ما هو الهاتف اللوحي: كيف يعمل ولماذا يجب عليك استخدامه

العمل عن بُعد موجود ليبقى. في الواقع، لقد نما عالميًا بنسبة 21% عن عام 2015.

نظرًا لأن الهواتف الأرضية التقليدية تقتصر في الغالب على المكتب، فقد بدأت القوى العاملة الحديثة في البحث عن بديل. وهنا يأتي دور الهواتف اللينة.

في هذه المقالة، نغطي كل ما تحتاج إلى معرفته عن الهواتف اللينة: ما هي، وفوائدها، وميزاتها الرئيسية، وكيفية اختيار المزود المناسب.

الوجبات الرئيسية:

• الهاتف اللين هو تطبيق يسمح لك بإجراء واستقبال المكالمات الهاتفية عبر الإنترنت باستخدام أجهزة مثل الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة.
• توفر الهواتف اللينة توفيراً في التكلفة، ومرونة في العمل عن بُعد، وميزات متقدمة مثل نسخ البريد الصوتي وتكامل إدارة علاقات العملاء، وقابلية التوسع بسهولة دون الحاجة إلى أجهزة إضافية.
• يمكن أن يساعدك تطبيق أفضل الممارسات، مثل استخدام سماعات رأس عالية الجودة وضمان اتصال موثوق بالإنترنت، على تحقيق جودة مكالمات مثالية وعمليات تشغيلية مبسطة.

ما هو الهاتف اللوحي؟

الهاتف اللوحي هو تطبيق يتيح لك إجراء مكالمات واستقبالها على أي جهاز متصل بالإنترنت، بما في ذلك الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمول.

على عكس الهاتف الثابت التقليدي، فهو لا يحتاج إلى معدات خاصة مثل هاتف مخصص أو بطاقة SIM. بل يحتاج فقط إلى اتصال جيد بالإنترنت.

وبهذه الطريقة، يمكن للموظفين إجراء مكالمات واستقبالها على رقم الشركة بغض النظر عن مكان وجودهم، مما يعزز العمل عن بُعد.

كيف يعمل الهاتف الذكي؟

الهاتف الافتراضي هو تطبيق أو برنامج يستخدم تقنية VoIP لإجراء واستقبال المكالمات من جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول. وهو في الأساس هاتف افتراضي يعمل باستخدام VoIP.

إنه يعمل على هذا النحو: يلتقط الجهاز صوتك ويقسمه إلى أجزاء صغيرة ويحولها إلى رموز ثنائية باستخدام برنامج ترميز.

ثم يرسل البيانات المعبأة عبر الإنترنت إلى جهاز المستلم ويفرغها ويحولها إلى صوت مسموع مرة أخرى.

الاختلافات بين الهواتف الصلبة والهواتف اللينة

يتمثل الفرق الرئيسي بين الهواتف الصلبة والهواتف اللينة في أن الهواتف الصلبة تعتمد على أجهزة أو معدات مادية، بينما تعمل الهواتف اللينة بفضل تطبيق مثبت على الكمبيوتر أو الهاتف الذكي.

ومع ذلك، يحتاج كلاهما إلى الإنترنت ويستخدمان بروتوكول VoIP للعمل.

ولكن بصرف النظر عن ذلك، ما هي الاختلافات بينهما؟ دعنا نستكشفها بالتفصيل.

ميزات

• عادةً ما تحتوي الهواتف الصلبة على ميزات ثابتة لا يمكن تعديلها إلا عن طريق تغيير الجهاز المادي.
• غالباً ما يمكن تحديث الهواتف اللينة أو ترقيتها بسهولة من خلال تغييرات البرامج أو التكوين.

التنقل

• عندما نتحدث عن الهواتف الثابتة، فإننا نشير إلى الهواتف المكتبية التقليدية أو الهواتف المكتبية التي عادةً ما تكون ثابتة في مكان واحد، مثل مكتب المكتب، ولا يمكن نقلها بسهولة.

