إعداد نظام الصوت عبر بروتوكول الإنترنت: 7 خطوات بسيطة لنجاح مضمون

يؤدي التحويل إلى نظام الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت إلى تقليل متوسط تكاليف الهاتف بنسبة تصل إلى 50% شهرياً. ومع ذلك، يجب عليك إعداد نظام الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت بشكل صحيح للاستفادة من هذه الوفورات الرائعة.

يضمن الإعداد المناسب لمكالمات الصوت والفيديو عبر بروتوكول الإنترنت إجراء مكالمات صوتية ومرئية موثوقة وعالية الجودة، لذا فإن التخطيط لها وتثبيتها بعناية يمكن أن يمنع حدوث مشكلات مثل ضعف جودة الصوت والاتصال.

الوجبات السريعة الرئيسية:

• توفر أنظمة الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت العديد من المزايا مثل توفير التكاليف وقابلية التوسع والاتصال عبر المنصات، مما يجعلها مثالية للعمل عن بُعد والعمل المختلط.
• قبل إعداد نظام الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)، تأكد من استيفاء المتطلبات الأساسية مثل وجود نطاق ترددي كافٍ وشبكة ذات زمن انتقال منخفض.
• اتبع بعض الخطوات الأساسية لجعل انتقالك إلى الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت سلسًا قدر الإمكان. على سبيل المثال، قم بتقييم احتياجات عملك، واختر مزود خدمة موثوق به، وتحقق من استقرار الشبكة.

لماذا إعداد نظام الصوت عبر بروتوكول الإنترنت؟

تتيح تقنية VoIP إجراء المكالمات الصوتية عبر بروتوكول الإنترنت باستخدام اتصال الإنترنت بدلاً من شبكات الهاتف التقليدية. فهي تتيح لك إجراء المكالمات من أجهزة مختلفة مثل أجهزة الكمبيوتر أو الهواتف الذكية أو الهواتف المخصصة لإجراء المكالمات الصوتية عبر بروتوكول الإنترنت.

يوفر نظام VoIP العديد من المزايا:

• توفير المال: غالبًا ما تكون تكلفة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت أقل تكلفة من أنظمة الهاتف التقليدية، خاصةً بالنسبة للمكالمات الخارجية أو المكالمات الدولية. في الواقع، يمكن أن يخفض التكاليف بنسبة تصل إلى 50% شهرياً.

• توسيع نطاق عملك: أنظمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت قابلة للتكيف بدرجة كبيرة، حيث يمكنك عادةً إضافة أو إزالة خطوط الهاتف حسب حاجتك.

• تحسين التواصل عبر الأنظمة الأساسية: يمكن أن يتكامل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت مع أنظمة أخرى مثل CRM والرسائل النصية القصيرة، مما يحسن الكفاءة.

العمل من أي مكان: يمكن للمستخدمين إجراء المكالمات واستقبالها من خلال الاتصال بالإنترنت، باستخدام الهواتف اللينة على أجهزة الكمبيوتر أو تطبيقات الأجهزة المحمولة على الهواتف الذكية. وهذا مثالي لفرق العمل عن بُعد والفرق المختلطة.

المتطلبات الأساسية لإعداد VoIP

قبلتنفيذ نظام VoIP، تأكد من استيفاء هذه الشروط:

#1 ضمان عرض نطاق ترددي كافٍ

يعتمد عرض النطاق الترددي المطلوب على عدد المكالمات التي تجريها في وقت واحد وجودة الإنترنت لديك. بدون نطاق ترددي كافٍ، ستواجه مشكلات مثل انقطاع المكالمات أو انخفاض جودة الصوت. يمكن أن يؤدي تحسين اتصالك بالإنترنت إلى حل هذه المشكلات.

على سبيل المثال، يستخدم CloudTalk ما يصل إلى 100 كيلوبت في الثانية لكل مكالمة. يوصى بأن يكون لدى كل شخص سرعة تنزيل وتحميل لا تقل عن 1 ميجابت في الثانية، ومن الأفضل أن تكون 5 ميجابت في الثانية.

