الاجتماعات الافتراضية: دليلك الكامل لـ 2025 وما بعدها

71% من الاجتماعات تعتبر “غير منتجة”. في بعض الأحيان، يشعر الحاضرون أن الاجتماعات ليست ذات صلة بهم. وفي أحيان أخرى، قد يستاءون من اضطرارهم للسفر لمسافة طويلة والتخلي عن الكثير من وقتهم. ومع ذلك، تظل الاجتماعات جزءًا حيويًا من إدارة الأعمال وإبقاء جميع موظفيك على اطلاع ومشاركة.

إذاً، كيف يمكن لشركتك أن تتأكد من أن كل لقاء ومؤتمر واجتماع يكون جذاباً وذا صلة بالموضوع؟ قد يكون استخدام برنامج الاجتماعات الافتراضية المناسب هو الحل. ففي نهاية المطاف، يمكن عقد الاجتماعات عن بُعد مقابل تكلفة اشتراك البرنامج فقط.

الوجبات الرئيسية:

• تُعد الاجتماعات الافتراضية أداة قيّمة للشركات الحديثة، حيث يعمل 40.9% من الموظفين بدوام كامل إما عن بُعد أو وفق نموذج عمل مختلط.
• يقضي الموظف العادي من 3 إلى 5 ساعات أسبوعياً في المتوسط لحضور الاجتماعات. وتُعقد هذه الاجتماعات بشكل متزايد في أماكن اجتماعات افتراضية عبر الإنترنت بدلاً من عقدها شخصياً.
• يمكنك عقد العديد من أنواع الاجتماعات المختلفة عن بُعد، بما في ذلك اجتماعات الفريق وجلسات الاستراتيجية واللقاءات المرتجلة.
• يمكن لبرامج الاجتماعات الافتراضية المناسبة أن تجعل الاجتماعات أكثر فعالية من حيث التكلفة وسهولة الوصول إليها، وذلك بفضل ميزات مثل جودة المكالمات العالية والنسخ في الوقت الفعلي وتسجيل المكالمات.
• لجعل الاجتماعات الافتراضية أكثر إنتاجية، يجب عليك دائمًا إعداد جدول أعمال، ودعوة الأشخاص الذين يهمهم الاجتماع فقط، ووضع قواعد واضحة للحفاظ على مسار الاجتماع.

ما هو الاجتماع الافتراضي؟

يُعقد الاجتماع الافتراضي عبر الإنترنت عندما يكون جميع الحاضرين أو بعضهم في مواقع جغرافية منفصلة.

منذ جائحة فيروس كورونا 2020، عندما اضطرت العديد من الشركات إلى اعتماد العمل عن بُعد لأول مرة، أصبحت الاجتماعات عن بُعد جزءاً لا يتجزأ من العمليات اليومية في العديد من الشركات.

لذلك، يمكن أن يكون لأدوات التواصل الافتراضي لفريقك الافتراضي تأثير كبير على الإنتاجية والكفاءة وتماسك الفريق.

ما هي الأنواع الرئيسية للاجتماعات الافتراضية؟

هناك طريقتان مختلفتان لتصنيف الاجتماعات الافتراضية. أحدهما حسب نوع التكنولوجيا المستخدمة والآخر حسب الغرض من الاجتماع أو أسلوبه.

الأنواع الرئيسية الثلاثة الرئيسية للاجتماعات الافتراضية، من حيث التكنولوجيا المستخدمة، هي:

• المؤتمرات عن بُعد – اجتماعات مشابهة للمكالمات الجماعية التقليدية التي تستخدم الصوت فقط. قد يتصل بعض الحاضرين باستخدام هاتف مكتبي أو هاتف محمول، ولكن غالباً ما تسمح منصات الاجتماعات عبر الإنترنت أيضاً بعقد مؤتمرات صوتية عن بُعد فقط.
• مؤتمرات الفيديو – الاجتماعات التي تقدم عنصرًا مرئيًا بالإضافة إلى العنصر الصوتي. يمكن للحاضرين رؤية بعضهم البعض والتواصل “وجهاً لوجه”.
• مؤتمرات الويب – الاجتماعات التي تضيف عناصر تعاونية إضافية، مثل الشاشة أو مشاركة المحتوى. يمكن للحاضرين مشاركة العروض التقديمية والمستندات أو عرضها أو العمل عليها معاً، بالإضافة إلى إمكانية رؤية بعضهم البعض والتحدث مع بعضهم البعض.

