تركيب نظام هاتف الأعمال: ما تحتاج إلى معرفته

لا يزال الهاتف هو قناة خدمة العملاء الأكثر شيوعًا بمعدل استخدام عالمي يبلغ 77%. لذا، لا يزال تركيب هاتف الأعمال من الاعتبارات المهمة، ولحسن الحظ، لم يعد الأمر معقدًا ويستغرق وقتًا طويلاً كما كان في السابق.

إذا كنت شركة ناشئة تبحث عن نظام هاتف جديد للأعمال أو شركة قائمة تسعى إلى الترقية، فقد تتساءل عن كيفية تركيب نظام الهاتف لعملك.

إليك كل ما تحتاج إلى معرفته.

الوجبات الرئيسية:

• يجب أن تختار الشركات بين أنظمة الهاتف المحلية التقليدية والحلول القائمة على بروتوكول الإنترنت الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت.
• يتمثل أحد الاختلافات الرئيسية بين النظامين في أن الحلول القائمة على الصوت عبر بروتوكول الإنترنت عادةً ما تكون أسرع وأسهل وأرخص في التركيب والإعداد.
• باستخدام منصة مستضافة على السحابة مثل CloudTalk، يمكنك البدء في غضون ساعات فقط من خلال الاشتراك في البرنامج وتنزيله وتخصيصه.
• كما أن تأهيل الموظفين وتدريبهم على استخدام حلول الاتصال القائمة على البرمجيات غالباً ما يكون أسرع وأبسط بكثير من تعريفهم بالإعدادات المحلية.

ما هو نظام هاتف الأعمال؟

نظام هاتف الأعمال هو أداة اتصالات تتيح لك التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة مع العملاء والزملاء وأصحاب المصلحة.

اعتماداً على نوع النظام الذي تستخدمه، يمكنك أيضاً أداء وظائف أخرى مثل الرسائل النصية وتحويل المكالمات والمكالمات الثلاثية وغيرها. يؤثر نوع نظام هاتف العمل أيضاً بشكل كبير على عملية التثبيت.

أنواع مختلفة من أنظمة هواتف الأعمال التجارية

يمكن تصنيف أنظمة هواتف الأعمال إلى نوعين رئيسيين: الأنظمة التقليدية القائمة على الخطوط الأرضية والأنظمة القائمة على الصوت عبر بروتوكول الإنترنت. يختلف طول التركيب وتعقيده وتكلفته بشكل كبير حسب نوع التركيب الذي تختاره.

قبل أن ندخل في ذلك، دعنا نلقي نظرة سريعة على VoIP مقابل الهاتف الأرضي:

أنظمة الهاتف التقليدية القائمة على الخطوط الأرضية

الهاتف الأرضي التقليدي – المعروف أيضاً باسم النظام الداخلي – هو نظام هاتف تناظري متصل بشبكة الهاتف العمومية (PSTN). وهو يعمل عن طريق تحويل الصوت إلى إشارات إلكترونية تنتقل عبر أسلاك نحاسية.

على الرغم من طول عمر الخط الأرضي التقليدي، إلا أنه يعاني من عيوب خطيرة. فهو لا يفتقر فقط إلى الميزات والوظائف الحديثة، بل إنه معروف بصعوبة تركيبه.

أنظمة الهاتف القائمة على الصوت عبر بروتوكول الإنترنت

نظام الهاتف القائم على VoIP هو حل اتصالات رقمي. فهو يستخدم تقنية الصوت عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP) لتمكينك من إجراء واستقبال المكالمات الهاتفية عبر اتصال الإنترنت. ويمكنه أيضاً نقل الفيديو والرسائل النصية والوسائط المتعددة الأخرى.

يعمل عن طريق تحويل البيانات الصوتية إلى إشارات رقمية يتم نقلها عبر الإنترنت. لذا، فهي لا تحتاج إلى أسلاك نحاسية.

معظم أنظمة الهاتف القائمة على الصوت عبر بروتوكول الإنترنت هي حلول سحابية مستضافة. وهذا يعني أن البنية التحتية لنظام الهاتف والأجهزة والبرامج الخاصة به موجودة في السحابة من قبل طرف ثالث (مزود خدمة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت).

