كيف تجعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية: دليلك الكامل

تخصص المؤسسات حوالي 15% من وقتها للاجتماعات، وفقًا لزيبيا. ومع ذلك، فإن 71% من تلك الاجتماعات تعتبر غير منتجة. والأكثر من ذلك أن 55% من العاملين عن بُعد يعتقدون أن غالبية اجتماعاتهم “كان من الممكن أن تكون عبر البريد الإلكتروني”.

يجب ألا تقتصر الاجتماعات – سواء كانت افتراضية أو غير ذلك – على شخص واحد فقط يتحدث والحاضرون الآخرون يستمعون (أو لا يستمعون!). إذا كان الأمر كذلك، فيمكن أن تكون في الواقع بريدًا إلكترونيًا.

إن كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية هي مسألة أساسية لأي شركة لديها عاملين عن بُعد. إن الحفاظ على تفاعلهم واهتمامهم في الاجتماعات هو ما سيجعل تلك الاجتماعات أكثر إنتاجية. إذاً، كيف يمكنك القيام بذلك؟

الوجبات الرئيسية:

• أصبحت الاجتماعات الافتراضية شائعة بشكل متزايد في العديد من الشركات، حيث أصبح العمل عن بُعد والعمل المختلط شائعاً بين الموظفين والشركات.
• قد يكون من الصعب الحفاظ على تفاعل الحضور الافتراضي ومشاركتهم في الاجتماعات، حيث إن لديهم المزيد من عوامل التشتيت المحتملة وقد يعانون من مشاكل تقنية.
• تُعد كيفية جعل الاجتماع الافتراضي تفاعلياً سؤالاً مهماً يجب أن تطرحه الشركات على نفسها، حيث يساعد ذلك على مشاركة الحضور.
• تتضمن بعض أدوات المشاركة المفيدة للاجتماعات الافتراضية أدوات مفيدة للاجتماعات الافتراضية مثل أدوات كسر الجليد واستطلاعات الرأي أو استطلاعات الرأي في الوقت الحقيقي والوسائل البصرية ذات الصلة.
• من المرجح أن تشهد الشركات التي تعالج بنجاح مسألة كيفية إشراك الموظفين افتراضيًا ثقة أكبر داخل فرقها، وثقافة أقوى للشركة، واجتماعات أكثر إنتاجية.

ما هي أكبر تحديات استضافة اجتماعاتك عبر الإنترنت؟

إن كيفية جعل الاجتماعات أكثر تفاعلية ليست تحدياً جديداً بالنسبة للشركات. فقبل فترة طويلة من شيوع الاجتماعات الافتراضية، كان لا يزال يتعين على الشركات التفكير في كيفية الحفاظ على تفاعل الحاضرين في الاجتماعات.

ومع ذلك، يمكن القول إنه من الأصعب تعزيز المشاركة القوية في الاجتماعات عن بُعد. وذلك بسبب هذه التحديات الفريدة لاجتماعات العمل الافتراضية: :

• يمكن أن تؤدي الأخطاء التقنية، مثل مشاكل الاتصال أو المشاكل الصوتية التي لا يمكنك التحكم فيها إلى تفويت الحاضرين معلومات مهمة. وهذا يجعل من الصعب عليهم المشاركة بفعالية مع زملائهم.
• عندما نتواصل شخصيًا، تلعب الإشارات البصرية ولغة الجسد دورًا كبيرًا في نقل السياق. وبدون هذه الإشارات غير اللفظية، قد يكون من الصعب بناء علاقة وثقة بين الحاضرين في الاجتماع. لذلك، قد يكون فريقك أكثر تحفظاً وتحفظاً في مشاركة آرائهم في الاجتماعات عن بُعد.
• الإرهاق من الاجتماعات الافتراضية ظاهرة نفسية معترف بها. يمكن أن يؤدي قضاء وقت طويل في مؤتمرات الفيديو إلى الإرهاق وقلة الإنتاجية والتعب المستمر. إذا كان ذلك يؤثر على فرقك عن بُعد، فإن الحفاظ على تفاعلهم ومشاركتهم في الاجتماعات سيكون أكثر صعوبة.