#2 اختيار شبكة منخفضة الكمون

الكمون يعني تأخر انتقال الصوت إلى المستمع. ولذلك، فإنهم يسمعونك متأخراً عن حديثك. تقلل الشبكة ذات الكمون المنخفض من هذا التأخير، مما يضمن سلاسة المحادثات.

ملاحظة: يجب أن يكون وقت الاستجابة 150 مللي ثانية أو أقل لتجنب التوقفات والانقطاعات المحرجة.

# 3 إعطاء الأولوية لحركة مرور الصوت عبر بروتوكول الإنترنت على البيانات الأخرى

يضمن VoIP توفير نظامك لموارد إنترنت كافية لإجراء مكالمات سلسة، حتى عندما تستخدم تطبيقات أخرى النطاق الترددي. من خلال تكوين إعدادات جودة الخدمة (QoS) يمكنك تحديد أولوية الحزم لمكالمات الصوت أو الفيديو، مما يضمن إجراء مكالمات سلسة وغير متقطعة حتى أثناء ذروة حركة مرور الشبكة.

#4 تطبيق التدابير الأمنية

يواجه الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت مخاطر أمنية مثل التصيّد الاحتيالي والبرمجيات الخبيثة. ولحماية بياناتك، يمكنك اختيار مزوِّد موثوق به لخدمات الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت يضع الأمان في المقام الأول ويطبق تدابير مثل تشفير البيانات.

7 خطوات لإعداد نظام الصوت عبر بروتوكول الإنترنت

عادةً ما يكون إعداد نظام الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) أمرًا سهلاً ومباشرًا نظرًا لسهولة استخدام الواجهات وعمليات التثبيت المبسطة. ومع ذلك، أعددنا دليلاً من 7 خطوات لجعل عملية الانتقال أكثر سلاسة:

#1 تقييم احتياجات عملك #1 تقييم احتياجات عملك

كل شركة فريدة من نوعها، ولها متطلباتها الخاصة. ويجب أن يلبيها نظام VoIP الخاص بك، وليس العكس. لذا قبل اختيار النظام الذي تريد تنفيذه، ضع في اعتبارك هذه الجوانب:

• عدد المستخدمين: تحديد عدد الموظفين الذين يحتاجون إلى الوصول.

• نموذج العمل: إذا كان فريقك يضم أعضاءً يعملون عن بُعد أو مختلطين أو متعددي المواقع، فيجب أن تهدف إلى استخدام حل قائم على السحابة.

• حجم المكالمات: قم بتقدير عدد المكالمات المتزامنة لفهم النطاق الترددي والسعة المطلوبة.

• قابلية التوسع: من المهم أن يلبي نظام الصوت عبر بروتوكول الإنترنت الاحتياجات الحالية والمستقبلية لشركتك. يتيح اختيار حل الصوت عبر بروتوكول الإنترنت القابل للتطوير إمكانية التكامل السلس للميزات الجديدة مع نمو أعمالك، مما يقلل من الحاجة إلى ترقيات مكلفة.

# 2 اختيار مزود خدمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت

بمجرد أن تعرف ما هي احتياجاتك، فقد حان الوقت لاختيار برنامج VoIP الأنسب لك. ضع في اعتبارك هذه الجوانب لاتخاذ قرار ذكي:

• الموثوقية: ابحث عن مزودي الخدمة الذين يتمتعون بسجل حافل من وقت التشغيل ورضا العملاء. يمكنك التحقق من بوابات المراجعة، مثل G2 أو Capterra.
• الميزات: قم بتقييم مجموعة الميزات المعروضة، مثل أداة الطلب الآلي أو مصمم تدفق المكالمات أو التحليلات القوية أو لوحة التحكم في الوقت الفعلي.
• التوافق: تأكد من توافق خدمات مقدم الخدمة مع بنيتك التحتية الحالية، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء أو الأجهزة.
• دعم العملاء: اعطِ الأولوية لدعم العملاء على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع لضمان وجود مزود الخدمة من أجلك دون توقف. يمكنهم استكشاف المشكلات التقنية وإصلاحها أو الإجابة عن الأسئلة أو المساعدة في الإعداد في أي وقت.

