إتقان استخدام البريد الصوتي: دليلك الشامل لفهم واستخدام البريد الصوتي

هل تعبت من فقدان التفاصيل الرئيسية من المكالمات المهمة؟ يلتقط البريد الصوتي كل رسالة مهمة، مما يضمن لك البقاء على اطلاع وتحكم في الأمور، بغض النظر عما يفوتك.

تابع القراءة لمعرفة ما هو البريد الصوتي بالضبط وكيف يمكنك استخدامه لصالحك.

الوجبات الرئيسية:

• يقوم البريد الصوتي بالتقاط المكالمات الفائتة كتسجيلات للرد عليها لاحقاً، مما يضمن التواصل المستمر وإدارة الاستفسارات بكفاءة.
• الميزات الرئيسية: يمكنك تخصيص التحية لمختلف المتصلين، واستقبال الرسائل المتزامنة، والحصول على إشعارات فورية، وإرسال الرسائل وإعادة توجيهها وتخزينها.
• إن التواصل المستمر مع جهات الاتصال الرئيسية لديك يعزز من كفاءتك التشغيلية واستراتيجية الاتصال الخاصة بك. كما أنه سيزيد من رضا العملاء.

ما هو البريد الصوتي؟

منذ أن تم تقديم البريد الصوتي في أواخر السبعينيات، جعل أنظمة الهاتف أكثر قوة ومرونة من خلال السماح بتمرير المحادثات والمعلومات بين الطرفين، حتى في حالة عدم وجودهما معاً.

البريد الصوتي هو نظام إلكتروني يقوم بتسجيل وتخزين الرسائل الصوتية المرسلة عبر الهاتف. عندما تتلقى مكالمة ولا يمكنك الرد عليها لأنك بعيدًا عن مكتبك أو لأنك في اجتماع، سيسمع المتصل تسجيلًا يدعوه لترك رسالة.

يمكنك لاحقاً الاستماع إلى الرسالة من خلال إدخال رمز معين على هاتفك. على عكس جهاز الرد على المكالمات، يمكن للبريد الصوتي التعامل مع خطوط هاتفية متعددة ويوفر ميزات أكثر تقدماً، مثل تحويل البريد الصوتي إلى البريد الإلكتروني، والوصول عن بُعد، وإعادة توجيه الرسائل ومشاركتها.

كيف يعمل البريد الصوتي؟

عندما ترغب في الاستماع إلى رسالة صوتية تركها أحد المتصلين، يمكنك استرجاعها باستخدام أجهزة مختلفة، مثل هاتفك أو حاسوبك. تقوم أنظمة البريد الصوتي الحديثة بتحديثك من خلال إخطارك كلما تلقيت رسالة جديدة.

5 أنواع من البريد الصوتي

تأتي تقنية البريد الصوتي في أنواع مختلفة، يخدم كل منها غرضاً محدداً، بدءاً من التقاط الرسائل البسيطة إلى تقديم حلول اتصالات الأعمال المعقدة. تسمح هذه المرونة للبريد الصوتي بالتكيف مع احتياجاتك والتقدم التكنولوجي.

• 1. البريد الصوتي الأساسي

تسمح هذه الخدمة القياسية التي توفرها شركات الاتصالات الهاتفية للمتصلين بترك رسائل صوتية عندما لا يتم الرد على المكالمة. وهي مثالية عندما تحتاج إلى حل بسيط لالتقاط المكالمات الفائتة دون الحاجة إلى ميزات إضافية.

• 2. البريد الصوتي المرئي

يتيح لك هذا النوع رؤية قائمة بالرسائل على جهازك واختيار الرسائل التي تريد الاستماع إليها أو حذفها دون الحاجة إلى الاتصال بنظام البريد الصوتي. يناسب هذا النوع مستخدمي الهواتف الذكية الذين يفضلون إدارة البريد الصوتي بواجهة رسومية.

• 3. البريد الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت

يمكنك استخدام تقنية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) لتلقي رسائل البريد الصوتي وتخزينها رقمياً. وغالباً ما يحتوي النظام على ميزات محسّنة مثل برنامج الاتصال الآلي والنصوص المفيدة والإشعارات الفورية أو نسخ الرسائل.

• 4. البريد الصوتي المستند إلى السحابة

توفر لك هذه الخدمة المستضافة في السحابة ميزات متقدمة مثل الوصول عن بُعد من أي جهاز متصل بالإنترنت أو تحويل البريد الصوتي إلى بريد إلكتروني. إن البريد الصوتي المستند إلى السحابة هو الخيار الأفضل لك إذا كنت بحاجة إلى المرونة واستخدام أجهزة متعددة وتريد التكامل مع الخدمات السحابية الأخرى.