تحديات تركيب النظام الهاتفي في مكان العمل

تبتعد الشركات بشكل متزايد عن الأنظمة المحلية لتبني أنظمة الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت. أحد أسباب هذه الهجرة الجماعية هو مدى صعوبة وتكلفة تركيب الأنظمة المحلية.

أنت لا تحتاج فقط إلى شراء أجهزة عالية التكلفة وتراخيص برامج وغرف خوادم عالية التكلفة، بل تحتاج أيضاً إلى توظيف خبراء متخصصين لإجراء التثبيت والتهيئة. لماذا؟ لأن الخطوط الأرضية التقليدية معقدة، مما يخلق تحدياً آخر.

يعني تعقيد التثبيت أنه يستغرق وقتاً طويلاً لإعداده. وهذا يزيد من فرص تعطل الخدمة، ويعيق إنتاجية العمل ويقلل من رضا العملاء.

مع نظام الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت (VoIP)، يقوم موفر الخدمة بإيواء أجهزتك ويتولى معظم عملية التثبيت نيابةً عنك. لذلك، تتم عملية التثبيت بشكل أكثر سلاسة.

كيفية إعداد نظام هاتف الأعمال بالطريقة الحديثة

أصبح تركيب نظام الهاتف للشركات والمؤسسات الصغيرة على حد سواء أسهل بكثير مع نظام الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت. ومع ذلك، لا تزال هناك بعض الخطوات الرئيسية وأفضل الممارسات التي يجب عليك اتباعها إذا كنت تريد أن يكون الأمر غير مؤلم قدر الإمكان.

لمساعدتك على القيام بذلك بشكل صحيح، أنشأنا هذا الدليل التفصيلي خطوة بخطوة:

#1 تحديد احتياجات عملك بوضوح

ليس هناك ما هو أكثر إحباطاً من اختيار مزود هاتف لتكتشف لاحقاً أنه يفتقر إلى الميزات الأساسية.

لذا، ابدأ العملية بالجلوس مع أصحاب المصلحة وفرق العمل. اعملوا بشكل تعاوني على تحديد ما يحتاجه عملك بالضبط من نظام الهاتف.

ضع في اعتبارك ما يلي:

• الميزات: هل هناك أي وظائف لا بد من امتلاكها تحتاجها بشدة لتحقيق أهدافك؟ أنشئ قائمة مرجعية بميزات نظام هاتف الأعمال للرجوع إليها أثناء البحث.

• الميزانية: ما هي ميزانية نظام هاتف عملك؟ ضع في اعتبارك الإعداد الأولي وكذلك التكاليف طويلة الأجل.

• الاتصال بالإنترنت: حدد سرعة الإنترنت لديك حتى تعرف ما إذا كانت تتوافق مع توصيات مزود الخدمة الذي اخترته. في حين أن معظم المكالمات الصوتية عبر بروتوكول الإنترنت تستخدم سرعة تحميل/تحميل تبلغ حوالي 100 كيلوبت في الثانية لكل خط، فإنك ستحتاج – على الأقل – إلى سرعة تحميل/تحميل تبلغ 1 ميجابت في الثانية لكل خط.

• المستخدمون وأرقام الهواتف كم عدد المستخدمين وأرقام الهواتف التي تحتاجها؟ هل ستحتاج إلى أرقام دولية؟ ضع في اعتبارك احتياجاتك على المديين القصير والطويل لمراعاة قابلية التوسع.

عمليات التكامل: إذا كنت تريد أن يتكامل نظام الهاتف الخاص بك مع أدوات عملك الأخرى، مثل إدارة علاقات العملاء أو مكتب المساعدة، فحدد بوضوح متطلبات التكامل الخاصة بك لضمان دعم مزودك لها.

#2 البحث الشامل والاختبار الدقيق للأنظمة المحتملة

بعد أن تتسلح باحتياجات عملك المحددة بوضوح، قم بالبحث في أنظمة الصوت عبر بروتوكول الإنترنت المختلفة المتاحة من مختلف مقدمي الخدمات.

يجب أن تستغرق هذه العملية بعض الوقت، حيث ستحتاج إلى مقارنة واختبار عوامل مختلفة: تتضمن بعض الأشياء الرئيسية التي يجب النظر فيها ما يلي:

• الميزات: هل يوفر الحل الميزات والوظائف الضرورية التي تحتاج إليها؟ ارجع إلى قائمة التحقق من الميزات الأساسية لتحديد المزودين والباقات المجهزة بالكامل لتلبية احتياجاتك.