• من ناحية أخرى، توفر الهواتف اللينة قابلية عالية للتنقل لأنه يمكن تثبيتها واستخدامها على الهواتف الذكية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة وغيرها من الأجهزة المحمولة. وهذا يعني أنه يمكن للمستخدمين إجراء مكالمات واستقبالها من أي مكان متصل بالإنترنت، سواء في المكتب أو في المنزل أو أثناء التنقل.

التكلفة

• الهواتف الصلبة أكثر تكلفة لأنها تتضمن تركيب أجهزة مادية.
• ومع ذلك، فإن الهواتف اللينة فعالة من حيث التكلفة لأنها لا تتطلب تركيب أي أجهزة جديدة. تغطي التكلفة في هذه الحالة رسوم الترخيص والخدمة فقط.

الإعداد

• يتطلب إعداد الهواتف الصلبة تركيباً مادياً يتضمن مهام مثل مد الكابلات وتهيئة الأجهزة.

• على النقيض من ذلك، فإن إعداد الهواتف اللوحية بسيط ويتطلب الحد الأدنى من المعرفة التقنية، وعادةً ما يكون مجرد تنزيل تطبيق أو برنامج.

قابلية التوسع

• تتمتع الهواتف الصلبة بقابلية محدودة للتوسع، مما يتطلب شراء وتركيب الأجهزة عند إضافة هواتف أو خطوط جديدة.
• ومع ذلك، فإن الهواتف اللينة قابلة للتطوير بدرجة كبيرة، حيث يمكن للمستخدمين إضافة خطوط هاتف والمزيد من أرقام الهواتف بمجرد طلبها من التطبيق.

لماذا يجب عليك استخدام الهاتف اللوحي؟

إذا لم تكن قد بدأت في إجراء مكالماتك باستخدام هاتف محمول بعد، فإليك 5 مزايا مقنعة لإقناعك:

#1 العمل من أي مكان

أنت غير مرتبط بالمكتب لأنك لست بحاجة إلى معدات مادية لإجراء المكالمات. طالما كان لديك جهاز مزود بالتطبيق المثبت عليه واتصال بالإنترنت، يمكنك إجراء المكالمات واستقبالها في كل مكان.

لذلك، فهو مثالي إذا كان فريقك يعمل عن بُعد أو في نموذج مختلط.

#2 توفير المال والوقت

يتم تقليل النفقات حيث لا تحتاج إلى شراء الأجهزة وتثبيتها وصيانتها باستمرار. في الواقع، يمكن للشركات توفير ما يصل إلى 50% من خلال التحول إلى الهواتف اللينة.

ونتيجة لذلك، يمكنك أيضاً توفير الوقت الذي ستقضيه في شراء المعدات وإعدادها.

بالإضافة إلى ذلك، فإن تركيب الهواتف اللينة يتم بسلاسة. لا يحتاج المهندسون إلى الحضور إلى الموقع وتعطيل العمليات.

وعلاوة على ذلك، تعمل الهواتف اللينة مع أدوات العمل الرئيسية مثل CRM، مما يتيح لك الوصول إلى بيانات العملاء المهمة دون إضاعة الوقت في التبديل بين التطبيقات.

#3 تعزيز الكفاءة

توفر الهواتف اللينة ميزات مثل خاصية النقر للاتصال وأجهزة الاتصال السريع للتعامل السريع مع المكالمات. فهي تسترجع الأرقام تلقائياً من صفحات الويب، مما يسمح للوكلاء بالتركيز على تقديم خدمة عملاء رائعة بدلاً من البحث عن المعلومات.

علاوة على ذلك، فإن الهواتف اللينة مرنة وقابلة للتطوير بسهولة لتلبية احتياجات العمل، سواء بإضافة المزيد من المقاعد أو ترقية الإمكانات. تساعد ميزات التسجيل التلقائي للمكالمات ونسخ المكالمات فرق العمل على تحسين أدائها أثناء نموها.