• 5. البريد الصوتي الموحد للرسائل الصوتية

وهو يدمج البريد الصوتي مع أشكال أخرى من الاتصالات مثل البريد الإلكتروني والفاكس والرسائل النصية في واجهة واحدة، وغالباً ما يكون جزءاً من استراتيجية اتصالات موحدة أكبر. قد تكون مثالية لك إذا كنت ترغب في تبسيط الاتصالات وتحسين سير العمل من خلال الجمع بين الرسائل من قنوات مختلفة.

فوائد استخدام البريد الصوتي

يعمل البريد الصوتي على سد الفجوة بين التوافر والحاجة إلى الاستجابة الفورية، مما يسمح لك بالحفاظ على التواصل المستمر مع عملائك وشركاء عملك وأعضاء فريقك. يوفر البريد الصوتي أكثر بكثير من مجرد الراحة البسيطة؛ فهو يبث الحياة في عملياتك من خلال تعزيز الكفاءة، ويعزز رضا العملاء، ويرتقي باستراتيجية التواصل لديك إلى آفاق جديدة.

احصل على إمكانية الوصول إلى 24/7

يضمن البريد الصوتي إمكانية الوصول إلى عملك في أي وقت، وكذلك للعملاء الذين قد يتصلون من منطقة زمنية مختلفة. إنه مفيد بشكل خاص إذا وجدت نفسك غير قادر على الرد على المكالمات بشكل متكرر.

التخلص من المكالمات قيد الانتظار

يجد معظم الناس أن الانتظار في الانتظار تجربة محبطة. يتيح البريد الصوتي لعملائك توصيل مشاكلهم بسرعة. فهو يقلل من وقت انتظارهم ويعزز التجربة بشكل عام.

الامتثال لتفضيلات العملاء

يفضل العديد من العملاء ترك بريد صوتي لضمان معاودة الاتصال بهم في الوقت الذي يناسبهم. يوفر البريد الصوتي لعملائك طريقة للتعبير عن مخاوفهم بطريقة موجزة دون أن تتم مقاطعتهم.

انخفاض تكاليف العمالة

يوفر البريد الصوتي حلاً اقتصادياً لإدارة الاتصالات، مما يلغي الحاجة إلى موظفين إضافيين لإدارة المكالمات بعد ساعات العمل. إنه فعال من حيث التكلفة مع الحفاظ على درجة عالية من رضا العملاء.

تعزيز الكفاءة من خلال فحص المكالمات

يتيح لك البريد الصوتي تصفية المكالمات الواردة. ومن ثم تتلقى المكالمات العاجلة اهتمامًا فوريًا بينما يمكن توجيه المكالمات الأقل أهمية إلى البريد الصوتي لاتخاذ إجراء لاحق. يحسن هذا النظام إدارة الوقت بشكل كبير.

أرشفة رسائل البريد الصوتي الخاصة بك

يمكنك أرشفة رسائل البريد الصوتي لإنشاء سجل شامل لاتصالاتك. تساعد هذه الممارسة على تلبية اللوائح وتعد مورداً قيماً لأغراض التدريب والمراجع. فهي تضمن حفظ التفاصيل المهمة وإمكانية الوصول إليها عند الحاجة إليها.

تعزيز رضا العملاء

عندما يتم التعرف على كل مكالمة من خلال البريد الصوتي، يطمئن عملاؤك إلى أن مخاوفهم مهمة وسيتم التعامل معها. وهذا يجعلهم يشعرون بالتقدير والاستماع إليهم. كما أنه يحسن تجربتهم بشكل عام ويعزز ثقتهم في خدمتك.

8 ميزات رئيسية للبريد الصوتي

In general, voicemail is mainly used for incoming calls. However, modern technologies such as the Power Dialer also make it possible to use voicemail in outbound call centers, e.g. to provide customers or business partners with new or important information without calling them directly. 

اعتماداً على المزود، قد يأتي حل البريد الصوتي الخاص بك بميزات مفيدة.

1. تخصيص التحيات لمختلف المتصلين

Tailor your voicemail greetings based on who’s calling and create a more personalized experience for callers. You can also customize voicemail greetings to any situation, whether for business hours, holidays, or special events. Use various greetings for different times of the day or days of the week, ensuring your voicemail system responds appropriately to callers at any time.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام ترحيب مخصص للعطلات لخلق تجربة أكثر جاذبية للمتصلين.

2. تلقي رسائل البريد الصوتي من عدة متصلين في نفس الوقت

باستخدام هذه الميزة، يمكنك إدارة أحجام المكالمات الكبيرة بكفاءة. يقبل النظام رسائل البريد الصوتي من عدة متصلين في وقت واحد، مما يضمن عدم إهمال أي شخص.

3. الحصول على إشعارات

ابق على اطلاع على رسائل البريد الصوتي الجديدة في جميع الأوقات مع إشعارات فورية على هاتفك المحمول. تأكد من قدرتك على التعامل الفوري مع الرسائل الأكثر أهمية.

