By S. Lucido-Balestrieri

| 11 أغسطس 2024

التواصل

أفضل 12 مثالاً للبريد الصوتي خارج المكتب لعام 2024

هل وجدت نفسك عالقًا في رتابة تحيات البريد الصوتي؟ لست وحدك.

ولكن ماذا لو كان بإمكانك أن ترى زيادة مذهلة بنسبة 22% في الردود إذا كنت تستخدم بريدًا صوتيًا قويًا، حتى عندما لا تكون في مكتبك؟

تعمل رسائل البريد الصوتي الفعّالة على تحسين رعاية العملاء المحتملين ومعدلات التحويل من خلال التفاعل مع العملاء المحتملين الذين لم يتم التواصل معهم، وترك انطباع دائم لديهم، والحث على اتخاذ إجراءات، مما قد يؤدي إلى زيادة المبيعات.

انضم إلينا ونحن نكشف النقاب عن أفضل 12 مثالاً للبريد الصوتي خارج المكتب، بالإضافة إلى نصائح الخبراء لمساعدتك على التفوق في لعبة البريد الصوتي.

الوجبات الرئيسية:

عزز التواصل من خلال تحسين المشاركة وإضافة لمسة شخصية، مع توفير إمكانية الوصول وتبسيط عمليات التواصل.
تعرّف على كيفية صياغة رسائل البريد الصوتي خارج المكتب من خلال نهج يركز على العميل يُظهر التفاني في خدمة العملاء، وتعزيز العلاقات وبناء الثقة مع مرور الوقت.
قم بدمج لمسة من الفكاهة أو الإبداع في رسائل البريد الصوتي خارج المكتب لتسلية المتصلين وترك انطباع إيجابي دائم، مما يعزز من قوة الاتصال وتذكر العلامة التجارية.

جرّب CloudTalk مجانًا لمدة 14 يومًا – لا حاجة لبطاقة ائتمان

جرّب الآن

ما أهمية رسائل البريد الصوتي خارج المكتب؟

في عالم اليوم سريع الإيقاع، لا يعد البريد الصوتي خارج المكتب مجرد مجاملة، بل هو نقطة اتصال مهمة يمكن أن تشكل تصور عملائك وتحافظ على دوران عجلة عملك، حتى عندما لا تكون موجودًا للرد على المكالمة مباشرةً.

إذا كنت تعتقد أن رسائل البريد الصوتي خارج المكتب ليست مهمة للأعمال التجارية، فإليك عدة أسباب لإعادة النظر فيها:

تعمل رسائل البريد الصوتي خارج المكتب على إبقاء المتصلين على اطلاع على المستجدات عندما تكون غير متاح، مما يضمن شفافية التواصل.

حيث يقومون بإبلاغ المتصلين بمدة غيابك وتزويدهم ببيانات الاتصال في حالات الطوارئ إذا لزم الأمر، وإدارة توقعاتهم للرد.

من خلال توجيه المتصلين حول ما يجب القيام به في غيابك، تضمن رسائل البريد الصوتي خارج المكتب عدم إغفال الرسائل المهمة.

توضح رسائل البريد الصوتي ما يمكن أن يتوقعه المتصلون وتوفر لهم الإرشادات، مع إظهار الاحترافية والموثوقية.

من خلال إضافة طابع الاستعجال واللمسة الشخصية، يمكن لرسائل البريد الصوتي خارج المكتب أن تعزز رضا العملاء، وبالتالي تعزيز سمعة الشركة وعلاقاتها.

وعلاوة على ذلك، أظهرت الدراسات أن استخدام البريد الصوتي القوي يمكن أن يؤدي إلى زيادة بنسبة 22% في الردود، مما يسلط الضوء على فعاليته في الحفاظ على المشاركة وضمان عدم تفويت الاتصالات الهامة.

نتائج PlanRadar باستخدام ميزات Cloudtalk مثل البريد الصوتي

زيادة كفاءة الوكيل بنسبة 20%
زيادة كفاءة التعامل مع المكالمات بنسبة 70%
3% انخفاض عدد المكالمات الفائتة

كيفية صياغة البريد الصوتي المثالي خارج المكتب

والآن بعد أن ناقشنا سبب أهمية رسائل البريد الصوتي خارج المكتب، إليك 5 نصائح لتحقيق أقصى استفادة منها:

#رقم 1 قدم اسم شركتك

ابدأ بريدك الصوتي بذكر اسم شركتك بوضوح. تضيف هذه الخطوة البسيطة لمسة احترافية وتضمن للمتصلين معرفة أنهم وصلوا إلى المكان الصحيح.

مثال: “مرحباً، لقد وصلت إلى CloudTalk…”

#2 الخطوط العريضة لساعات العمل

حدد التوقعات من خلال ذكر ساعات عملك مقدمًا. فهذا يساعد المتصلين على فهم متى يمكنهم توقع الرد ويقلل من احتمالية الشعور بالإحباط.

مثال: “ساعات عملنا من 10 صباحاً إلى 5 مساءً بتوقيت وسط أوروبا.”

#3 تقديم إرشادات واضحة

أرشد المتصلين إلى ما يجب فعله بعد ذلك. سواء كان الأمر يتعلق بترك بريد صوتي، أو التنقل في قائمة الهاتف، أو استكشاف خيارات الاتصال البديلة، فإن الوضوح هو المفتاح.

مثال: “إذا كنت تتصل بشأن طلب قائم، يُرجى الضغط على 1. وإذا كنت تريد المساعدة في تقديم طلب جديد، يُرجى الضغط على 2.”

# 4 توفير خيارات اتصال إضافية

قدم طرق اتصال بديلة مثل البريد الإلكتروني أو الدردشة المباشرة. وهذا يضمن حصول المتصلين على خيارات للوصول إليك، حتى خارج ساعات العمل العادية.

