شرح أجهزة الاتصال الصادرة: الأنواع والفوائد وأفضل الممارسات

يبلغ متوسط معدل تحويل المكالمات الهاتفية الباردة 2%. ولكن إذا كان الهدف هو زيادة المبيعات الخارجية، فكيف تفعل ذلك؟ قم بإجراء مكالمات أكثر وأفضل بشكل أسرع باستخدام برنامج الاتصال الخارجي.

لا تتساوى جميع برامج الاتصال الصادرة. هناك أنواع متعددة، لكل منها مزاياه الخاصة وأفضل حالات الاستخدام. سنخبرك اليوم بكل شيء عنها. تابع القراءة لاكتشاف أفضل برنامج اتصال خارجي يناسبك!

الوجبات السريعة الرئيسية:

• يمكن تقسيم برامج الاتصال الصادرة إلى أربعة أنواع أساسية بناءً على التعقيد وحالة الاستخدام: أجهزة الطلب التلقائي، وأجهزة الطلب التنبؤي، وأجهزة الطلب الآلي، وأجهزة الطلب الآلي، وأجهزة الطلب الذكي.
• يسمح لك استخدام برنامج الاتصال الهاتفي لمركز الاتصال الخارجي بتحسين كفاءة الفريق، ومشاركة العملاء، وإدارة العملاء، وإدارة العملاء المحتملين، ومعدلات التحويل، وما إلى ذلك.
• يمكن أن تؤدي مطابقة أفضل برنامج اتصال خارجي مع حالة استخدامك إلى زيادة المكالمات الناجحة بنسبة 400%، وتساعدك على الوصول إلى 3 أضعاف عدد العملاء المحتملين كل يوم، وتقلل من أوقات المكالمات بنسبة 50%.

ما هو برنامج الاتصال الخارجي؟

أجهزة الاتصال الصادرة هي مصطلح شامل يُستخدم عادةً للإشارة إلى جميع أنواع أنظمة الاتصال التلقائي (ADS). كما يوحي الاسم، هذه حلول برمجية تعمل على أتمتة عملية الاتصال الهاتفي للمكالمات الصادرة، وهي في الغالب مكالمات المبيعات الباردة.

على الرغم من وجود أنواع متعددة من برامج الاتصال التلقائي، إلا أنها تشترك جميعها في العديد من السمات المشتركة التي تجعلها حجر الزاوية في استراتيجيات المبيعات الخارجية الحديثة.

والأهم من ذلك، أنها تلغي الحاجة إلى الاتصال اليدوي، مما يسرّع عملية الاتصال بشكل كبير، ويسمح بالاستفادة القصوى من القوى العاملة، وتكوين فريق عمل أصغر، وإجراء مكالمات أكثر بـ 3 أضعاف المكالمات التي يتم إجراؤها في اليوم الواحد.

لماذا يجب عليك استخدام برنامج الاتصال الخارجي؟

بعد إثارة هذا الموضوع في القسم السابق، من الصواب أن نخصص بعض الوقت لاستكشاف فوائد استخدام برنامج الاتصال الخارجي بشكل كامل. إليك ما يمكنك أن تتطلع إليه بعد إدخال أي نوع من أنظمة الإعلانات المدمجة في عملياتك.

• زيادة الكفاءة التشغيلية:

تعمل برامج الاتصال الصادرة على زيادة كفاءة فرق المبيعات بشكل كبير من خلال أتمتة عملية الاتصال. وبدلاً من الاتصال يدوياً بكل رقم، يمكن للوكلاء التركيز على التفاعل مع العملاء المحتملين، مما يؤدي إلى زيادة المكالمات بمقدار 3 أضعاف في اليوم الواحد، وزيادة فرص التحويل.

• تعزيز مشاركة العملاء المعززة:

من خلال تبسيط عملية الاتصال، تُمكِّن برامج الاتصال الصادرة الوكلاء من قضاء المزيد من الوقت في بناء علاقات مع العملاء المحتملين. وبفضل ميزات مثل تسجيل المكالمات وتكامل إدارة علاقات العملاء، يمكن للوكلاء تخصيص التفاعلات وتقديم خدمة أفضل، مما يؤدي في النهاية إلى تحسين رضا العملاء والاحتفاظ بهم.

• تحسين إدارة العملاء المحتملين ومعدلات التحويل:

تساعد برامج الاتصال الصادرة في إدارة العملاء المحتملين بشكل أكثر فعالية من خلال تنظيم قوائم جهات الاتصال، وجدولة مكالمات المتابعة، وتتبع التفاعلات. يمكن لهذا النهج المنظم أن يوفر دقة بنسبة 98% في التحقق من الأرقام ويضمن عدم سقوط أي عميل محتمل في الشقوق، مما يؤدي إلى ارتفاع معدلات التحويل والإيرادات.