إذن، ما هي بعض الطرق الفعالة لزيادة التفاعل والمشاركة في الاجتماعات عبر الإنترنت؟

هل تعرف كيف يختلف التواجد عن بُعد عن مؤتمرات الفيديو؟

اطّلع على المزيد

6 نصائح لعقد اجتماعات أكثر تفاعلية مع فريقك الافتراضي

إليك أهم ست نصائح حول كيفية جعل الاجتماعات تفاعلية بدءاً من كسر الجليد في الاجتماعات الافتراضية إلى الطرق التي يمكنك من خلالها إضفاء بعض المرح:

#1 اختيار المكان المناسب للاجتماع

يبدأ تعلُّم كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية تفاعلية قبل أن تبدأ الاجتماعات – من خلال التفكير في مكان الاجتماع.

أنت تريد أن ينتبه الحاضرون إلى المناقشة وألا يتشتت انتباههم بالمحيط. يجب أن يكون هدفك هو أن تجعل محيطك وخلفيتك احترافية قدر الإمكان دون أن تكون متصلباً للغاية.

كيفية اختيار البيئة المناسبة

• لتقليل المشتتات، استخدمي غرفة ذات باب يمكن إغلاقه.
• ابحث عن موقع لا يوجد به ضوضاء في الخلفية.
• انظر حولك واختر غرفة جيدة الإضاءة مع حائط أو خلفية بسيطة وإضاءة طبيعية.
• قم بإعداد الكاميرا على مستوى العين.
• تأكد من توصيل جهاز الكمبيوتر الخاص بك وشحنه.
• تأكد من أن لديك اتصالاً قوياً بالإنترنت.

ستُحدث هذه التغييرات الصغيرة فرقًا كبيرًا في الجودة الشاملة والاحترافية لاجتماعك، دون أن يتطلب ذلك الكثير من الجهد. من خلال الظهور بمظهر أكثر احترافية، من المرجح أن تذكّر الحاضرين في الاجتماع باستمرار أنهم في بيئة عمل حيث يكون انتباههم ومشاركتهم أمرًا ضروريًا (حتى لو كانوا في المنزل بالفعل).

بمجرد إعداد البيئة الخاصة بك، حان الوقت لإعداد مساحة الاجتماع الافتراضي. تأكد من أن جميع المشاركين يمكنهم رؤية وسماع بعضهم البعض بوضوح.

اعتمادًا على منصات الاجتماعات الافتراضية التفاعلية التي اخترتها، قد ترغب في تعديل العرض ليناسب التعريف المرئي لعلامتك التجارية. على سبيل المثال، باستخدام خلفية افتراضية ذات علامة تجارية. يمكنك أيضًا إضافة بعض الميزات لتحسين تجربة الحضور مثل الغرف الفرعية، بالإضافة إلى إعداد الأدوار وخيار التسجيل (إذا لزم الأمر).

بالطبع، إذا كنت ترغب في استخدام مؤتمرات المكالمات لأكثر من مجرد اجتماعات (للندوات عبر الإنترنت أو إطلاق المنتجات، على سبيل المثال)، فعليك مراعاة هذه الاحتياجات أيضًا.

إذا كنت تخطط مسبقاً، يمكنك جعل مساحة الاجتماع الافتراضي مثمرة وجذابة مثل أي اجتماع شخصي، وهذا يهيئك بشكل مثالي لعقد اجتماع تفاعلي عبر الإنترنت.

#2 استخدام أدوات كسر الجليد في بداية الاجتماع

ما هي إحدى طرق زيادة التفاعل خلال الاجتماع الافتراضي؟ من خلال بدء الاجتماع بطريقة تريح الحاضرين وتجعلهم أكثر راحة في مشاركة أفكارهم ورؤاهم.

في مثل هذه المواقف، احرص على أن يكون في جعبتك بعض الأشياء التي تكسر الجليد لمساعدة الجميع على الاسترخاء وخلق بيئة أكثر انفتاحاً وتواصلاً للتواصل بين أعضاء الفريق الافتراضي.

يجب أن تكون طريقة كسر الجليد الافتراضية سريعة وسهلة المشاركة فيها. اختر واحدة يحبها جميع الحضور أو جربوها من قبل حتى يشعروا بالراحة منذ البداية. اجذب انتباههم على الفور، واكسر الحواجز، وسترى أن الاجتماع بأكمله يسير بسلاسة.

يمكن أن يكون كسر الجليد بسيطاً مثل قضاء فترة قصيرة من الوقت في الحديث عن مواضيع غير متعلقة بالعمل. أو يمكنك تجربة أحد الأمور التالية لتشجيع عقد مؤتمر أو اجتماع افتراضي أكثر تفاعلية.