عندما يتعلق الأمر بأسلوب أو غرض الاجتماع، هناك المزيد من أنواع الاجتماعات الافتراضية. إليك بعضاً من أكثرها شيوعاً:

عمليات الوقوف المنتظمة لفرقك

اجتماع “الوقوف” هو عبارة عن اجتماع سريع لا تزيد مدته المثالية عن 10 أو 15 دقيقة. عادةً ما تُعقد اجتماعات الوقوف في بداية اليوم أو المناوبة. الهدف من ذلك هو تجميع الفريق بسرعة، والتأكد من أن الجميع على دراية بما يفعلونه، وثقتهم في عملهم، وتوضيح جميع الأسئلة.

الاجتماعات الاستراتيجية أو التخطيطية

عادةً ما تكون الاجتماعات الاستراتيجية أو التخطيطية أطول وأكثر تعمقًا من الاجتماعات التحضيرية. والهدف منها هو وضع استراتيجية حول الحملات أو المشاريع أو الفعاليات القادمة. إنها المكان المناسب لإجراء مناقشات أطول حول كيفية تحقيق عملك لأهدافه والأدوار التي يجب أن يلعبها الأفراد أو الفرق.

اجتماعات فردية

عادةً ما تكون هذه الأنواع من الاجتماعات الافتراضية بين عضو الفريق ومشرفه المباشر. وهي توفر فرصة للحصول على تعليقات ثنائية الاتجاه حول أمور منها:

• أداء العمل الحالي
• المخاوف أو المخاوف
• التطوير الوظيفي في المستقبل
• الدعم الإضافي أو التدريب الإضافي الذي قد يكون مطلوباً

اجتماعات إعداد التقارير الشهرية أو الفصلية

هذه الاجتماعات هي الوقت الذي يمكن فيه للفرق تقييم أدائها الأخير. قد يقدم قادة الفريق مجموعة مختارة من الإحصائيات أو النتائج التي تلخص إنجازات الفريق. من المحتمل أن تكون هناك فرصة بعد ذلك لمناقشة المعلومات على نطاق أوسع.

الغرض من اجتماعات إعداد التقارير هذه هو:

• تسليط الضوء على النجاحات الأخيرة
• تحديد أي نقاط ضعف أو مجالات للتحسين
• اكتشف طرقًا للاستفادة من تلك النجاحات أو تدعيم نقاط الضعف

جميع الاجتماعات أو العروض التوضيحية

في بعض الأحيان، قد تحتاج الشركات في بعض الأحيان إلى تجميع قوتها العاملة بأكملها. قد يكون ذلك من أجل اجتماع على غرار اجتماع مجلس المدينة لمناقشة التوجه العام للشركة أو لعرض عملية أو أداة برمجية جديدة يحتاج الجميع إلى معرفتها.

بالنسبة لهذه الأنواع من الاجتماعات، تُعد جودة المكالمات أمرًا بالغ الأهمية حتى لا يؤدي العدد الكبير من الحضور إلى حدوث تأخير في الاستجابة أو تشويش أو مشكلات أخرى مماثلة. وهذا يعني أنه من الضروري استخدام برنامج اتصال يضمن الجودة بغض النظر عن عدد المستخدمين أو مكان وجودهم.

الاجتماعات مع العملاء أو الزبائن

غالباً ما يكون من الأنسب عقد اجتماعات مع العملاء أو الزبائن عبر الإنترنت. الاجتماع الافتراضي أسهل في الترتيب والحضور من الاجتماع الشخصي.

يمكن لعملائك الحصول على اهتمامك الكامل دون مغادرة مكتبك. وبالتالي، يسمح لك ببناء علاقات فعالة دون عناء تنظيم اجتماع وجهاً لوجه حيث يتعين على أحد الأطراف أو جميعهم السفر.

اجتماعات الموردين أو الشركاء أو أصحاب المصلحة الآخرين

في كثير من الأحيان، يتعين على الشركات أن تجتمع مع أطراف ثالثة قد لا تنتمي إلى الشركة ولكن لها مصلحة في عمليات أو مشاريع معينة.

يعد الموردون والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرون جزءًا لا يتجزأ من إدارة الشركة بنجاح، ولكن نظرًا لأنهم ليسوا جزءًا من الفريق من الناحية الفنية، فإن الاجتماع معهم في الاجتماعات قد يكون صعبًا.

يسهّل برنامج مركز الاتصال الافتراضي التواصل مع هذه الجهات الخارجية. يمكن للمشاركين الحضور من أي مكان متصل بالإنترنت، وقد يتمكنون من مشاركة المستندات أو البيانات ذات الصلة داخل البرنامج نفسه.