#4 تبسيط التواصل بين فريقك وفريقك

تسمح لك أنظمة الهاتف اللوحي بتركيز الاتصال دون استخدام أجهزة مختلفة لكل وظيفة. على سبيل المثال، يمكنك تسجيل صوت، أو حتى كتابة رسائل نصية من جهاز الكمبيوتر الخاص بك دون إضاعة الوقت في التبديل بين الأجهزة.

وعلاوة على ذلك، يمكنك دمجها مع تطبيقات إدارة علاقات العملاء مثل Hubspot أو Pipedrive للحصول على جميع بيانات المكالمات والعملاء والعملاء المحتملين في مكان واحد.

#5 اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً

تستخدم الهواتف اللينة الذكاء الاصطناعي، مما يسمح لك بتحديد الاتجاهات في مواضيع العملاء، وإنشاء ملخصات تلقائية للمكالمات، وحتى تحليل شعور العملاء أثناء المكالمة.

وبهذه الطريقة، يمكنك الوصول تلقائياً إلى بيانات قيّمة للغاية، مما يتيح لك اتخاذ قرارات مبنية على البيانات بدلاً من الحدس.

أفضل الممارسات لاستخدام الهاتف اللوحي

والآن بعد أن تعرفت على فوائد الهواتف اللينة، فقد حان الوقت لزيادة إمكاناتها إلى أقصى حد. إليك بعض النصائح الأساسية لتحسين تجربة التواصل لديك.

#1 استخدم سماعات رأس عالية الجودة مع ميكروفون

للحصول على تجربة سماعة رأس رائعة، ضع في اعتبارك هذه الأنواع من سماعات الرأس:

• سماعات USB: توفر توصيلات موثوقة ومتوافقة مع معظم الهواتف اللينة. كما أنها تتميز بإلغاء الضوضاء والصوت عالي الجودة.
• سماعات رأس أحادية: إنها مثالية للقيام بمهام متعددة، مما يسمح لك بالتواصل مع الزملاء أثناء إجراء المكالمات من خلال إبقاء أذن واحدة خالية.
• سماعات رأس ستيريو: توفر جودة صوت أفضل، وهي مثالية للتركيز على عميل واحد دون الحاجة إلى التواصل مع الزملاء.

#2 تأكد من وجود اتصال إنترنت مستقر

نظرًا لأن الهواتف اللينة تعتمد على الاتصال بالإنترنت لإجراء المكالمات واستقبالها، فمن المهم أن يكون لديك اتصال إنترنت مستقر وموثوق.

للقيام بذلك، تأكد من أن لديك مزود خدمة إنترنت موثوق به مع نطاق ترددي كافٍ.

على سبيل المثال، يستخدم CloudTalk ما يصل إلى 100 كيلوبت في الثانية لكل مكالمة، ويوصى بأن تكون سرعة التنزيل والتحميل لكل شخص 1 ميجابت في الثانية على الأقل، ومن الأفضل أن تكون 5 ميجابت في الثانية.

# 3 – تخصيص ميزات هاتفك اللوحي

يتضمن ذلك تخصيص بريدك الصوتي، وتهيئة تدفق المكالمات، وتعيين حالات التوافر (متاح، مشغول، غير متاح، غير متاح، إلخ).

وبهذه الطريقة، ستتمكن من زيادة وظائف هاتفك اللوحي إلى أقصى حد ممكن، وستصبح أكثر إنتاجية وكفاءة.