أمثلة على أدوات كسر الجليد التي يمكنك تجربتها:

• نكات “الفريق” – تتمحور نكات “الفريق” حول إشعار الزملاء بالراحة، لذا فإن النكات أو التعليقات المبهجة التي تكون شخصية بالنسبة لفريقك أمر رائع. ربما تضايق أحد الزملاء دائماً حول الطقس في المكان الذي يتواجدون فيه أو تقدم تحديثات حول هواية مشتركة.
• أسئلة “التعرّف عليك” – أسئلة “التعرّف عليك” هي واحدة من أبسط طرق كسر الجليد في الاجتماعات الافتراضية، حيث تساعد أسئلة “التعرّف عليك” الفرق على الشعور بمزيد من الترابط. ببساطة اختر سؤالاً مثيراً للاهتمام، مثل “ما هو طعامك المفضل؟” أو “أين تحلم بعطلة؟” ثم قم بالتجول بين الحضور للحصول على إجاباتهم.
• حقيقة واحدة وكذبتان – واحدة سهلة أخرى. فقط تجول حول المجموعة واطلب من كل شخص أن يخبرك بحقيقة واحدة وكذبتين عن نفسه. ثم حاولوا أنتم الباقون تخمين أيهما صحيح وأيهما كاذب.
• الحزورات الافتراضية – إليك طريقة لكسر الجليد لاجتماعات الفيديو التفاعلية. اختر واحدًا أو اثنين من الحاضرين لتمثيل تمثيلية ليقوم بقية المجموعة بتخمينها. إذا كنت ترغب في إبقاء الأمور أكثر تركيزًا على العمل، فاختر عبارات لتمثيلها ذات صلة بعملك.
• العرض والإخبار – اختر أحد الحاضرين في كل اجتماع لبدء الأمور بإظهار شيء مثير للاهتمام أو مهم بالنسبة لهم. ربما يكون تذكارًا ممتعًا يلتقطونه أو ربما يكون كلبهم. مهما كان، سيساعد ذلك بقية أعضاء الفريق في التعرف عليهم بشكل أفضل قليلاً.

# 3 تضمين الوسائل البصرية في أي عرض تقديمي

بمجرد انتهاء الاجتماعات الافتراضية الخفيفة التي تخلق جواً من المرح، حان الوقت للتفكير في كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية ممتعة وتفاعلية، حتى عندما تشارك المعلومات المهمة.

من الصعب الحفاظ على انتباه المجموعة إذا كان كل ما تفعله هو التحدث إليهم. ويكون الأمر أكثر صعوبة عندما تدير فرق عمل عن بُعد. لن يستغرق الأمر وقتًا طويلاً قبل أن يبدأ الحاضرون في الانشغال والنظر إلى كومة الكي في زاوية غرفة المعيشة أو حتى البدء في التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم.

تساعد إضافة الوسائل البصرية إلى العروض التقديمية في اجتماعاتك على جذب الانتباه. بالإضافة إلى ذلك، فإن العديد من الأشخاص متعلمون بصريون، مما يعني أنهم يستوعبون المعلومات بسهولة أكبر عندما يتمكنون من رؤيتها. لذلك، لا يمكن للوسائل البصرية أن تحافظ على تفاعل الحاضرين في الاجتماعات فحسب، بل يمكنها أيضًا مساعدتهم على تذكر ما تقوله لهم.

إليك بعض الأمثلة على الوسائل البصرية التي يمكن اعتبارها أدوات تفاعلية للاجتماعات الافتراضية:

الوسائل المرئية التي يمكنك استخدامها في الاجتماعات التفاعلية

• الرسوم البيانية والمخططات – تعتبر هذه الرسوم البيانية والمخططات رائعة للاجتماعات الافتراضية حيث تقوم بتحليل النتائج أو الأداء. تعمل الرسوم البيانية والمخططات كتصورات مثيرة للاهتمام لما يمكن أن يبدو أرقاماً جافة أو مملة. والأفضل من ذلك أن تكون الرسوم البيانية تشير جميعها إلى الاتجاه الصحيح!
• عروض الشرائح أو مجموعات الشرائح – بعض الشرائح البسيطة التي تحتوي على النقاط الرئيسية التي تحاول إيصالها هي مثال آخر على الوسائل البصرية المفيدة. بالإضافة إلى ذلك، فإن لها ميزة إضافية تتمثل في تذكيرك بكل ما تحتاج إلى تغطيته.
• جدول أعمال الاجتماع – ربما لا توجد بيانات لتحويلها إلى رسم بياني وليس لديك الوقت لإنشاء جدول أعمال كامل للشرائح. حتى مجرد مشاركة شاشتك وعرض جدول أعمال الاجتماع يمكن أن يعمل كعنصر مرئي لاجتماعك.