• تقليل وقت الخمول للوكلاء:

مع أجهزة الاتصال الخارجي، يقضي الوكلاء وقتًا أقل في الانتظار بين المكالمات، حيث يقوم النظام تلقائيًا بالاتصال بالرقم التالي بمجرد توفره. وهذا يقلل من وقت الخمول ويحافظ على إنتاجية الوكلاء طوال نوبات عملهم.

• الامتثال وإدارة المخاطر:

تم تجهيز أجهزة الاتصال الصادرة بميزات لضمان الامتثال للوائح مثل قانون حماية المستهلك عبر الهاتف (TCPA) وقوائم عدم الاتصال (DNC). يساعد برنامج Dialer على التخفيف من مخاطر عدم الامتثال والمسائل القانونية المحتملة من خلال فحص الأرقام تلقائياً وتسجيل الموافقة.

أنواع أجهزة الاتصال الصادرة

إن سوق برامج الاتصال الصادرة واسع ومتنوع، مع وجود أنواع متعددة من البرامج المعروضة – لكل منها مزاياها وعيوبها وأفضل الممارسات وحالات الاستخدام المثالية. لذا، لمساعدتك في حل هذه المشكلة، أعددنا هذا الجدول المفيد.

برنامج الاتصال التلقائي #1

النوع الأساسي من برامج الاتصال الصادرة. يتصل بالرقم التالي في قائمة الانتظار بعد انتهاء آخر مكالمة.

حالة الاستخدام: عمليات اتصال منخفضة التكلفة وكبيرة الحجم للمبيعات البسيطة.

تحقق من تكلفة برنامج الطلب التلقائي

كيف يمكنك مقارنة برنامج الاتصال التلقائي مقابل برنامج الاتصال التنبؤي؟

#2 برنامج الطلب التنبؤي #2

برنامج اتصال خارجي قادر على تقييم وتوقع سعة مركز الاتصال وتوقعها. يمكنه بدء مكالمات متعددة في وقت واحد لكل وكيل لزيادة استخدام الموارد إلى أقصى حد.

حالة الاستخدام: حملات المكالمات ذات الحجم الكبير للفرق الصغيرة ذات الموارد المحدودة.

# 3 – برنامج طلب الطاقة

برنامج اتصال خارجي يقوم بإجراء مكالمة واحدة لكل وكيل في كل مرة. يوفر مستوى أعلى من التحكم في قوائم انتظار المكالمات المعينة. سهل الاستخدام ولا يتطلب خوارزميات معقدة للعمل.

حالة الاستخدام: حملات المكالمات المتوازنة المحسّنة لكل من الوصول والتخصيص.

ما هي تكلفة برنامج Power Dialer؟

اعرف لماذا يجب عليك اختيار Power Dialer بدلاً من Predictive Dialer.

#رقم 4 المتصل الذكي

الأكثر تعقيداً بين جميع برامج الاتصال الصادرة. يمكن استخدامها لإنشاء قوائم انتظار وحملات مكالمات وحملات مخصصة ومتكيفة للغاية. يمكن دمجها مع أدوات الطرف الثالث (أدوات إدارة علاقات العملاء، ومكاتب المساعدة، وما إلى ذلك) والنقر للاتصال.

حالة الاستخدام: حملات المكالمات عالية القيمة ومتوسطة الحجم المُحسَّنة من أجل تحقيق أفضل أداء لمعدل رضا العملاء.

تعرّف على كيفية تسعير برنامج الطلب الذكي.

كيفية اختيار أفضل برنامج اتصال خارجي (بالنسبة لك)

كما يجب أن يكون واضحًا، على الرغم من اشتراكهما في نفس التسمية مثل برامج الاتصال الخارجي، إلا أن كل نوع مختلف تمامًا. إذا كنت ترغب في العثور على الشخص المناسب لك، فستحتاج إلى مراعاة الجوانب التالية.

#1 تقييم احتياجات عملك وأهدافه:

قبل الاستثمار في برنامج الاتصال الخارجي، خذ الوقت الكافي للتفكير في احتياجات عملك وأهدافه. ضع في اعتبارك عوامل مثل حجم فريق المبيعات لديك، وطبيعة حملاتك الخارجية، وجمهورك المستهدف.

هل تركز على المكالمات الهاتفية الباردة ذات الحجم الكبير، أم أنك تعطي الأولوية للتفاعلات الشخصية مع العملاء المحتملين؟ سيساعدك فهم متطلباتك الفريدة على تضييق نطاق خياراتك واختيار برنامج اتصال يلبي أهداف عملك.

#2 فهم حجم مكالماتك وقدرة الوكيل:

قم بتقييم حجم مكالماتك وسعة وكلائك لتحديد متطلبات قابلية التوسع والكفاءة في برنامج الاتصال الصادر.

إذا كنت تتوقع أحجام مكالمات عالية ولديك فريق كبير من الوكلاء، فقد تستفيد من برنامج اتصال قوي يمكنه ضبط معدلات الاتصال تلقائيًا بناءً على مدى توفر الوكيل.