#4 استكشاف مشكلات الصوت وإصلاحها بسرعة

إذا واجهت مشاكل في جودة الصوت أو المكالمات المتقطعة، فقم باستكشاف الأخطاء وإصلاحها على الفور. إليك بعض الخطوات التي يجب اتباعها:

• تحقق من اتصالك بالإنترنت. على سبيل المثال، يمكنك تشغيل اختبارات السرعة للتأكد من استيفاء توصيات النطاق الترددي لمزود خدمة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت.
• اختبر شبكتك بحثاً عن أي مشاكل: يمكن أن يؤدي ارتفاع زمن الاستجابة/ارتعاش الشبكة أو فقدان الحزمة إلى تشويش الصوت أثناء المكالمات. إذا واجهت هذه المشاكل، فكر في ترقية البرامج الثابتة لجهاز التوجيه أو الاتصال بمزود خدمة الإنترنت (ISP).
• التمكين جودة الخدمة (QoS) على جهاز التوجيه الخاص بك. سيساعد ذلك في جعل صوت المكالمات أكثر سلاسة.

8 ميزات لا بد من اقتنائها في الهاتف اللوحي

توفر الهواتف اللينة مجموعة من الميزات التي تحسّن حياتك العملية اليومية، حيث تتيح لك إجراء المكالمات من مختلف الأجهزة باستخدام الإنترنت.

من بين كل ذلك، لا يمكنك أن تفوتك الميزات التالية:

#الرسائل النصية رقم 1

هل تعلم أن متوسط معدل فتح الرسائل النصية القصيرة يتجاوز عادةً 90%؟

بالإضافة إلى ذلك، يتيح لك إرسال الرسائل النصية القصيرة إلى عملائك باستخدام هاتفك المتحرك التواصل معهم بسهولة، بدءاً من استفساراتهم الأولية وحتى الدعم بعد البيع.

على سبيل المثال، عندما يقوم العميل بالطلب عبر الإنترنت أو عبر الهاتف، يمكنك إرسال رسالة نصية إليه لتأكيد تفاصيل طلبه (المنتج والسعر ووقت الوصول المتوقع).

باستخدام الهاتف اللين، لن تحتاج إلى التقاط هاتفك المحمول لإرسال رسالة نصية، ويمكنك أيضاً استخدام القوالب وإعداد المتابعة التلقائية بعد المكالمة أو بعد مكالمة فائتة.

#2 الإضافات

تتيح لك الإضافات إمكانية توصيل العملاء أو الموظفين بالأقسام بسرعة، لذا فهي أيضاً ضرورية في هاتفك اللين.

لا يحتاج الوكلاء إلى تذكُّر أرقام الهواتف وطباعتها يدوياً، مما يسهِّل عملية التواصل.

#3 البريد الصوتي

تأكد من أن تطبيق الهاتف اللين الخاص بك يحتوي على وظيفة بريد صوتي جيدة.

على سبيل المثال، يسمح لك البريد الصوتي في Cloudtalk بالوصول إلى تفريغ الرسائل الصوتية من خلال التطبيق واختيار الرسائل التي تريد الرد عليها.

بهذه الطريقة، لن تضطر إلى إضاعة الوقت في الاستماع إلى رسائل البريد الصوتي واحدة تلو الأخرى والرد عليها.

#رقم 4 عمليات التكامل

يساعدك ربطه بأدواتك أو إدارة علاقات العملاء (CRM) على جعل جميع بيانات عملائك مركزية وأتمتة المهام مثل المتابعة.

وبهذه الطريقة، يستجيب وكلاؤك للمشكلات ويحلونها بشكل أسرع ويكونون أكثر إنتاجية.

#5 تحويلات المكالمات #5

يتيح تحويل المكالمات للموظفين إعادة توجيه المكالمات بسرعة إلى الشخص أو القسم المناسب.

هذا يقلل من وقت انتظار العملاء ويحسن من تجربة العملاء، لذلك يجب أن تكون لديك هذه الميزة.

#6 حالة الوكيل

إذا كنت تعرف حالة وكلائك، يمكنك إعادة توجيه المكالمات بسرعة إلى الوكلاء المتاحين.

علاوةً على ذلك، فإن معرفة ما إذا كان وكلاؤك متاحين يسمح لك بتوزيع المهام بشكل عادل، مما يضمن عدم تحميل أي منهم أكثر من طاقته أو أقل من طاقته.

#7 معرف المتصل الافتراضي

تسمح تقنية معرّف المتصل للمستلم بالاطلاع على معلومات المتصل قبل الرد.