الاجتماعات المخصصة

قد تحتاج إلى عقد اجتماعات سريعة ومرتجلة للتعامل مع المواقف سريعة الحركة. تُعد الاجتماعات الافتراضية رائعة في مثل هذه الظروف، حيث إنها سريعة الإعداد ويمكن الوصول إليها بسهولة. يمكنك التواصل بسرعة مع أعضاء الفريق في جميع أنحاء العالم والتوصل إلى حلول للحالات الطارئة أو التغييرات العاجلة بسرعة وكفاءة.

اجتماعات “ممتعة”

لا يجب أن تكون الاجتماعات جادة دائماً. قد ترغب أحياناً في جمع فريقك أو حتى الشركة بأكملها معاً للاستمتاع قليلاً. تتضمن بعض الأمثلة على الاجتماعات الممتعة التي يمكنك عقدها افتراضياً ما يلي:

• لقاءات عيد الميلاد أو العطلات الافتراضية
• جلسات بناء الفريق، أو الألعاب، أو الاختبارات القصيرة
• اجتماعات كسر الجليد للترحيب بالموظفين الجدد

فوائد الاجتماعات الافتراضية

يمكنك الاستمتاع بمزايا الاجتماعات الافتراضية مهما كان حجم عملك أو المجال الذي تعمل فيه. إليك بعضاً من أبرز هذه المزايا:

ابق على اتصال مع العاملين عن بُعد والعمال المختلطين لديك

العديد من الشركات لديها مكاتب داخلية ومختلطة و الموظفون عن بُعد. تُعد الاجتماعات الافتراضية مثالية لإبقاء جميع هؤلاء العاملين على اتصال وعلى نفس الصفحة. إذا كنت تعقد اجتماعات شخصية فقط، فقد يفوت أي شخص خارج المكتب في ذلك الوقت تحديثات أو تعليمات مهمة.

تضمن لك أفضل أدوات الاجتماعات الافتراضية وحلول الاتصال الخاصة بالأعمال التواصل السلس عند العمل عن بُعد، كما اكتشفت MyHeritage عند اعتماد CloudTalk:

خفض تكاليف السفر والتكاليف الأخرى

وفقاً لورقة بيضاء صادرة عن شركة Verizon، يمكن أن يكلف اجتماع شخصي يضم خمسة أشخاص فقط ما يصل إلى 7 أضعاف تكلفة الاجتماع المكافئ الذي يُعقد افتراضياً.

بدءاً من تكاليف سفر المشاركين إلى استئجار الغرف والمرطبات والنفقات العامة الأخرى، فإن تكلفة عقد الاجتماعات الشخصية تتراكم بسرعة. في المقابل، يمكن عقد الاجتماعات عن بُعد مقابل تكلفة اشتراك البرنامج. بالنسبة للأعمال التي تعقد الكثير من الاجتماعات، يمثل ذلك وفورات كبيرة.

كن أكثر صداقة للبيئة

خلال جائحة كوفيد-19، انخفضت الانبعاثات العالمية بنسبة 17%. يمكن أن يُعزى قدر كبير من ذلك إلى تغير التنقل اليومي من ساعات من القيادة إلى المشي من غرفة النوم إلى الكمبيوتر.

لذا، فإن أي شيء يقلل من الحاجة إلى القيادة أو الطيران سيعمل على تحسين مؤهلاتك البيئية. يعد عقد الاجتماعات عن بُعد بدلاً من عقدها شخصياً طريقة ممتازة لتكون أكثر مراعاة للبيئة.

ما الذي تبحث عنه في منصات الاجتماعات الافتراضية

سيكون للمنصة التي تستخدمها للاجتماعات الافتراضية تأثير كبير على مدى نجاح اجتماعاتك وما ستحققه. دعنا نلقي نظرة على بعض الأشياء الرئيسية التي يجب أن تبحث عنها في منصة الاجتماعات الافتراضية:

مكالمات موثوقة وعالية الجودة

جودة المكالمات الجيدة أمر لا بد منه عند تشغيل الاجتماعات عن بُعد. ابحث عن البرامج التي تعطي الأولوية لجودة المكالمات العالية، دون تأخير أو اهتزاز أو تشويش.

تعمل CloudTalk بجد للحفاظ على نظافة الشبكات وموثوقيتها. معدل الارتعاش لدينا منخفض للغاية – 17.8 مللي ثانية فقط عبر الشبكة الموزعة بالكامل. وهذا يعني أنه يمكنك الاعتماد على CloudTalk لتوفير جودة مكالمات واضحة ونقية بغض النظر عن مكان وجودك في العالم.

تسجيل المكالمات

يتيح لك تسجيل المكالمات إعادة تشغيل اللحظات المهمة في الاجتماع ومراجعة المناقشات، ويسهل عليك توضيح أي لبس.

بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن يساعد التسجيل الصوتي للاجتماع أي شخص لم يتمكن من الحضور على متابعة ما تم إقراره.

النسخ التلقائي والملخصات

النسخ التلقائي للمكالمات هو ميزة مدعومة بالذكاء الاصطناعي حيث يتم تحويل حوار الاجتماع إلى شكل نصي. يمكنك استخدام التدوين للتحقق بسرعة من نقاط عمل الاجتماع أو مشاركة محتوى الاجتماعات بسهولة مع الزملاء الذين لم يتمكنوا من الحضور.

يمكن ل CloudTalk اكتشاف المكالمات ونسخها بما يصل إلى 145 لغة مختلفة، كما أنه يسهّل استيراد هذه النسخ إلى أدوات ومنصات أخرى (إدارة علاقات العملاء، على سبيل المثال).

التكامل مع أدواتك الأخرى

يعد التكامل مع أدوات عملك الأخرى أمراً ضرورياً آخر عندما يتعلق الأمر ببرامج الاجتماعات عبر الإنترنت.

على سبيل المثال، أنت تريد حلاً يتكامل مع نظام إدارة علاقات العملاء لديك. يمكن أن يمنحك ذلك وصولاً سريعاً إلى معلومات العميل عندما يتصل أحد الأشخاص بشركتك ويجعل تحديث سجلاته (مع ملاحظات المكالمات وغيرها) أسهل بكثير.

لا يقتصر الأمر على عمليات تكامل CRM فقط التي يجب أن تبحث عنها أيضًا. على سبيل المثال، يساعد تكامل CloudTalk مع Krisp في الحفاظ على وضوح المكالمات وعدم تشتيت الانتباه. وفي الوقت نفسه، يمكن لعمليات تكامل التقويم أن تجعل من السهل تحديد المواعيد، وتضمن عدم تفويت أي شخص لاجتماعاتك.

أفضل ممارسات الاجتماعات الافتراضية: إذا كنت تدير الاجتماع

كما أن الطريقة التي تدير بها اجتماعاتك الافتراضية سيكون لها تأثير كبير على مدى نجاحها. فيما يلي خمسة من أفضل ممارسات الاجتماعات الافتراضية لمساعدتك في إدارة اجتماعات فعالة ومثمرة وجذابة:

إعداد جدول أعمال مسبقاً

يمكن أن يوفر لك القيام بذلك الكثير من الوقت ويجعل اجتماعاتك أكثر كفاءة.

إذا كان لدى الجميع نسخة من جدول الأعمال، فلن تضيع الوقت في البداية في شرح موضوع الاجتماع. ببساطة، إذا لم يكن هناك جدول أعمال، فلا ترتب اجتماعاً.

قم بدعوة من يحتاجون إلى التواجد هناك فقط

تعد الاجتماعات جزءًا أساسيًا من إدارة فرق العمل عن بُعد، ولكنك لست بحاجة إلى حضور الجميع في كل اجتماع. لذا، تأكد من أنك لا تدعو سوى الأشخاص الذين يحتاجون حقًا إلى التواجد هناك. فكر في من سيستفيد من الاجتماع، ومن لديه أشياء مهمة ليقولها.

وضع قواعد الاجتماع

تساعد القواعد في الحفاظ على اجتماعك منظمًا وموضوعيًا.

فكّر في أشياء مثل:

• ما إذا كان يجب على الأشخاص إغلاق الميكروفونات عند عدم التحدث
• سواء أكنت تحتاج إلى رفع يدك افتراضيًا عندما يكون لدى شخص ما ما يقوله
• كيف ستواكب جدول الأعمال
• كيف ستمنع الناس من التحدث فوق بعضهم البعض.

حافظ على تفاعل الحاضرين

الاجتماع الذي يشرك الناس سيكون أكثر إنتاجية ومتعة للجميع. لذا، اعمل على إشراك جميع الحاضرين في فعالياتك. فكّر في إضافة الوسائل البصرية إلى العروض التقديمية وطرح الأسئلة من حين لآخر للحصول على مدخلات فعالة.

إذا كنت تريد المزيد من الأفكار أيضًا، فلدينا دليل رائع حول كيفية جعل الاجتماعات الافتراضية أكثر تفاعلية يمكن أن يساعدك في طريقك.

تحديد بنود عمل ما بعد الاجتماع

حتى أكثر الاجتماعات جاذبية لن تكون مثمرة إذا نسي الجميع ما تم تحديده.

حافظ على الزخم من خلال تحديد بنود العمل وإرسالها إلى الجميع بعد الاجتماع.