مثال:“الوكلاء متاحون لمساعدتك عبر وظيفة الدردشة المباشرة على موقعنا الإلكتروني. يمكنك أيضًا إرسال بريد إلكتروني إلينا على help@cloudtalk.io.”

#5 اجعلها حلوة وبسيطة

احترم وقت المتصلين من خلال إبقاء رسالتك موجزة وفي صلب الموضوع. استهدف 20-25 ثانية لإيصال المعلومات الأساسية بفعالية.

مثال: “مرحبًا، لقد اتصلت بـ [Your Name] على [Your Company]. أنا حاليًا خارج المكتب ولكنني سأعود في [Return Date]. يُرجى ترك اسمك ورقمك ورسالة مختصرة وسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن. شكراً لاتصالك، وأتمنى لك يوماً سعيداً!”

هل أنت مستعد لتحويل اتصالاتك التجارية؟

شاهده مباشرة

ختم المبيعات مع إتقان استخدام البريد الصوتي خارج المكتب

إذا كنت قد شككت يومًا في أهمية رسائل البريد الصوتي خارج المكتب بالنسبة للشركة، فقد قدمنا لك أسبابًا مقنعة لإعادة النظر في الأمر ونصائح لزيادة إمكاناتها إلى أقصى حد.

تذكّر أن رسالة البريد الصوتي المصممة بشكل جيد يمكن أن تحدث فرقاً كبيراً في تعزيز العلاقات القوية مع العملاء وتحسين سمعة شركتك.

ولكن لإطلاق الإمكانات الكاملة لاستراتيجية البريد الصوتي الخاصة بك، فأنت بحاجة إلى حل بريد صوتي يجعل الحياة أسهل.

مع CloudTalk، أصبحت إدارة رسائلك الصوتية في غاية السهولة. بدءاً من مراجعة رسائل البريد الصوتي والرد عليها مباشرةً في التطبيق إلى تلقي النسخ في بريدك الإلكتروني، يعمل CloudTalk على تبسيط التواصل حتى تتمكن من التركيز على ما يهمك.

تعرّف على المزيد حول ميزة البريد الصوتي هنا.

الأسئلة الشائعة

كيف تترك بريداً صوتياً خارج المكتب؟

باستخدام Cloudtalk، من السهل جداً ترك بريد صوتي خارج المكتب.
فيما يلي الخطوات الأساسية لترك بريد صوتي خارج المكتب باستخدام Cloudtalk:

1. حدد ساعات عملك في تطبيق Cloudtalk.
يسمح لك ذلك بتشغيل رسالة مخصصة خارج المكتب تلقائيًا عندما لا تكون متاحًا.
2 – تسجيل تحية بريد صوتي احترافية خارج المكتب تتضمن:
– اسمك.
– التواريخ التي ستكون فيها خارج المكتب.
– طلب من المتصل ترك رسالة.
– اختياريًا، اسم ومعلومات الاتصال بزميل يمكنه المساعدة في غيابك.

تتيح لك Cloudtalk إمكانية إنشاء وجدولة العديد من ترحيبات البريد الصوتي المخصصة بسهولة، بحيث يمكنك الحصول على رسالة محددة خارج المكتب جاهزة للاستخدام عند الحاجة.

ما الذي لا يجب قوله في البريد الصوتي؟

فيما يلي بعض المزالق الرئيسية التي يجب تجنبها في البريد الصوتي:

– لا تتحدث بشكل رقيق، استخدم الطاقة.
– حدد هدفًا واضحًا؛ لا تثرثر.
– تحدث رقم هاتفك ببطء.
– تجنب الخلفيات الصاخبة.
– لا تعد بمعاودة الاتصال على الفور.
– اذكر اسمك الكامل دائمًا.
– اختتم المكالمة بدعوة لمعاودة الاتصال.

كيف يمكن أن يساعد CloudTalk في إدارة رسائل البريد الصوتي الخاصة بي بشكل أكثر فعالية؟

من خلال تحميل رسائل البريد الصوتي إلى CloudTalk، يمكنك الوصول إليها جميعًا في مكان واحد، مما يضمن لك الردود في الوقت المناسب وزيادة رضا العملاء.

CloudTalk يوفر أيضًا العديد من الميزات لتحسين إدارة البريد الصوتي، بما في ذلك نسخ البريد الصوتي، مما يتيح لك قراءة رسائلك دون الاستماع إليها؛ التحيات القابلة للتخصيص لتتناسب مع الاحتياجات المختلفة أو أوقات السنة؛ إسقاط البريد الصوتي والتكامل مع إدارة علاقات العملاء للحفاظ على جميع تفاعلات العملاء في مكان واحد

هل من نصائح لدمج رسائل البريد الصوتي في استراتيجية التواصل مع العملاء؟

يؤدي دمج رسائل البريد الصوتي في استراتيجية التواصل مع العملاء إلى تعزيز المشاركة وتقديم رسائل مخصصة.
إليك الطريقة:

– قسّم جمهورك بناءً على التركيبة السكانية والسلوك ومرحلة رحلة المشتري.
– صمم رسائل مخصصة تلبي الاحتياجات الفردية مع دعوات واضحة للعمل.
– استخدم البريد الصوتي لجمع الملاحظات والاستبيانات لتحسين المنتجات والخدمات.
– تتبّع المقاييس مثل معدل الاستجابة والتحويلات لمعرفة فعالية الحملة.

من خلال اتباع هذه الخطوات، يمكنك إنشاء حملات بريد صوتي فعّالة تكمّل استراتيجيتك التسويقية الشاملة وتحقق النتائج المرجوة.