• خطط التسعير: عادةً ما يقدم مقدمو الخدمة خطط تسعير متدرجة. لذا، ألقِ نظرة على كل خطة لتحديد الخطة التي تحتوي على الميزات والوظائف التي تحتاجها. قارن بين الباقات المتشابهة بين مقدمي الخدمة لترى أي منها يقدم قيمة أفضل مقابل المال.

• دعم العملاء: إذا كان لديك سؤال أو مشكلة، ما مدى سهولة الاتصال بدعم العملاء؟ ما هي القنوات التي يمكنك الوصول إليهم من خلالها ومتى؟

• سهولة الاستخدام: هل المنصة بديهية وسهلة الاستخدام بما يكفي لإعداد وكلائك بسرعة؟

يمكنك التحقق من عوامل مثل جودة المزايا وسهولة الاستخدام من خلال الاستفادة من التجارب المجانية و/أو العروض التوضيحية التي يقدمها مقدمو الخدمة عادةً. على سبيل المثال، يمكنك تجربة الإصدار التجريبي المجاني الكامل من CloudTalk لمدة 14 يوماً لاختبار جميع ميزاته الرئيسية.

مواقع مقارنة البرامج ومراجعات الجهات الخارجية من المستخدمين الحاليين سيكون لديها أيضاً بعض الرؤى، لذا احرص على الاطلاع عليها أيضاً.

#3 التسجيل مع مزود الخدمة الذي اخترته

بمجرد عثورك على مزود الخدمة الذي يناسب احتياجات عملك، قم بالتسجيل في باقة الاشتراك التي تريدها.

تذكر، مع نظام الاتصال الصوتي عبر بروتوكول الإنترنت، لا يوجد تثبيت مادي. لا تحتاج حتى إلى شراء هواتف مكتبية. يمكنك البدء على الفور باستخدام أجهزة الكمبيوتر الشخصية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والهواتف المحمولة التي لديك بالفعل.

# 4 تكوين نظام هاتف العمل الجديد الخاص بك

والآن، دعنا نتعرف على كيفية تثبيت نظام هاتف الأعمال وتهيئته حسب احتياجاتك بسرعة وسهولة.

تنزيل البرامج والتطبيقات

سيكون لدى موفري أنظمة الهاتف المستندة إلى بروتوكول الإنترنت تطبيق سوفت فون يمكنك تنزيله وتثبيته على أجهزتك. تعمل تطبيقات الهاتف اللوحي على تحويل أجهزة الكمبيوتر والأجهزة اللوحية والهواتف المحمولة إلى هواتف أعمال محملة بالكامل يمكنك استخدامها عن بُعد، مما يمكّن فريقك من العمل من أي مكان على أجهزتهم المفضلة.

قد تحتاج أيضًا إلى تنزيل المتصفح الصحيح وأي ملحقات للمتصفح. يجب أن يرشدك مزودك في هذا المجال.

نقل أرقام الهاتف والحصول عليها

إن تغيير رقم هاتف عملك هو أمر مزعج بالنسبة لك ولعملائك. يقدم معظم مقدمي الخدمة خدمة نقل الأرقام التي تنقل أرقام هواتفك الحالية إلى نظام هاتفك الجديد.

يمكن ل CloudTalk نقل أرقامك المحلية والوطنية والمحمولة والمجانية في أقل من 2-3 أسابيع. كل ما عليك فعله هو تقديم طلب وسيبدأ فريقنا في العمل على الفور.

وإذا كنت بحاجة إلى أرقام هواتف VoIP إضافية أو أرقام دولية يمكنك الحصول عليها أيضاً. تقدم CloudTalk أكثر من 160 رقمًا دوليًا، حتى تتمكن من إنشاء وجود محلي في كل بلد تخدمه.

إضافة مستخدمين وتنظيم المستخدمين

يجب أن يكون لدى الموفر الذي اخترته لوحة تحكم مركزية حيث يمكن للمشرفين إضافة مستخدمين جدد إلى حسابك. بمجرد إضافة المستخدمين، قم بتنظيمهم في مجموعات حسب القسم، والفريق، والمهام، وغير ذلك.