إن ميزتي النسخ وتسجيل المكالمات في CloudTalk مفيدة هنا، مما يتيح لك الاطلاع بسهولة على ما تمت مناقشته وتلخيص نقاط العمل المتفق عليها.

أفضل ممارسات الاجتماعات الافتراضية: إذا كنت من الحاضرين

لا تقع مسؤولية ضمان أن يكون الاجتماع مثمرًا على عاتق رئيس الاجتماع فقط. فيما يلي بعض الأمور التي يجب عليك القيام بها بصفتك أحد الحاضرين:

الاستعداد الكامل

تأكد من استعدادك التام للاجتماع قبل بدايته. يجب أن يكون رئيس الاجتماع أو المنسق قد أرسل جدول الأعمال. اقرأها بدقة، وتأكد من أنك على علم بكل ما سيتم مناقشته.

إذا كانت لديك معلومات أو تحديثات تريد تقديمها، فقم بإعداد أي مواد ذات صلة وتأكد من أنك تعرف بالضبط ما تحتاج إلى قوله.

تحقق من تقنيتك

يمكن أن تتسبب المشكلات التقنية من جانبك في تعطيل الاجتماع بأكمله. لذا، تأكد من أن جميع تقنياتك في حالة عمل جيدة.

تحقق من ذلك

• الميكروفون يعمل
• اتصالك بالإنترنت قوي
• تم إعداد كاميرا الويب الخاصة بك بشكل صحيح (إذا كان اجتماع فيديو).

استخدم دائمًا خلفيات احترافية

يمكن للخلفيات غير المهنية أن تنتقص من الاجتماع وتنعكس سلباً عليك. تجنب أشياء مثل وجود غسيل متسخ أو فوضى خلفك وأنت تتحدث إلى زملائك. ابحث عن خلفية معقولة وغير مشتتة للانتباه وتظهر احترافيتك.

إذا لم يكن لديك خلفية ذات مظهر احترافي مناسب في المكان الذي تعمل فيه، فأضف خلفية افتراضية أو ببساطة قم بتعتيم الخلفية.

الوصول في الوقت المحدد

التواجد في الوقت المحدد للاجتماعات أمر مهم في الواقع الافتراضي كما هو مهم في الحياة الواقعية. وإلا سيتعين على الأشخاص انتظارك، وهو أمر محبط وقد يؤثر على إنتاجية الاجتماع أو يجعله يستغرق وقتًا أطول من اللازم.

أولي اهتمامك الكامل

أحد عيوب الاجتماعات عن بُعد هو أنه من السهل أن ينحرف انتباهك. حاول أن تبقى متفاعلاً تماماً مع الاجتماع. إليك بعض النصائح المهمة:

• لا تفتح علامات تبويب أخرى
• لا تلعب على هاتفك
• لا تتحقق من بريدك الإلكتروني
• كرر جمل زملائك في رأسك للحفاظ على تركيزك.

كن مهذباً مع الحضور الآخرين

هناك الكثير من الأشياء التي نقوم بها تلقائياً بشكل شخصي ولا تكون دائماً بنفس السهولة افتراضياً. على سبيل المثال، من الأسهل كثيرًا أن تعرف متى يوشك شخص آخر على التحدث، وتتجنب التحدث فوقه.

في بيئة افتراضية، عليك أن تعمل بجهد أكبر قليلاً للحفاظ على المعايير الأساسية للمجاملة. لذا، ابذل جهداً واعياً لتكون لطيفاً ومراعياً لزملائك الحاضرين.

تعزيز الإنتاجية في فرق العمل عن بُعد من خلال الاجتماعات الافتراضية

يمكن أن تكون إدارة فرق العمل عن بُعد أمراً صعباً، ولكن يمكن أن تساعد أفضل منصات الاجتماعات الافتراضية أو حلول المكالمات الجماعية في الحفاظ على تفاعل الفرق وتواصلها وإنتاجيتها.

باستخدام CloudTalk، يمكنك التواصل دون عناء مع فرق العمل والموظفين والعملاء في جميع أنحاء العالم. تجعل المجموعة الواسعة من عمليات التكامل من السهل القيام بكل شيء بدءاً من إلغاء الضوضاء إلى مزامنة التقويمات، وتعني جودة المكالمات العالية أنه يمكنك التعاون بسلاسة بغض النظر عن مكان وجودك أو المشاركين.

لمعرفة المزيد حول كيفية مساعدة CloudTalk في تعزيز الإنتاجية في فرق العمل عن بُعد، لماذا لا تشترك في الإصدار التجريبي المجاني14 يوم؟