#4 الحصول على الملاحظات في الوقت الحقيقي

هذه النصيحة حول كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية هي واحدة من أبسط النصائح. إذا كنت تريد مساهمتهم وإشراكهم، فاطلب منهم ذلك!

لا تتعامل مع اجتماعاتك على أنها طريق ذو اتجاه واحد. احرص على أن يعرف الجميع أن بإمكانهم مشاركة آرائهم وأفكارهم وينبغي عليهم ذلك. أما كيفية القيام بذلك فالأمر متروك لك، سواء اخترت إنشاء رمز الاستجابة السريعة ومشاركته أو إنشاء رابط لنموذج ملاحظات.

قد تسمح لك بعض منصات الاجتماعات التفاعلية عبر الإنترنت بإجراء استطلاعات الرأي أو استطلاعات الرأي في الوقت الفعلي أثناء انعقاد اجتماعاتك، وهو أمر رائع. ولكن لا يجب أن يكون الأمر بهذا التعقيد.

في النقاط ذات الصلة في الاجتماع، توقف ببساطة واطرح الأسئلة على زملائك.

ما الذي يمكنك طرحه على زملائك الافتراضيين

• هل هناك أي شيء (آخر) ترغبون في مناقشته؟
• ما رأيك في هذه الفكرة؟ هل هناك أي طريقة يمكننا القيام بها بشكل أفضل؟
• هل هذه الأطر الزمنية واقعية أم يجب أن نمنح أنفسنا المزيد من الوقت؟
• هل تعتقد أننا بحاجة إلى عقد اجتماع آخر لمناقشة هذه النقطة بشكل أكبر؟

# 5 أدوار ومهام اجتماع المندوبين # 5 أدوار ومهام المندوبين

غالبًا ما يرتبط التفاعل والمشاركة بالمشاركة. لذا، هناك طريقة أخرى لجعل اجتماعاتك الافتراضية أكثر تفاعلية وهي تعيين أدوار ومهام للحاضرين داخل الاجتماع.

اعتماداً على طبيعة الاجتماع، هناك بعض الأشياء المختلفة التي يمكنك أن تطلب من زملائك القيام بها:

المهام التي يتعين على حضور الاجتماع إكمالها

• تدوين الملاحظات أو المحاضر – من المحتمل أن ترغب في الحصول على سجل لاجتماعك، لذا يمكنك تكليف أحد الحاضرين بتدوين الملاحظات. يمكنك أيضاً أن تطلب منهم تحويل تلك الملاحظات إلى مجموعة محاضر أكثر تنظيماً للاجتماع بعد انتهائه. أما إذا كنت قلقاً من أن ذلك قد يصرف انتباههم عن الاجتماع، فيمكن لبعض برامج مراكز الاتصال الافتراضية أن تتولى ذلك نيابةً عنك من خلال النسخ التلقائي وملخصات المكالمات.
• العمل كميسّر – يكون ميسّر الاجتماع مسؤولاً عن إبقاء الأمور في مسارها الصحيح وفي الموضوع. سيكون جدول الأعمال أمامه ويمكنه التدخل لإعادة توجيه المناقشة إذا خرجت عن مسارها الصحيح.
• كن مسؤولاً عن ضبط الوقت – إذا كنت بحاجة إلى ضمان عدم تأخر اجتماعك الافتراضي ولو لبضع ثوانٍ، فإن وجود مسؤول عن ضبط الوقت يمكن أن يساعدك. أخبرهم قبل الاجتماع بالوقت الذي ستستغرقه مناقشة كل بند من بنود جدول الأعمال. بعد ذلك، يمكنهم تحذير الجميع إذا استغرق أي شيء وقت طويل جدًا والحفاظ على سير المناقشة.

#6 إدخال عنصر المرح #6 إدخال عنصر المرح

غالبًا ما يفتقر التواصل عند العمل عن بُعد إلى هذا النوع من التفاعلات غير الرسمية وغير الرسمية التي تكون طبيعية في بيئة العمل داخل المكتب. على سبيل المثال، يفتقد العاملون عن بُعد إلى الدردشات السريعة مع الزملاء أثناء مرورهم على مكاتبهم أو المناقشات التي تدور حول التلفاز في عطلة نهاية الأسبوع.