على سبيل المثال، يمكنك إنشاء مجموعات مختلفة للتسويق والموارد البشرية والمبيعات ودعم العملاء والشؤون المالية.

إعداد الميزات والوظائف الرئيسية

والآن حان الوقت للأشياء الممتعة-إعداد ميزاتك وتخصيصها حسب احتياجاتك الفريدة.

إليك المهام الرئيسية التي يجب عليك التركيز عليها:

• تصميم تدفق المكالمات: ارسم خريطة لتدفق المكالمات التي تصور كيف ستبدو رحلة اتصال عملائك أثناء انتقالهم من الاتصال إلى حل المشكلة. يحتوي CloudTalk على الأداة المثالية لهذا الغرض – مصمم تدفق المكالماتالتفاعلي – الذييتيح لك إنشاء تدفقات مخصصة لتحسين التجارب بشكل حقيقي.

• إعداد توجيه المكالمات: هناك العديد من الطرق المختلفة لتوجيه المكالمات: التوجيه المستند إلى المهارات، والتوجيه القائم على المهارات، والتوجيه الدائري، والتوجيه الأقل تباطؤاً، وغير ذلك. قم بإعداد قواعد توجيه المكالمات لكل مجموعة من مجموعاتك بما يتماشى مع احتياجاتها الفريدة.
• تسجيل رسائل البريد الصوتي سجّل رسالة ترحب بعملائك في صندوق بريدك الصوتي وتدعوهم إلى ترك بياناتهم. إذا كنت مركز اتصال خارجي، فمن المفيد أيضًا إعداد ميزة مثل إسقاط البريد الصوتي، والتي تتيح لك تسجيل رسائل البريد الصوتي مسبقًا والتي يتم إرسالها تلقائيًا إلى العملاء المحتملين.
• قم بإعداد ساعات العمل: ستحتاج إلى تهيئة ساعات العمل في نظام الهاتف بحيث يعرف ما يجب القيام به خلال ساعات العمل خارج أوقات العمل (على سبيل المثال، إرسال المكالمة إلى البريد الصوتي). قم بضبط قواعد التوجيه خارج ساعات العمل لمكاتبك وأرقامك المحددة، وقم بتعيين استثناءات ساعات العمل للعطلات.
• تعيين امتدادات: قم بتعيين امتدادات فريدة لموظفين أو فرق أو مكاتب محددة بحيث يمكن للزملاء والعملاء الاتصال بسرعة بالشخص المناسب.

ما دمت قد اخترت مزود خدمة يتمتع بمنصة بديهية وعروض مرنة، يجب أن تكون جميع هذه الميزات والوظائف سهلة الإعداد إلى حد ما. نحن نوصي باستخدام CloudTalk لهذا السبب بالذات – وكذلك مستخدمو CloudTalk:

“الميزة الأساسية لشركة CloudTalk هي المرونة التي لا مثيل لها في التعامل مع طلباتنا. سواء كنا بحاجة إلى أرقام جديدة أو التحقق من هوية المتصل أو إعداد نقل الأرقام، فقد جعلوا الأمر سهلاً وفعالاً للغاية. لقد وفرت لنا عملياتهم المبسطة وأوقات استجابتهم السريعة الكثير من الوقت والموارد، مما سمح لنا بالتركيز على عملياتنا التجارية الأساسية.”

إبراهيم إمام – الشريك المؤسس، والرئيس التنفيذي المشارك للمجموعة، والرئيس التنفيذي لمنطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا ومنطقة آسيا والمحيط الهادئ في بلان رادار

# 5 على متن الطائرة وتدريب فرقك

بمجرد إعداد كل شيء على النظام، يمكنك البدء في تأهيل موظفيك. الهدف هو القيام بذلك في أسرع وقت ممكن لتحقيق أقصى قدر من القيمة والإنتاجية في وقت مبكر.
مرة أخرى، يتفوق CloudTalk مرة أخرى عندما يتعلق الأمر بسهولة الاستخدام. فهي ليست مصممة لتكون بديهية فحسب، بل لدينا أيضاً بوابة كاملة للإعداد مع نصائح متعمقة وفيديوهات تعليمية.

