً على الخصائص الديموغرافية أو السلوكيات أو الاهتمامات، يمكنك تخصيص مكالماتك لتتجاوب بشكل أكثر فعالية مع كل مجموعة.

يضمن هذا النهج المستهدف أن يكون تواصلك وثيق الصلة بالموضوع وجذابًا، مما يعزز بشكل كبير من احتمالية المشاركة والاستجابة.

من خلال مواءمة رسائلك وعروضك مع الاحتياجات والتفضيلات المحددة لكل شريحة، فإنك تعزز روابط أقوى مع جمهورك.

# 7 تحليل المقاييس وتنقيح الاستراتيجيات

It’s vital to regularly review key performance indicators (KPIs) such as call success rates, conversion rates, and feedback. These metrics offer valuable insights that can help you adapt your scripts, call timing, and strategies, leading to better results over time.

المرونة هي مفتاح تحسين استراتيجيات المكالمات الصادرة في المشهد الديناميكي للعمليات التجارية. إذا كنت تعاني من ارتفاع معدل المشاهدات وانخفاض التحويل، فقد يكون الوقت قد حان لإعادة تقييم وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية المختلفة.

يمكن أن تختلف فعالية الأدوات والاستراتيجيات اختلافًا كبيرًا من مركز اتصال إلى آخر، مما يؤكد أهمية برمجيات مراكز الاتصال الصادرة.

Regularly gathering insights from your team and remaining adaptable allows you to discover the most effective strategy for your specific context. Stay open to change and leverage the power of outbound call center software to find the optimal strategy for your contact center.

# 8 إعطاء الأولوية للتدريب المستمر وتشجيع حلقة التغذية الراجعة

لا تقتصر الدورات التدريبية المنتظمة على تعزيز معرفة الوكلاء وإتقانهم فحسب، بل تعزز أيضاً ثقتهم ومشاركتهم. من خلال الاستثمار في تطويرهم، فإنك تعزز ثقافة التميز والقدرة على التكيف، مما يمكّن فريقك من تقديم خدمة استثنائية وتحقيق أهداف عملك بشكل أكثر فعالية.

وأنشئ أيضاً نظاماً يمكن للوكلاء من خلاله مشاركة الأفكار والملاحظات من مكالماتهم. يجلب هذا التعلم الجماعي أفكارًا لتعديل الاستراتيجيات والنصوص والنهج.

#9 استخدام برنامج الاتصال بالطاقة لأتمتة عملية الاتصال

With a Power Dialer you can reach three times more prospects per day than with a conventional dialing procedure. It automatically dials phone numbers from a predetermined list. When a call is completed, the Power Dialer immediately moves on to the next number on the list, increasing efficiency by reducing the wait time between calls. 

تسمح لك الأداة أيضاً بتعيين حملات المكالمات مع نصوص المكالمات والاستطلاعات للوكلاء وتبسيط الأعمال الإدارية التي تستغرق وقتاً طويلاً أو المتكررة.

اطّلع على المزيد حول برنامج Power Dialer في فيديو برنامج طلب المبيعات:

#10 استخدام النقر للاتصال لإزالة الاتصال المتكرر

If you don’t want to use an automatic dialing system, CloudTalk’s Click-to-Call feature can keep things moving quickly even if your agents are initiating their calls manually. 

بدلاً من الاضطرار إلى إدخال أرقام أرقام الهاتف يدوياً، تتيح خاصية النقر للاتصال لوكلائك النقر ببساطة على أرقام الهاتف داخل واجهة CloudTalk لبدء مكالماتهم الصادرة.

#11 استخدام أرقام خاصة بكل منطقة على حدة للحصول على معدلات التقاط أعلى

Regardless of where you’re from, odds are you’re more likely to pick up the phone if you recognize the caller’s area code. 