وبالتالي، هناك طريقة أخرى رائعة لتشجيع المزيد من التفاعل مع اجتماعاتك الافتراضية، وهي إعادة ضخ بعض من تلك التفاعلات المرحة وغير الرسمية.

إلى جانب أدوات كسر الجليد التي ناقشناها سابقاً، هناك الكثير من الأشياء الأخرى التي يمكنك تجربتها أيضاً:

عناصر ممتعة لاجتماعاتك الافتراضية

• لقاءات بسيطة – ليس من الضروري أن يكون الأمر أشبه بعلم الصواريخ. ابدأ اجتماعاتك الافتراضية بالسؤال عن أحوال فريقك أو عما فعلوه خلال عطلة نهاية الأسبوع.
• مسابقات التوافه – خصص بعض الوقت في الاجتماع العرضي لإجراء مسابقات ممتعة. ربما مرة واحدة في الشهر، اطلب من أحد الحاضرين أن يأتي بأسئلة مختلفة ويختبر زملاءه.
• ألعاب بناء الفريق – ابتكر بعض الألعاب الافتراضية لتلعبها فرقك معًا. ربما يمكنك تجربة لعبة Pictionary الافتراضية، حيث يتعين على الجميع تخمين ما يرسمه أحد الزملاء؟ أو ربما يمكنك لعب لعبة نعم أو لا حيث يتعين على شخص ما تخمين شخص مشهور بأسئلة نعم أو لا فقط.

فوائد الاجتماعات الافتراضية التفاعلية

لقد تطرقنا إلى فوائد معرفة كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية طوال الوقت. ومع ذلك، يجدر بنا تلخيصها مرة أخرى هنا، حتى يتسنى لك معرفة لماذا يستحق الأمر بذل الجهد:

• اجتماعات أكثر إنتاجية – الاجتماعات الأكثر تفاعلية تكون دائمًا أكثر إنتاجية أيضًا. إذا كنت أنت فقط من يساهم في الاجتماع، فإن رؤى وأفكار شخص واحد فقط هي التي تقود هذا الاجتماع. ولكن عندما يشارك الجميع، فإن الإبداع وحل المشكلات وغير ذلك يرتفع مستوى الإبداع إلى مستوى أعلى.
• بناء الثقة والعلاقة – إذا انخرطوا وتفاعلوا بانتظام، ستبني فرقك عن بُعد ثقة أكبر. سيكون الزملاء أكثر راحة في طلب آراء بعضهم البعض أو طلب المساعدة. وهذا يساعد على رفع الروح المعنوية في جميع أنحاء عملك ويحسن التعاون أيضاً.
• تحسين ثقافة الشركة – بسبب زيادة الثقة والعلاقة التي تم بناؤها من خلال اجتماعات أكثر إنتاجية، ستكون ثقافة شركتك بشكل عام أكثر صحة. سيشعر الموظفون أنهم يعملون في شركة لديهم فيها أصدقاء مقربون وأن المساعدة أو الدعم لا يبعد عنهم سوى بضع نقرات أو مكالمة هاتفية.

اجعل الاجتماعات الافتراضية تفاعلية واحصل على المزيد من فريقك عن بُعد

من المأمول أن تبدو كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر جاذبية الآن لغزاً أسهل بكثير لحلها. إن ترسانة الأدوات المتوفرة لديك في عام 2024 تجعل من استضافة الاجتماعات الافتراضية التفاعلية أمراً سهلاً.

إن جعل اجتماعاتك الافتراضية تفاعلية ومثمرة يمكن أن يغير قواعد اللعبة بالنسبة لفريقك. فهو يتيح للجميع تسجيل الخروج من الاجتماع وهم يشعرون بأنهم أجروا محادثة هادفة وجاهزة للتعامل مع هدفهم التالي – لا مزيد من الشعور بأن الاجتماع كان يمكن أن يكون مجرد رسالة بريد إلكتروني!

استخدم النصائح المذكورة أعلاه لجعل اجتماعاتك الافتراضية تجربة جديرة بالاهتمام يمكن لموظفيك التطلع إليها. وإذا كنت تبحث عن تلك الأداة الوحيدة التي ستساعدك على جعل اجتماعك الافتراضي القادم سلساً كالزبدة، اشترك للحصول على نسخة تجريبية مجانية اليوم واطلع على مجموعة الميزات التي نقدمها.

تواصل مع فريق المبيعات الودود لدينا لمعرفة المزيد.

مبيعات الاتصال