بدءاً من الأدلة الإرشادية حول كيفية تثبيت نظام هاتف عملك إلى مقاطع الفيديو التي ترشدك إلى كيفية استخدام ميزات محددة، لدينا كل شيء مغطى. لذا، حتى الوكلاء الذين يفتقرون إلى الخبرة في مجال تكنولوجيا المعلومات والخبرة التقنية سيتمكنون من التقاطها دون أي مشكلة.

ما هي تكلفة تركيب نظام هاتف الأعمال؟

سيأتي الجزء الأكبر من تكلفة التثبيت من اشتراكك في نظام هاتف عملك. تعمل أنظمة الهاتف القائمة على الصوت عبر بروتوكول الإنترنت على نموذج اشتراك، ويتم دفعها إما شهرياً أو سنوياً.

انتبه – تختلف التكاليف بشكل كبير حسب مقدم الخدمة والباقة التي تختارها.

يمكنك أن ترى من دليل تسعير نظام هاتف الأعمال لدينا أن الباقات تبدأ من حوالي 3.99 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم/شهريًا وترتفع إلى 140 دولارًا أمريكيًا لكل مستخدم/شهريًا.

يقدم معظم مقدمي الخدمة باقات متدرجة. الباقات الأقل سعراً مناسبة أكثر للشركات الصغيرة، بينما الباقات الأغلى ثمناً تناسب الشركات الكبيرة.

بشكل عام، كلما زادت الميزات والوظائف المضمنة في الحزمة، ارتفع السعر.

سيتم تحديد المبلغ الذي تنفقه حسب ميزانيتك وحجم عملك ومتطلبات الميزات. على سبيل المثال، بينما يقدم مزودو خدمات مثل Skype وMicrosoft Teams أرخص الاشتراكات، إلا أنهم يفتقرون إلى ميزات الأعمال اللازمة لمواكبة الاتصالات الحديثة.

لدى CloudTalk أربع خطط تتراوح أسعارها بين 25 دولاراً و50 دولاراً (25 يورو – 50 يورو) لكل مستخدم/شهرياً يتم دفعها سنوياً. مع وجود الكثير من الميزات والوظائف التي تناسب مختلف أحجام الأعمال، نحن أحد أكثر حلول أنظمة الهاتف فعالية من حيث التكلفة.

بصرف النظر عن ذلك، فإن شراء هواتفك هو التكلفة الوحيدة الأخرى للإعداد. وإليك نصيحة: قم بتطبيق سياسة “أحضر جهازك الخاص” (BYOD) للسماح للموظفين باستخدام أجهزتهم الشخصية كهواتف عمل. هذا يمكن أن يوفر المزيد من المال لشركتك.

ولكن كيف يمكن مقارنة أسعار تركيب نظام هاتف الأعمال التقليدي بتسعير تركيب نظام هاتف الأعمال التقليدي بخاصية VoIP؟

لإعداد نظام تقليدي، فأنت تبحث عن استثمار آلاف الدولارات في الأجهزة وحدها. وعلاوة على ذلك، ستحتاج إلى توظيف خبراء متخصصين لتثبيت النظام وتهيئته لك.

ثم لديك تراخيص البرامج وتكلفة الهواتف الخاصة بك (لا يمكنك السماح بسياسة BYOD كما هو الحال مع VoIP).

تركيب نظام هاتف الأعمال سريع وسهل

سواء كنت تقوم بالتبديل من خط أرضي تقليدي أو تبحث عن نظام اتصالات مثالي لشركتك الناشئة، فإن تركيب نظام هاتف الأعمال يكون سلساً مع المزود المناسب.

إذا اخترت CloudTalk، يمكنك إعداد مركز اتصال كامل في خمس دقائق فقط، مباشرةً من متصفح الويب الخاص بك.

نحن نتعامل مع كل شيء بدءاً من التهيئة إلى نقل الأرقام، حتى تتمكن من التركيز على الأمور المثيرة للاهتمام (مثل إنشاء تدفقات المكالمات وقواعد التوجيه). وبفضل تطبيق الهاتف اللين الخاص بنا، يمكن لموظفيك استخدام الأجهزة التي لديهم بالفعل – لا داعي لإنفاق ميزانيتك على الهواتف المكتبية.

ولكن لا تثق بكلامنا فقط. جرب CloudTalk بنفسك من خلال الإصدار التجريبي المجاني 14 يوم – بدون شروط.