4. إرسال رسائل صوتية إلى عدة مستلمين في وقت واحد

تتيح لك هذه الميزة نشر المعلومات بسرعة وسهولة من خلال بث رسالة صوتية واحدة إلى مجموعة من الأشخاص. وهذا يوفر الوقت ويضمن التواصل المتسق.

5. إعادة توجيه رسائل البريد الصوتي

باستخدام هذه الميزة، يمكنك مشاركة الرسائل المهمة مع الزملاء أو شركاء العمل عن طريق إعادة توجيه رسائل البريد الصوتي مباشرةً إلى صناديق بريدهم. يمكن أيضاً إضافة لمسة شخصية أو توفير سياق لرسائل البريد الصوتي المعاد توجيهها من خلال تضمين تحية صوتية مخصصة.

6. نقل الرسائل الصوتية وحفظها وتخزينها

يمكنك نقل الرسائل الصوتية وحفظها على أجهزة التخزين مثل محركات الأقراص الصلبة وكذلك في السحابة. للاحتفاظ بالرسائل المهمة، يمكنك استخدام خيارات التخزين الممتدة التي تتيح لك الوصول إلى الرسائل لفترة أطول بعد استلامها.

7. تحويل البريد الصوتي إلى بريد إلكتروني

This feature turns voicemails into emails and sends them to your inbox. You can read and manage messages easily without listening to audio recordings.

8. تفريغ النص

AI-driven Call Transcription converts your calls into text, logs what your agents or customers say, and automatically exports it to your CRM or other tools for easy access.

9. استخدام إسقاط البريد الصوتي

You can pre-record a message and place it directly into a voicemail box without the phone ringing. This is great for sales and marketing to deliver messages without disturbing the recipient. Voicemail Drop is also a feature in call center dialers for outbound calls.

على سبيل المثال، إذا اتصل جهاز الاتصال التلقائي بالذكاء الاصطناعي من قائمة العملاء المحتملين أو العملاء المحتملين وواجه بريدًا صوتيًا، فسيترك تلقائيًا الرسالة المسجلة مسبقًا وينتقل إلى الرقم التالي.

كيفية إعداد البريد الصوتي الخاص بك

يتضمن إعداد بريدك الصوتي بعض الخطوات البسيطة، والتي قد تختلف قليلاً حسب مزود الخدمة أو الجهاز الذي تستخدمه.

#1 البحث عن إعدادات البريد الصوتي #1 البحث عن إعدادات البريد الصوتي

• ادخل إلى تطبيق الهاتف على جهازك.
• ابحث عن علامة تبويب أو خيار إعدادات البريد الصوتي، وغالبًا ما يُشار إليه بأيقونة البريد الصوتي أو ضمن قائمة إعدادات المكالمات.

#رقم 2 إعداد البريد الصوتي الخاص بك

• حدد خيار إعداد أو الوصول إلى بريدك الصوتي. قد يتضمن ذلك طلب رقم بريدك الصوتي، وغالباً ما يكون ذلك بالضغط باستمرار على المفتاح “1” أو أي مفتاح آخر مخصص على لوحة مفاتيح هاتفك.
• اتبع التعليمات التلقائية لإعداد بريدك الصوتي. سيتضمن ذلك عادةً إنشاء كلمة مرور أو رقم تعريف شخصي لأغراض أمنية.

#3 سجل تحياتي

• سيُطلب منك على الأرجح تسجيل تحية شخصية. هذه هي الرسالة التي سيسمعها المتصلون عندما يصلون إلى بريدك الصوتي.
• اتبع التعليمات لتسجيل التحية الخاصة بك. عادة، يمكنك اختيار استخدام التحية القياسية التي يوفرها النظام أو تسجيل رسالة مخصصة.

#4 ضبط الإعدادات

• اعتمادًا على مزود الخدمة الخاص بك، قد يكون لديك إعدادات إضافية لضبطها، مثل عدد الرنات قبل تحويل المكالمة إلى البريد الصوتي أو تفضيلات الإشعارات.
• قم بتكوين هذه الإعدادات حسب الرغبة لتخصيص تجربة بريدك الصوتي.

#5 الحفظ والخروج

• احفظ التغييرات التي أجريتها بمجرد تعيين التحية وضبط الإعدادات.
• اخرج من عملية الإعداد. يجب أن يكون بريدك الصوتي الآن جاهزاً لاستقبال الرسائل.

#6 اختبرها

• من المستحسن أن تتصل برقمك من هاتف آخر للتأكد من أن بريدك الصوتي يعمل كما هو متوقع وأن صوت التحية يبدو كما تخيلته.