ما الذي حققته PlanRadar من خلال التحول إلى نظام CloudTalk للصوت عبر بروتوكول الإنترنت؟

• وصول عالمي مع +160 رقماً دولياً +160
• زيادة كفاءة التعامل مع المكالمات بنسبة 70%
• جودة مكالمات فائقة

#3 التحقق من الشبكة والاتصال بالإنترنت

قبل إعداد نظام VoIP، من الضروري التأكد من أن اتصالك بالإنترنت سريع ومستقر لإجراء مكالمات واضحة وعالية الجودة.

اتبع هذه الممارسات المثلى لمراجعة كيفية عمل شبكتك واتصالك بالإنترنت:

• قم بإجراء اختبارات سريعة لفحص جودتها.

• راقب فقدان الحزمة الخاصة بك باستخدام أدوات SolarWinds VoIP وأدوات إدارة جودة الشبكة. تأكد من أن نسبة فقدان الحزمة أقل من 1% للحفاظ على جودة المكالمات.
• حافظ على مستويات اهتزاز تبلغ 30 مللي ثانية أو أقل لضمان جودة صوت متسقة.

#4 اختيار أجهزة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت المناسبة

تساعد أنظمة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت في توفير المال على الأجهزة، ولكن من المهم الاستثمار في المعدات الجيدة للحصول على اتصال واضح وتجربة إيجابية للعملاء. إليك بعض النصائح الفعالة من حيث التكلفة:

• اختر هاتف VoIP المناسب: للاستخدام المكثف أو طوال اليوم للهاتف، اختر هواتف عالية الجودة أو متعددة الخطوط، وتأكد من توافقها مع خدمة VoIP، وفكر في الخيارات المهيأة مسبقاً لتسهيل الإعداد.
• قم بتحسين الكمبيوتر المحمول الخاص بك من أجل الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت: يوصى باستخدام ذاكرة وصول عشوائي (RAM) لا تقل عن 4 جيجابايت، ولكن 8 جيجابايت أو أكثر هي الأمثل لأداء سلس. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من توافق نظام التشغيل مع برنامج VoIP الذي تخطط لاستخدامه. تدعم معظم برامج الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت أنظمة ويندوز وماك ولينكس
• استثمر في سماعات رأس عالية الجودة: يمكن لسماعات إلغاء الضوضاء النشطة (ANC) تحسين جودة الصوت وتقليل الضوضاء في الخلفية أثناء مكالمات الصوت عبر بروتوكول الإنترنت. تتراوح أسعار سماعات إلغاء الضوضاء بين 80$ إلى 500$
• اشترِ محولاً للهاتف عبر بروتوكول الإنترنت: إذا كنت ترغب في استخدام هواتفك المكتبية القديمة، يمكنك القيام بذلك باستخدام محول الهاتف التناظري (ATA)، لذلك لن تحتاج إلى شراء هواتف جديدة.

#5 الحصول على رقم هاتف VoIP

بمجرد اختيارك لمزود الخدمة، حان الوقت للحصول على رقم هاتف عبر بروتوكول الإنترنت. إن رقم هاتف VoIP هو رقم هاتف حقيقي مخصص لمستخدم معين، وليس خط هاتف معين كأرقام الهواتف التقليدية.

ولكن كيف تحصل على واحدة؟

في العادة، سيساعدك مدير نجاح العملاء (CSM) في الحصول على رقم VoIP الخاص بك.

يمكنك الاختيار من بين أنواع مختلفة من أرقام هواتف VoIP:

• الأرقام الدولية: إذا كانت شركتك تعمل في عدة دول، يمكنك الحصول على رقم هاتف لكل منها. فوجود أرقام محلية يقلل من احتمالية رفض عملائك أو العملاء المحتملين لمكالماتك.

• الأرقام المجانية: يمكّن هذا النوع من أرقام الهواتف الافتراضية عملاءك من الاتصال بك مجاناً أو تقسيم السعر بينك وبينهم.
• أرقام الهواتف المحلية: هم بنية رقمية مرتبطة بمنطقة جغرافية محددة، مما يسمح لك بالتكبير أكثر واستهداف المناطق أو المدن الرئيسية، مثل لندن ومدريد. على سبيل المثال، سيكون رقم مدريد هو +34 (91) 123-4567 (91) +34، بينما سيكون رقم لندن هو +44 (020) 123-4567 (020) +44.