على العكس من ذلك، إذا كان لديك فريق أصغر أو أحجام مكالمات متغيرة، فقد يكون برنامج الاتصال التدريجي أو برنامج الاتصال السريع أكثر ملاءمة لسرعة المكالمات لمطابقة سعة الوكيل بفعالية.

#3 النظر في تكامل الطرف الثالث:

يُعد التكامل مع نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) ومنصات البرمجيات الموجودة لديك أمرًا ضروريًا لسلاسة العمليات وإدارة البيانات.

اختر برنامج اتصال صادر يوفر إمكانات تكامل قوية مع أنظمة إدارة علاقات العملاء الشائعة، مثل Salesforce أو HubSpot أو Zoho CRM.

يضمن ذلك أن يتمكن فريق المبيعات لديك من الوصول إلى معلومات العملاء ذات الصلة وتتبع التفاعلات ومزامنة البيانات دون عناء، مما يؤدي إلى تبسيط سير العمل وتعزيز الإنتاجية.

#4 مراقبة الامتثال:

يعد الامتثال للوائح، كما ذكرنا سابقًا، أمرًا بالغ الأهمية إذا كنت ترغب في تشغيل حملات صادرة فعالة، خاصةً على المستوى الدولي. لذلك، من الضروري أن تبحث عن مزود يفي بجميع المتطلبات في البلدان المستهدفة.

الميزات الرئيسية التي يجب البحث عنها هي التنقية التلقائية لقائمة DNC (عدم الاتصال)، وإدارة الموافقة على تسجيل المكالمات، وآليات إلغاء الاشتراك. ومع ذلك، يجب أن تراقب أيضاً بروتوكولات التشفير القوية والتخزين الآمن للبيانات.

أفضل 3 ممارسات للاتصال الخارجي

#رقم 1 تدريب فريقك وتجهيزه:

وفّر تدريباً شاملاً لفريق المبيعات لديك لضمان إتقانهم استخدام برنامج الاتصال الخارجي وتزويدهم بالمهارات اللازمة للتعامل مع العملاء المحتملين بفعالية.

يجب أن يغطي التدريب مختلف الجوانب، بما في ذلك التنقل في واجهة برنامج الاتصال، وفهم سير عمل الاتصال، والتعامل مع الاعتراضات، والاستفادة من ميزات تكامل إدارة علاقات العملاء.

بالإضافة إلى ذلك، تأكد من تثقيف فريقك بشأن لوائح الامتثال وسياسات الشركة للتخفيف من المخاطر والحفاظ على الاحترافية أثناء التعامل.

#2 استثمر الوقت في البرمجة النصية وتخطيط المكالمات:

قم بتطوير نصوص وخطط مكالمات مصممة بشكل جيد لتوجيه فريق المبيعات لديك أثناء حملات الاتصال الخارجي.

توفر البرامج النصية إطار عمل للمحادثات، وتشجع على المصداقية والمرونة للتكيف مع الاحتياجات والتفضيلات الفريدة لكل عميل محتمل. قم بتضمين نقاط الحديث الرئيسية وعروض القيمة واستراتيجيات التعامل مع الاعتراضات في نصوصك للحفاظ على تركيز التفاعلات وتأثيرها.

مراجعة البرامج النصية وتنقيحها بانتظام بناءً على الملاحظات ومقاييس الأداء لتحسين الفعالية باستمرار.

#3 مراقبة مقاييس المكالمات وتحليلها:

قم بمراقبة مقاييس المكالمات وتحليلها بانتظام لتقييم أداء حملات الاتصال الهاتفي الصادر وتحديد مجالات التحسين. تتبّع المقاييس الرئيسية مثل معدلات الاتصال بالمكالمات، ومعدلات التحويل، ومتوسط مدة المكالمة، واستخدام الوكيل لقياس فعالية الحملة وإنتاجية الوكيل.

استفد من أدوات إعداد التقارير والتحليلات التي يوفرها برنامج الاتصال الصادر لاكتساب رؤى حول اتجاهات الاتصال، وتحديد الاستراتيجيات عالية الأداء، ومعالجة أي مشكلات أو اختناقات على الفور.

استخدم الرؤى المستندة إلى البيانات لتحسين معلمات الاتصال، وتحسين البرامج النصية، وتخصيص الموارد بفعالية لتحقيق أقصى قدر من النتائج.

الخاتمة

والآن، لا عجب أن يكون سبب تقدير الكثير من الشركات لبرامج الاتصال الصادرة تقديراً كبيراً. وبالنظر إلى التحسينات الأخيرة التي تم إجراؤها في مجال الذكاء الاصطناعي والأتمتة، فمن المرجح أن تصبح أكثر فعالية.

لكن برامج الاتصال ليست كل شيء بالنسبة للمكالمات الصادرة الفعالة. إذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة حقيقية من جهودك، فستحتاج إلى تنفيذ العديد من أفضل الممارسات والاستراتيجيات الخبيرة في هذا المجال. لحسن الحظ، قامت CloudTalk بتغطية ذلك.