أفضل ممارسات رسائل البريد الصوتي

لا توجد طريقة واحدة مثالية لإعداد تحيات فعالة، ولكن وضع بعض المبادئ في الاعتبار يمكن أن يساعدك على أن تظهر للمتصلين أنك تقدر وقتهم.

#رقم 1 اذكر اسم عملك التجاري

اذكر اسم شركتك على الفور. قد يبدو هذا واضحاً، ولكنه رمز مهم للاحترافية.

مثال على ذلك: “مرحباً، لقد وصلت إلى CloudTalk. هذا هو (اسمك)... “

#2 ذكر ساعات العمل

اذكر ساعات عملك مقدماً. وإلا فقد ينتظر عملاؤك دون جدوى وربما ينزعجون.

مثال: “ساعات عملنا من 9 صباحاً إلى 5 مساءً بتوقيت وسط أوروبا.”

#3 اقتراح الخطوات التالية الواضحة

تأكد من شرح الخطوات التالية بوضوح. إذا كان العملاء يعلمون أنه لا يمكن لأحد الرد على مكالمتهم الآن، فيمكنهم اختيار ترك بريد صوتي أو معاودة الاتصال لاحقاً. اعتمادًا على عملك، يمكنك أيضًا تقديم خيارات مثل قائمة الهاتف، أو خطوط مباشرة إلى البريد الصوتي للموظفين المختلفين، أو إعادة توجيه المكالمات. باستخدام برنامج مركز الاتصال المتقدم، يجب أن يكون إعداد قائمة الهاتف وإعادة توجيه المكالمات أمراً سهلاً.

مثال: “إذا كنت تتصل بشأن طلب قائم، يُرجى الضغط على 1. وإذا كنت تريد المساعدة في تقديم طلب جديد، يُرجى الضغط على 2.”

#4 الإشارة إلى طرق الاتصال الأخرى

حتى إذا لم يكن هناك أحد حاضر لتلقي المكالمة في وقت معين، فقد تكون هناك طرق مختلفة للتواصل مع عملك أو الحصول على بعض المعلومات الإضافية حول عرضك. إذا كانت هذه هي الحالة، تأكد من تضمين طرق اتصال أخرى في تحياتك. يمكنك، على سبيل المثال، “إعادة توجيه” المتصلين إلى موقعك الإلكتروني أو بريدك الإلكتروني أو ملفاتك الشخصية على وسائل التواصل الاجتماعي.

مثال: “نأسف، ولكن وكلاؤنا غير متاحين على الدردشة المباشرة في الوقت الحالي. من فضلك، أرسل لنا بريدًا إلكترونيًا على help @ cloudtalk.io.”

#5 اجعل الأمر بسيطًا

لا تضيع وقت عميلك، اجعل رسالتك بسيطة وقصيرة. إذا كان التسجيل غامضاً وطويلاً، فمن المرجح أن يفقد العميل اهتمامه وصبره. حتى أنهم قد يتخلون عن الاتصال بك مرة أخرى. يجب أن تدوم التحية الاحترافية للبريد الصوتي الاحترافي من 20 إلى 25 ثانية، وهو وقت كافٍ لتزويد عملائك بالمعلومات الأساسية.

#6 الحفاظ على تحديث تسجيلك رقم 6

لنفترض أن هناك أي تغييرات في ساعات عملك بسبب العطلات أو حالات الطوارئ. في هذه الحالة، يجب عليك تحديث ترحيبات بريدك الصوتي في الوقت المناسب لتوضيح الموقف وتجنب الالتباس. اذكر المشكلة مقدمًا، وإن أمكن، حدد متى ستعود إلى العمل.

#7 اجعل المتصلين بك يشعرون بالتقدير

عملاؤك يتواصلون معك لأسباب مهمة؛ فوقتهم واحتياجاتهم ذات قيمة بالنسبة لعملك. قم بإضفاء طابع شخصي على رسائلك لإظهار اهتمامك الحقيقي واهتمامك بمخاوفهم. حتى عندما لا تكون متاحًا للرد المباشر، شجعهم على التواصل من خلال وسائل أخرى مثل ترك بريد صوتي أو معاودة الاتصال في وقت أكثر ملاءمة. تجنب إحباطهم أو تضييع وقتهم، حيث أن الانطباعات الأولى أمر بالغ الأهمية، وغالباً ما تحصل على فرصة واحدة فقط لإحداث تأثير إيجابي.

الخاتمة

البريد الصوتي هو الجسر الذي يضمن التواصل المستمر بينك وبين المتصلين، حتى عندما يكون التفاعل المباشر مستحيلاً. يضمن لك فهم البريد الصوتي واستخدامه بفعالية استلام كل رسالة مهمة والرد عليها. كما أنك ترتقي بصورتك المهنية من خلال توفير طريقة موثوقة وآمنة للعملاء والشركاء للاتصال بك.