فهو يتيح لك زيادة معدلات الاستجابة من خلال إنشاء معرّف متصل خارجي افتراضي برمز منطقة محلية.

#8 3 طرق الاتصال

قد تتطلب الحالات الأكثر تعقيدًا وجود زملاء آخرين للمساعدة وفهم المشكلة.

لذلك، فإن الاتصال ثلاثي الاتجاهات أمر ضروري. مع Cloudtalk، يمكنك حتى الانضمام إلى المكالمات الهاتفية وتركها بصمت لتقييم أداء الوكيل.

كيف تختار مزود خدمة الهاتف اللوحي المناسب لأعمالك

هل قررت استخدام هاتف مرن لعملك؟ حان الوقت الآن لاختيار مزود الهاتف البرمجي المناسب.

ولكن مع وجود العديد من الخيارات، ما الذي يمكنك أن تستند إليه في اتخاذ قرارك لاختيار الأفضل؟ نقدم لك بعض النصائح:

# 1 تحقق من التوافق مع الأجهزة والأدوات

لا يعمل كل هاتف إلكتروني على كل جهاز أو نظام تشغيل، لذا تأكد من أنه متوافق مع نظامك الحالي (macOS أو Windows أو iOS أو Android).

تحقق أيضًا مما إذا كان يتكامل مع الأدوات وإدارة علاقات العملاء التي تستخدمها يوميًا.

#2 تأكد من أن لديك ما يكفي من خطوط الهاتف

من المهم أن يوفر لك مزود خدمة الهاتف الثابت خطوط الهاتف التي تحتاجها ويوفر لك المرونة لإضافة أو إزالة الخطوط حسب تغير احتياجات عملك.

#3 ابحث عن مزوِّد خدمة دعم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع

وهذا يضمن لك حل أي مشاكل على الفور، مما يمنحك راحة البال دون انتظار.

#رقم 4 الأمن

نظراً لأن الهواتف اللينة تعمل عبر الإنترنت، فهي عرضة لمخاطر أمنية مثل التصيّد الاحتيالي أو البرمجيات الخبيثة.

لذلك، من الضروري التحقق من نوع التدابير الأمنية المطبقة.

على سبيل المثال، في Cloudtalk، نوفر في Cloudtalk تشفيرًا من طرف إلى طرف بحيث لا يستطيع الوصول إليها إلا المستلم المقصود. كما نتخذ أيضاً تدابير أخرى متوافقة مع اللائحة العامة لحماية البيانات لحماية بيانات المستخدم.

#5 قابلية التوسع

ابحث عن مزوِّد خدمة الهاتف البرمجي الذي يمكن أن يتوسع مع نمو أعمالك. تأكد من أن مقدم الخدمة يقدم خطط تسعير مرنة ويمكنه إضافة مستخدمين أو حذفهم بسهولة.

#6 التقارير والتحليلات

اختر مزوِّد خدمة الهاتف المنزلي الذي يوفر إمكانات قوية لإعداد التقارير والتحليلات. يتيح لك ذلك تتبع المقاييس الرئيسية مثل حجم المكالمات ومدتها والمكالمات الفائتة لتحسين استراتيجية الاتصال الخاصة بك.

الخاتمة

باختصار، مع ازدياد شعبية العمل عن بُعد، هناك حاجة متزايدة لأدوات اتصال مرنة.

وهنا يأتي دور الهواتف اللينة. فهي خيار مناسب للميزانية وقابل للتكيف مقارنةً بالهواتف التقليدية، مما يمكّن الموظفين من العمل من أي مكان متصل بالإنترنت.

هل أنت مستعد لترقية نظام هاتفك؟ يمكنك التعامل مع أحجام المكالمات العالية دون عناء وتقديم خدمة عملاء من الدرجة الأولى مع Cloudtalk.

قم بالتبديل إلى حل Cloudtalk للهواتف اللينة اليوم.