يتشكك الناس في أرقام الهواتف الأجنبية لأن أولاً، هناك فرصة ضئيلة فقط لمعرفة الشخص الموجود على الطرف الآخر من الخط، وثانياً، اعتماداً على شركة الاتصالات الخاصة بهم يمكن أن تترتب على هذه الأنواع من المكالمات الواردة رسوم باهظة.

With International Numbers prospects are less likely to ignore your calls. You can improve your pick-up rates significantly by calling like a local anywhere in the world.

5 طرق لقياس فعالية استراتيجية المكالمات الخارجية

يعد قياس فعالية استراتيجية الاتصال الخارجي أمرًا بالغ الأهمية لفهم تأثيرها وتحديد مجالات التحسين.

فيما يلي خمس أدوات رئيسية لقياس مدى نجاح جهودك الخارجية:

1. معدل التحويل:
يتتبع هذا المقياس النسبة المئوية للمكالمات الصادرة التي تحقق النتيجة المرجوة منها بنجاح، سواء كانت عملية بيع أو موعداً أو أي إجراء آخر محدد. يشير معدل التحويل المرتفع إلى استراتيجية اتصال أكثر فعالية، مما يعكس بشكل مباشر جودة العملاء المحتملين وكفاءة عرض المبيعات الخاص بك.

المعيار المرجعي العالمي: 2.35%

2. معدل نجاح المكالمات:
قم بقياس نسبة المكالمات التي تؤدي إلى مشاركة إيجابية، مثل إكمال المحادثة، مقارنةً بتلك التي لا تصل إلى العميل المحتمل أو تنتهي بالرفض. يساعد ذلك في تقييم مدى وصول جهودك الدعوية واستقبالها بشكل عام.

المعيار العالمي: يمكن أن يختلف بين الصناعات، بالنسبة للأعمال التجارية %-50%

3. متوسط مدة المكالمة:
يمكن أن يوفر تحليل مدة مكالماتك رؤى حول مشاركة العملاء واهتمامهم. وغالباً ما تشير المكالمات الأطول إلى مستوى أعلى من الاهتمام أو محادثة أكثر تعمقاً، مما قد يشير إلى استراتيجية مشاركة ناجحة.

المعيار العالمي 5 دقائق و2 ثانية (302 ثانية)

4. مقاييس توليد العملاء المحتملين:
تتبّع عدد العملاء المحتملين أو العملاء المحتملين الجدد الذين تم إنشاؤهم من خلال أنشطة الاتصال الخارجي. لا يقيس ذلك فعالية استراتيجية توليد العملاء المحتملين فحسب، بل يساعد أيضًا في التنبؤ بإمكانيات المبيعات المستقبلية.

المعيار العالمي: تختلف بين الصناعات.

5. ملاحظات العملاء ورضاهم:
يمكن أن يوفر جمع الملاحظات من العملاء المحتملين أو العملاء أثناء المكالمات أو بعدها رؤى قيمة حول كيفية إدراك استراتيجيتك الصادرة. يمكن أن تسلط نتائج رضا العملاء أو الملاحظات الضوء على نقاط القوة وتحديد المجالات التي تتطلب التحسين.

المعيار العالمي: 75% – 80%

من خلال مراقبة هذه المقاييس عن كثب، يمكنك تحسين استراتيجيات الاتصال الخارجي، وتعزيز تفاعلات العملاء، وفي النهاية تحقيق نتائج أفضل في المبيعات.

الخلاصة

تم تجهيز برنامج مركز الاتصال القائم على السحابة CloudTalk بأكثر من 100 ميزات متقدمة مصممة لتعزيز استراتيجية الاتصال الخارجي بشكل كبير.

من خلال واجهته سهلة الاستخدام، يمكنك تخصيص أسلوبك في الاتصال الصادر دون عناء، مما يضمن تكامل ميزاتنا بسلاسة مع تقنيات المبيعات المتنوعة.

وعلاوةً على ذلك، تم تصميم CloudTalk لينمو مع أعمالك، حيث يوفر حلولاً قابلة للتطوير تتكيف مع احتياجاتك المتزايدة.