#6 تثبيت نظام هاتف VoIP الخاص بك

تعتمد عملية إعداد نظام الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت على مزود الخدمة ونوع الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت الذي تم اختياره. هناك ثلاثة أمور رئيسية تحتاج إلى معرفتها:

• PBX في مكان العمل: توجد في مقر الشركة وتتطلب الاستثمار في المعدات والخبرة الفنية.
• VoIP المستند إلى الأجهزة: يتم تثبيت هذا النوع من VoIP على أجهزة مثل أجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية، مما يجعله مثاليًا للشركات الصغيرة أو العاملين عن بُعد.
• PBX المستندة إلى السحابة: تتم استضافتها في السحابة، لذا فأنت تحتاج فقط إلى تثبيت برنامج على جهازك. وهي ميسورة التكلفة أكثر من أجهزة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت لأنها لا تحتاج إلى أجهزة إضافية وتكاليف صيانتها أقل، مما يقلل من الحاجة إلى موظفي تكنولوجيا المعلومات الداخليين.

نظرًا لأن نظام الصوت عبر بروتوكول الإنترنت المستند إلى السحابة لا يتطلب أجهزة، فإن الإعداد أسهل أيضًا. يمكن للمستخدمين إدارة كل شيء من خلال واجهة بسيطة عبر الإنترنت.

إن إعداد نظام VoIP الخاص بك مع CloudTalk بسيط للغاية. ما عليك سوى اتباع هذه الخطوات:

• أنشئ حساباً على Cloudtalk.
• قم بتنزيل التطبيق على الكمبيوتر المحمول أو الهاتف الذكي.
• قم بتفعيل الإصدار التجريبي المجاني14 يوم.
• تكوين إدارة المكالمات حسب تفضيلاتك (على سبيل المثال، إعادة توجيه المكالمات).
• قم بإعداد أرقام للمكالمات الواردة والصادرة.
• اختر رقم VoIP الخاص بك.

#7 تعليم فريقك العمل مع VoIP

إذا كان موظفوك يعرفون كيفية استخدام نظام الهاتف عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)، فسيستفيدون من مزاياه إلى أقصى حد وسيكونون أكثر إنتاجية.

اتبع هذه النصائح لتتعلم كيفية تدريبهم بشكل صحيح:

• جدولة جلسات تفاعلية: قم بترتيب دورات تدريبية حيث يمكن للموظفين التفاعل مع النظام الجديد أثناء تلقي التوجيهات.
• ركّز على الميزات الرئيسية: خصص التدريب لتغطية الوظائف الأساسية التي سيستخدمها فريقك يومياً، مثل إعدادات البريد الصوتي أو تحويل المكالمات.
• التأكيد على أفضل الممارسات الأمنية: شرح سبب أهمية الأمان وتعليم أفضل الممارسات مثل إنشاء كلمات مرور قوية. قم أيضاً بإرشاد وكلائك حول المشكلات الشائعة وكيفية استكشاف الأخطاء وإصلاحها.
• تقديم الدعم المستمر: شجّع فريقك على تقديم ملاحظات حول تجاربهم واستخدم هذه المعلومات لتحسين وتحديث موادك التدريبية باستمرار.
• تنفيذ التدريب على مستوى الإدارات: تصميم دورات تدريبية مصممة خصيصاً لتلبية الاحتياجات المحددة لكل فريق، بما يضمن حصول الموظفين على التوجيهات ذات الصلة بأدوارهم ومسؤولياتهم.

الطريقة السهلة لإعداد نظام الصوت عبر بروتوكول الإنترنت

في الختام، يوفر إعداد نظام الصوت عبر بروتوكول الإنترنت العديد من الفوائد، بما في ذلك توفير التكاليف وقابلية التوسع والمرونة للعمل عن بُعد.

من خلال التأكد من أن بروتوكول الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت الجديد يلبي المتطلبات الأساسية واتباع الخطوات التي ذكرناها، يمكنك أنت وفريقك إجراء انتقال سلس وزيادة الكفاءة إلى أقصى حد.

إعداد VoIP مع CloudTalk بسيط للغاية. ابدأ اليوم واختبر السهولة والكفاءة بنفسك.